Panduan Penggunaan

Masuk ke portal dan mengenali halaman utamanya.

• Masuk & Keluar PortalLogin memakai SSO Pemda DIY, mengenali dan menciutkan sidebar, dan keluar dengan aman.± 5 menitTanpa login
• DashboardMembaca ringkasan harian: pengumuman, profil, agenda hari ini, tugas, dan sisa kuota penyimpanan.± 6 menitPerlu login
• Pencarian MenyeluruhMenemukan agenda, tugas, Page, Database, Dokumen, dan Board dari satu kotak di bar atas, lewat tombol maupun pintasan papan ketik.± 3 menitPerlu login
• Pintasan Papan KetikMundur ke halaman sebelumnya dan maju lagi ke halaman yang baru ditinggalkan tanpa menyentuh tetikus.± 2 menitTanpa login

Password, metode pemulihan, perangkat, sertifikat elektronik, dan jejak aktivitas akun Anda.

• Ubah PasswordMengganti password SSO yang berlaku untuk seluruh layanan @jogjaprov.go.id.± 4 menitPerlu login
• Metode Pemulihan AkunMendaftarkan email cadangan dan memverifikasi nomor Telegram untuk menerima OTP reset password dan 2FA.± 6 menitPerlu login
• Metode NotifikasiMengaktifkan notifikasi akun lewat bot Telegram dan notifikasi browser, serta mematikannya kembali.± 3 menitPerlu login
• Perangkat SayaMendaftarkan laptop atau ponsel kerja, membaca ringkasan keamanannya, dan mengekspor daftarnya ke Excel.± 6 menitPerlu login
• Install Agent Endpoint MonitoringMemahami data yang dikumpulkan agent, lalu enam langkah memasangnya pada perangkat yang sudah terdaftar.± 9 menitPerlu login
• Sertifikat ElektronikMengajukan pendaftaran sertifikat BSrE lewat tiket, membaca status, dan memeriksa masa berlakunya.± 6 menitPerlu login
• Audit TrailMenelusuri aktivitas 30 hari terakhir yang menyentuh akun Anda dan menyaringnya per periode.± 4 menitPerlu login
• Privasi & KetentuanData apa yang dikumpulkan portal, ke mana data itu dapat mengalir, hak apa yang Anda punya, dan aturan penggunaan portal.± 5 menitTanpa login

Pesan, agenda rapat, notula, sertifikat kegiatan, dan daftar tugas.

• NotifikasiMembuka kartu notifikasi dari ikon lonceng, membaca pesan, menandai semuanya dibaca, serta menyalakan push notification.± 5 menitPerlu login
• EmailMembaca, mencari, memilih banyak surat sekaligus, memberi bintang dan tanda, mengarsipkan, membalas, menulis surat berformat lengkap dengan gambar di dalamnya, menyimpan draf, melaporkan spam, memeriksa sumber surat, menyiapkan dan mengubah tanda tangan, mengirim dan mengunduh lampiran, mendapat pemberitahuan surat baru @jogjaprov.go.id tanpa meninggalkan portal, memasang email di aplikasi ponsel, serta menjadikan surat sebagai agenda.± 24 menitPerlu login
• Agenda & NotulaMembuat agenda, mengundang peserta, mengatur undangan otomatis, menulis notula bersama secara langsung, berdiskusi lewat komentar dan sebutan @, mengekspor daftar hadir, menyalin agenda ke Google Calendar, dan memindahkan agenda ke Sampah.± 20 menitPerlu login
• Sertifikat KegiatanMendesain sertifikat peserta rapat, meminta tanda tangan, dan memverifikasi QR-nya.± 10 menitPerlu login
• TasklistMencatat tugas, menyaring dan mengurutkan daftarnya, mengekspornya ke Excel, mengubahnya langsung dari tabel, membukanya di panel samping, memindahkannya di papan Kanban, menggambar di papan gambar pada catatannya, mengundang kolaborator, keluar dari tugas kolaborasi, membagikannya lewat tautan, berdiskusi lewat komentar dan sebutan @, dan menyuntingnya bersama secara langsung, serta menyematkan tugas dan memilih beberapa sekaligus untuk disematkan atau dipindahkan ke Sampah.± 19 menitPerlu login
• ChatMenyetujui ketentuan Chat, mengirim pesan langsung dan membuat grup, menyusun workspace berisi channel publik dan privat, mengelolanya dari menu pegangan, dan menambah anggotanya sekaligus lewat grup kolaborator atau Pilih semua, memformat pesan, menyisipkan emoji dan menyebut anggota, melampirkan berkas serta Dokumen, Page, Database, atau Board, membalas di thread pada panel samping, menyunting dan menghapus pesan, dan membisukan percakapan. Pesan dan lampiran dienkripsi dengan Sandi Data.± 13 menitPerlu login
• PageMenulis dokumen bersarang: mencari halaman, ikon dan gambar header, kolom, toggle list, sub halaman yang bisa digeser ke mana saja, memindahkan satu Page ke bawah Page lain, melihat dan memulihkan riwayat versi isinya, tautan ke halaman lain, board selayar penuh yang bisa digambar beramai-ramai, membagikannya sebagai pembaca, kolaborator, atau tautan publik, melihat analitik pembacanya, dan mengekspornya ke PDF.± 25 menitPerlu login
• DatabaseTabel dengan properti yang Anda tentukan sendiri: teks, angka, tanggal, pilihan berwarna, nama pegawai, kotak centang, lampiran berkas, Relasi dan Rollup ke Database lain; menampilkan angka sebagai cincin atau batang kemajuan, menyalin isi sel ke baris di bawahnya dengan menyeretnya, berpindah sel dengan tombol panah, mengurungkan dan mengulangi perubahan, mencari tabel di Drive, mencari baris dan membacanya per halaman, mengatur lebar kolom, mengisinya bersama rekan dan melihat sel yang sedang mereka ketik, membacanya lewat beberapa tampilan — tabel, papan, galeri, kalender, grafik — menyaring dan mengurutkannya, menyisipkannya sebagai blok di dalam Page, memindahkannya ke Page lain, membagikannya ke publik dalam mode hanya baca, menjadikan setiap barisnya sebuah Page, dan memulihkan tabel maupun barisnya dari Sampah, serta menyematkan tabel dan memilih beberapa sekaligus dari Drive.± 20 menitPerlu login
• DriveSemua Dokumen, Spreadsheet, Slide, Database, Board, dan berkas Anda — juga yang dibagikan kepada Anda — di satu tempat, dalam satu susunan folder — satu-satunya daftar untuk Dokumen, Database, dan Board: membuat item baru dan mengimpor dari Word, Excel, PowerPoint, atau Notion langsung di folder, membuka board selayar penuh, membagikan, menduplikat, memindahkan ke Page lain, dan menambahkan ke Flow, membuat folder bersama yang isinya terlihat sama bagi setiap orang atau grup kolaborator yang Anda undang, mengunggah berkas sampai 100 MB, pratinjau gambar, PDF, video, audio, teks, Word, dan spreadsheet, mengganti nama berkas tanpa mengubah ekstensi, memindahkan lampiran Page ke Page lain, melihat penyimpanan yang Anda pakai, memulihkan atau menghapus permanen dari Sampah berkas, mengunduh folder atau beberapa item sekaligus sebagai .zip, serta menyematkan dan memilih beberapa item sekaligus.± 18 menitPerlu login
• BoardSetiap board Anda di Drive — dari Page mana pun, dari catatan tugas mana pun, dan yang berdiri sendiri: membuatnya dari Drive juga, membagikannya kepada orang tertentu atau lewat tautan sebagai hanya melihat atau kolaborator, mencarinya, memindahkannya ke Page lain, membukanya selayar penuh, merapikan bentuk dengan rata otomatis, memakai pustaka bentuk siap pakai, dan menggambar beramai-ramai, serta menyematkan board dan memilih beberapa sekaligus.± 12 menitPerlu login
• FlowMeminta rekan meninjau pekerjaan Anda secara berjenjang, sebagai Tinjauan yang bisa ikut disunting peninjau atau Persetujuan yang mengunci: mengumpulkan Page, Dokumen, Database, dan Board dalam satu Flow dengan deskripsinya, menyusun rantai peninjau lintas instansi, mengajukannya, menyetujui, meneruskan ke peninjau tambahan, meminta revisi, atau menolak, mengenali komponen yang sedang ditinjau atau sudah final di daftarnya, melanjutkan pekerjaan dari versi final lewat "Duplikat sebagai draf baru", serta mengarsipkan Flow yang dibatalkan.± 12 menitPerlu login
• DokumenMenulis surat dan naskah seperti di Microsoft Word: membuat dokumen baru atau mengimpornya dari berkas .docx, format huruf dan paragraf, memilih dan memindahkan beberapa blok sekaligus, tabel yang baris dan kolomnya bisa diseret, gambar, daftar isi otomatis yang tampilannya bisa diatur, ukuran kertas dan margin, header, footer, dan nomor halaman, kop surat instansi Anda dengan satu tombol, menyunting bersama rekan secara langsung, memberi komentar pada teks seperti di Word, membagikannya sebagai hanya melihat atau kolaborator atau lewat tautan publik tanpa login, menemukan dan menyusunnya di Drive, menyematkan dokumen yang sering dibuka, mengekspornya ke .docx atau PDF, dan memilih beberapa dokumen sekaligus di Drive untuk disematkan atau dipindahkan ke Sampah.± 17 menitPerlu login
• SpreadsheetMengolah tabel dan angka seperti di Microsoft Excel: membuat spreadsheet baru atau mengimpornya dari berkas .xlsx atau .csv, mengetik angka, tanggal, persen, dan rupiah, rumus seperti SUM, IF, VLOOKUP, dan SUMIF dengan saran fungsi saat mengetik, diagram garis, kolom, batang, lingkaran, dan lainnya dengan editor diagram, gambar di dalam sel atau di atas sel, format huruf, warna, garis berwarna, dan format angka, menggabung sel, menyisipkan dan menghapus baris atau kolom, beberapa lembar kerja, menyalin dan mengisi otomatis dengan pegangan isi, mengurutkan dan menyaring data dengan Filter seperti di Excel, membatasi isian dengan Validasi data dan daftar pilihan, membekukan baris judul, menyunting bersama rekan secara langsung, berkomentar pada sel, membagikannya, dan mengekspornya ke .xlsx, .csv, atau PDF.± 16 menitPerlu login
• SlideMenyusun presentasi seperti di Google Slide: membuat presentasi baru atau mengimpornya dari berkas PowerPoint .pptx, lima tata letak slide, kotak teks dengan format huruf dan daftar berpoin, gambar, bentuk, garis, dan panah yang bisa dipindah, diubah ukurannya, dan diputar, warna atau gambar latar, ukuran 16:9 atau 4:3, catatan pembicara, transisi slide dan animasi masuk per objek, menyunting bersama rekan secara langsung, mempresentasikannya layar penuh, membagikannya, dan mengekspornya ke .pptx atau PDF.± 15 menitPerlu login
• Grup KolaboratorMengelompokkan rekan kerja yang sering Anda ajak, lalu memilih grupnya sekaligus saat membagikan Page, mengundang kolaborator tugas, mengundang peserta agenda, membagikan board, atau menambah anggota workspace Chat.± 4 menitPerlu login
• SampahMemulihkan tugas, Page, agenda, Database, baris tabel, dan Dokumen yang sudah Anda hapus, membaca isinya lebih dulu di panel baca, dan menghapusnya permanen — satu per satu maupun beberapa baris sekaligus.± 6 menitPerlu login

Layanan SSO dan alat bantu yang menempel pada akun @jogjaprov.go.id.

• Apps SSOMenemukan layanan Pemda DIY yang bisa dibuka dengan satu akun yang sama.± 2 menitPerlu login
• Check Breached PasswordMemeriksa apakah sebuah password pernah muncul pada kebocoran data.± 3 menitPerlu login
• Punycode ConverterMembongkar penulisan asli sebuah domain dan mengenali domain tiruan sebelum tautannya diklik.± 5 menitPerlu login
• Gabung File ke PDFMenyatukan PDF, gambar, Word, dan Excel menjadi satu PDF tanpa mengunggah berkasnya.± 5 menitPerlu login
• Kompres PDFMemperkecil ukuran berkas PDF dengan empat pilihan tingkat kompresi.± 5 menitPerlu login
• Pisah & Ekstrak PDFMengambil halaman tertentu dari PDF menjadi berkas baru, atau memecah satu PDF menjadi beberapa berkas.± 5 menitPerlu login
• PDF ke WordMengubah PDF menjadi dokumen Word (.docx) yang bisa disunting.± 5 menitPerlu login
• PDF ke ExcelMemindahkan tabel di dalam PDF ke lembar kerja Excel (.xlsx) yang bisa diolah.± 5 menitPerlu login
• Scan & OCRMembaca tulisan dari PDF hasil scan atau foto dokumen menjadi PDF yang bisa dicari, atau teks biasa.± 6 menitPerlu login
• Edit PDFMengubah teks, menambahkan tulisan, sorotan, gambar, dan tanda tangan, menghitamkan bagian rahasia, serta mengatur halaman PDF.± 8 menitPerlu login
• Redact PDFMenemukan dan menghapus permanen NIK, NIP, NPWP, nomor HP, email, dan kata lain dari PDF sebelum dibagikan.± 6 menitPerlu login
• Kompres GambarMemperkecil ukuran foto sebelum diunggah ke aplikasi atau formulir yang membatasi ukuran berkas.± 5 menitPerlu login
• WatermarkMembubuhkan tulisan watermark pada foto, tangkapan layar, atau dokumen PDF tanpa mengunggah berkasnya.± 6 menitPerlu login
• QR GeneratorMembuat kode QR berlogo Pemda DIY yang sudah dipastikan terbaca dan mengunduhnya sebagai PNG.± 3 menitPerlu login
• Slip GajiMembuka slip gaji bulanan Anda, dan bagi pengelola gaji, merancang template slipnya dan mengatur instansi yang dikelola.± 7 menitPerlu login
• Gaji BerkalaMelihat gaji pokok dan jadwal kenaikan gaji berkala, menyesuaikan MKG dengan SK, daftar KGB pegawai, master timeline KGB, menunjuk pengelola KGB, dan master gaji pokok PNS dan PPPK.± 8 menitPerlu login
• Informasi AngsuranMelihat angsuran pinjaman Anda, dan bagi pengelola gaji, mengatur jenis angsuran serta mengubah dan mengimpor angsuran pegawai instansinya.± 5 menitPerlu login

Yang bisa dikerjakan saat Anda justru sedang tidak bisa masuk.

• Reset Password MandiriMemulihkan password email pegawai maupun email instansi lewat verifikasi OTP, tanpa perlu login.± 7 menitTanpa login
• Reset 2FA / SSOMengatur ulang autentikasi dua faktor email pegawai maupun email instansi saat perangkat authenticator hilang.± 7 menitTanpa login
• Menandatangani SertifikatUntuk pejabat penanda tangan: membuka tautan tanda tangan dan menyelesaikannya.± 4 menitTanpa login
• Verifikasi SertifikatMemindai QR pada lembar sertifikat untuk memastikan keasliannya.± 2 menitTanpa login

Cara menghubungi petugas dan menyesuaikan tampilan portal.

• Catatan PerubahanMembaca riwayat rilis portal dan mengetahui versi yang sedang Anda pakai.± 2 menitPerlu login
• TiketMengajukan permintaan layanan atau melaporkan kendala lewat Tiket Baru: memilih kategori dan prioritas, melampirkan berkas, memantau statusnya dari Diajukan sampai Selesai, bercakap dengan admin secara langsung, membatalkan, membuka kembali, dan menilai penanganannya.± 6 menitPerlu login
• Bantuan, Chat & TampilanMenghubungi tim CSIRT lewat chat, melaporkan bug atau usulan fitur, mengirim feedback, dan mengganti tema.± 3 menitTanpa login