Kolaborasi & Produktivitas
Grup Kolaborator
Mengelompokkan rekan kerja yang sering Anda ajak, lalu memilih grupnya sekaligus saat membagikan Page, mengundang kolaborator tugas, mengundang peserta agenda, membagikan board, atau menambah anggota workspace Chat.
Grup kolaborator adalah daftar rekan kerja yang Anda susun sendiri — misalnya satu bidang atau satu tim kegiatan. Saat membagikan Page, mengundang kolaborator tugas, mengundang peserta agenda, membagikan board, atau menambah anggota workspace Chat, Anda cukup memilih grupnya: setiap anggotanya ikut dipilih sekaligus, tanpa perlu dicari satu per satu.
- 1
Buka Grup Kolaborator
Pilih Grup Kolaborator di sidebar, tepat di bawah Board. Halamannya memuat semua grup Anda. Grup hanya terlihat oleh Anda — orang yang Anda masukkan ke sebuah grup tidak diberi tahu dan tidak dapat melihat grup itu.
SidebarGrup Kolaborator - 2
Buat grup
Tekan Grup baru. Isi Nama grup (wajib, paling banyak 100 karakter) dan, bila perlu, Keterangan. Lalu cari anggotanya pada kolom Anggota dengan nama, NIP, atau alamat email — minimal empat karakter, sama seperti kotak berbagi lainnya. Tekan nama di hasil pencarian untuk menambahkannya; tekan lagi, atau tanda silang pada namanya, untuk mengeluarkannya. Akhiri dengan Buat grup.
Grup BaruNama grupTim PersandianAnggota (0)Cari nama, NIP, atau email…Buat grupSatu grup berisi paling banyak 200 orang, dan Anda dapat memiliki paling banyak 50 grup. Anda sendiri tidak perlu dimasukkan: pemilik sebuah dokumen selalu sudah punya aksesnya.
- 3
Pakai grup saat membagikan
Di bawah kolom pencarian pada setiap kotak berbagi, bagian Grup kolaborator menampilkan grup Anda beserta jumlah anggota yang belum punya akses. Mengetik di kolom pencarian juga menyaring grup menurut namanya. Menekan sebuah grup berlaku persis seperti memilih setiap anggotanya satu per satu, mengikuti aturan tempatnya:
- Page — setiap anggota langsung dikirimi ajakan dengan peran yang sedang dipilih (Pembaca atau Kolaborator). Perannya baru berlaku setelah masing-masing menerima ajakannya.
- Tasklist — anggotanya masuk ke daftar pilihan di Undang Kolaborator. Anda masih bisa membatalkan sebagian sebelum menekan Undang.
- Agenda — anggotanya masuk ke daftar Akan diundang sebagai Tamu. Peran tiap orang masih bisa diubah sebelum dikirim.
- Board — setiap anggota langsung diberi hak yang sedang dipilih (Hanya melihat atau Kolaborator) dan menerima pemberitahuan.
- Workspace Chat — saat membuat workspace atau menambah anggota di halaman workspace, anggotanya ikut terpilih. Anda masih bisa membatalkan sebagian sebelum menekan Buat workspace atau Tambahkan; yang ditambahkan otomatis masuk ke #umum.
Anggota yang sudah ada pada dokumen itu dilewati dan haknya tidak diubah. Grup yang semua anggotanya sudah ada bertuliskan sudah ada dan tidak bisa ditekan. Arahkan penunjuk ke sebuah grup untuk melihat nama anggotanya.
Belum punya grup?
Selama Anda belum punya grup, kotak berbagi menampilkan tautan Buat grup kolaborator yang membuka halaman ini.
- 4
Ubah atau hapus grup
Pada kartu grup, tekan Ubah grup untuk mengganti nama, keterangan, atau anggotanya, lalu Simpan. Tekan Hapus grup dan konfirmasi dengan Hapus untuk menghapusnya.
Grup tidak memegang akses
Yang tercatat pada Page, tugas, agenda, board, atau workspace adalah orang-orangnya, bukan grupnya. Mengeluarkan seseorang dari grup, atau menghapus grupnya, tidak mencabut akses yang sudah diberikan. Untuk mencabutnya, keluarkan orang itu dari kotak berbagi dokumennya. Begitu pula anggota baru tidak otomatis mendapat akses ke dokumen yang dulu dibagikan lewat grup itu — pilih grupnya sekali lagi di kotak berbaginya.
Yang perlu disiapkan
- Akun @jogjaprov.go.id yang sudah masuk ke portal.
- Nama, NIP, atau alamat email rekan kerja yang akan dimasukkan.
Kalau bermasalah
- Grup saya tidak muncul di kotak berbagi.
- Bila ada kata di kolom pencarian, hanya grup yang namanya mengandung kata itu yang ditampilkan — kosongkan kolomnya. Grup juga dimuat ulang setiap kali kotak berbagi dibuka, jadi grup yang baru dibuat di tab lain muncul setelah kotaknya ditutup dan dibuka lagi.
- Tertulis "sudah ada" dan grupnya tidak bisa ditekan.
- Semua anggota grup itu sudah punya akses, sudah diajak, atau sudah ada di daftar pilihan dokumen tersebut. Tidak ada yang perlu ditambahkan lagi.
- Seseorang hilang dari daftar anggota grup.
- Akun yang sudah tidak terdaftar di portal tidak ditampilkan lagi sebagai anggota, karena tidak bisa diundang ke mana pun.
- "Satu grup paling banyak berisi 200 orang" atau "Anda paling banyak dapat memiliki 50 grup".
- Batas itu berlaku per grup dan per akun. Pecah grup yang terlalu besar, atau hapus grup yang sudah tidak dipakai.