Email

Sidebar, kelompok paling atas, tepat di bawah Inbox. Halaman terbuka pada folder Kotak Masuk dan langsung memuat surat terbaru.

Surat ditampilkan sebagai satu tabel selebar halaman: satu baris per surat, berisi kotak centang, bintang, nama pengirim, subjek beserta cuplikan isinya, dan tanggal. Baris tombol di atas tabel ikut menempel di bawah header saat Anda menggulir, jadi tombolnya selalu terjangkau.

Tujuh folder tersedia. Berpindah folder selalu mengembalikan daftar ke halaman pertama dan membatalkan surat yang sedang dicentang.

Berbintang mengumpulkan semua surat yang Anda beri bintang, dari folder mana pun — lihat langkah 19. Suratnya tidak dipindahkan ke sana: surat berbintang di Kotak Masuk tetap di Kotak Masuk, hanya ikut tampil di Berbintang. Menghapus bintangnya membuat surat itu hilang dari Berbintang, tetapi tidak dari foldernya. Karena isinya campuran dari berbagai folder, di Berbintang baris tombol atas tabel hanya menawarkan Hapus untuk memindahkan surat; buka suratnya untuk Arsipkan atau Laporkan Spam sesuai folder tempat surat itu berada.

Arsip berisi surat yang Anda singkirkan dari Kotak Masuk tanpa membuangnya — lihat langkah 20. Folder ini kosong sampai Anda mengarsipkan surat pertama.

Tombol terakhir, Tanda Tangan, bukan folder: isinya tanda tangan surat Anda, bukan surat — lihat langkah 10. Deretan folder ini juga tampil saat Anda sedang membaca surat, jadi dari sana Anda bisa langsung pindah ke folder lain.

Di Terkirim dan Draf, kolom nama pada setiap baris menampilkan penerima, bukan pengirim.

Kotak pencarian mencari di dalam folder yang sedang dibuka. Ketik kata kuncinya lalu tekan Enter — pencarian tidak berjalan sambil Anda mengetik. Tombol silang di ujung kanan kotak menghapus pencarian dan mengembalikan seluruh isi folder.

Daftar pilihan di sebelahnya mengurutkan surat: Terbaru, Terlama, Subjek A-Z, atau Subjek Z-A.

Klik sebuah baris; suratnya terbuka di halamannya sendiri, selebar halaman. Tombol Kembali di ujung kiri baris tombol — atau tombol kembali pada peramban — membawa Anda ke daftar, tepat di folder, halaman, dan pencarian yang Anda tinggalkan. Surat yang belum dibaca tampil dengan latar putih dan tulisan tebal, dan tanda itu hilang begitu suratnya dibuka.

Panah balas berwarna hijau toska pada sebuah baris menandakan surat itu sudah dibalas; surat yang belum dibalas tidak membawa panah itu. Tandanya muncul sendiri begitu balasan terkirim, baik dari portal maupun dari mail.jogjaprov.go.id. Klip kertas menandakan surat itu membawa lampiran, dan bendera merah menandakan surat yang Anda tandai.

Isi surat ditampilkan setinggi isinya sendiri, bukan setinggi layar: surat panjang membuat halaman ikut memanjang dan Anda cukup menggulir halaman seperti biasa. Baris tombol di atas surat menetap selama Anda menggulir, jadi Balas dan Hapus selalu terjangkau. Ikon di ujung kanan baris itu — bintang, bendera, Tandai belum dibaca, arsip, spam, dan tong sampah — bekerja sama seperti di daftar; arahkan penunjuk ke ikon untuk melihat namanya.

Di bawah nama pengirim, satu baris ringkas menyebut siapa saja penerima surat itu — misalnya kepada saya, Budi, Sekretariat. Klik tanda panah kecil di ujung baris itu untuk membuka detail alamat: pengirim, setiap penerima Kepada dan Cc lengkap dengan alamat emailnya, tanggal, dan subjek. Nama yang tampil hanyalah nama yang diketik pengirimnya, jadi periksa alamatnya di sini bila Anda ragu surat itu benar dari rekan Anda. Klik di luar kotak itu atau tekan Esc untuk menutupnya.

Surat yang pernah dibalas terbuka sebagai satu percakapan, seperti di Gmail. Subjeknya tertulis sekali di atas, disusul surat asli dan setiap balasannya dari yang terlama — yang Anda terima maupun yang Anda kirim — jadi riwayatnya sama saja dibuka dari Kotak Masuk maupun dari Terkirim. Label kecil di samping nama menunjukkan surat yang tersimpan di Terkirim. Surat yang Anda klik tampil terbuka penuh, begitu pula surat terakhir dalam percakapan; surat lainnya tampil ringkas berisi pengirim, tanggal, dan cuplikan isinya.

Klik surat yang ringkas untuk membukanya, dan klik barisnya lagi untuk meringkasnya kembali. Membukanya menandai surat itu terbaca, sama seperti membukanya dari daftar. Percakapan yang panjang melipat bagian tengahnya menjadi satu baris surat lainnya; klik baris itu untuk menampilkan semuanya. Surat di Draf tidak ikut dalam riwayat, dan balasan yang sudah dibuang ke Sampah atau Spam hanya ikut bila surat yang Anda buka juga berada di folder itu.

Baris tombol di atas — termasuk ikon di ujung kanannya, Layar Penuh, Cetak / PDF, dan Lihat Sumber — selalu berlaku untuk surat yang Anda klik dari daftar, bukan untuk surat lain dalam percakapan.

Untuk surat yang dirancang lebar — buletin, tabel, hasil pindaian — tombol Layar Penuh pada baris tombol membuka suratnya memenuhi jendela. Tombol Esc atau tanda silang menutupnya kembali. Tampilan ini hanya memperbesar surat yang sedang dibuka; tombol balas, spam dan hapus tetap berada di halaman di belakangnya. Satu-satunya tombol yang ikut ke tampilan ini adalah Cetak / PDF, di sudut kanan atas.

Tautan di dalam isi surat selalu terbuka di tab baru, jadi surat yang sedang Anda baca tetap berada di tempatnya. Sebelum mengklik, arahkan kursor ke tautannya dan periksa alamat yang muncul di pojok bawah peramban — tulisan tautan bisa berbeda dari alamat yang sebenarnya dituju.

Gambar yang diambil dari internet tidak dimuat secara otomatis. Portal menahannya karena memuat gambar seperti itu memberi tahu pengirim bahwa alamat Anda aktif dan suratnya benar-benar dibuka — langkah pertama yang dipakai hampir semua upaya phishing. Spanduk kuningnya menyebutkan berapa gambar yang sedang ditahan dan menetap di atas isi surat, jadi tombolnya tetap terjangkau sejauh apa pun Anda menggulir.

Gambar yang ikut terkirim di dalam suratnya sendiri — kop surat, logo, tanda tangan bergambar — tidak termasuk yang ditahan dan langsung tampil. Gambar seperti itu tidak perlu diambil dari server pengirim, jadi menampilkannya tidak membocorkan apa pun. Isi surat baru muncul sesudah gambarnya selesai disiapkan, jadi wajar bila kotak isinya sebentar berupa garis-garis abu-abu dulu.

Lampiran terdaftar di atas isi surat, lengkap dengan nama berkas dan ukurannya. Ketuk salah satu barisnya untuk mengunduh; tulisan ukuran berubah menjadi Mengunduh… selama berkas diambil, lalu peramban menyimpannya seperti unduhan biasa.

Tombol Cetak / PDF pada baris tombol di atas surat — dan juga di sudut kanan atas tampilan Layar Penuh — menyiapkan suratnya sebagai satu lembar cetak, lalu membuka kotak cetak bawaan peramban. Untuk menyimpannya sebagai berkas PDF, pilih Save as PDF (atau Simpan sebagai PDF) pada pilihan tujuan cetak di kotak itu; nama berkas yang ditawarkan adalah subjek suratnya.

Lembar cetaknya memuat subjek, pengirim, penerima, dan tanggal surat di bagian atas, lalu isi suratnya. Tombolnya sebentar berputar selagi lembarnya disiapkan — pada surat yang penuh gambar, tunggu sampai kotak cetak muncul dengan sendirinya. Tombolnya juga padam selama isi surat masih dimuat.

Tiga tombol di atas isi surat: Balas mengirim jawaban kepada pengirim saja, Balas Semua menyertakan seluruh penerima surat aslinya kecuali Anda sendiri. Keduanya membuka jendela tulis yang sudah terisi alamat tujuan, subjek berawalan Re:, dan kutipan surat aslinya.

Dalam sebuah percakapan, tombol-tombol itu membalas surat yang Anda klik dari daftar. Untuk membalas atau meneruskan surat lain dalam percakapan, buka surat itu: ikon Balas, Balas Semua, dan Teruskan muncul di ujung kanan barisnya. Balasan yang terkirim langsung ikut tampil di riwayat.

Teruskan mengirim surat itu kepada orang lain persis seperti saat Anda menerimanya — format, tata letak, dan gambar di dalam badan suratnya ikut terkirim, bukan salinan teksnya saja. Jendela tulisnya terbuka dengan kolom Kepada masih kosong — Andalah yang memilih siapa yang berikutnya membaca surat itu — dan subjek berawalan Fwd:.

Yang Anda tulis di jendela itu adalah catatan pengantar, bukan suratnya. Kolomnya bernama Catatan Anda (opsional) dan boleh dibiarkan kosong: meneruskan surat tanpa komentar adalah hal yang wajar. Catatan itu akan berada di atas, disusul keterangan pengirim, tanggal, subjek, dan penerima surat aslinya, lalu surat aslinya sendiri. Sebuah kartu di bawah kolom catatan menyebutkan surat mana yang sedang diteruskan dan berapa gambar yang ikut di dalamnya.

Seluruh lampiran surat itu ikut terbawa dan sudah terdaftar di bagian Lampiran, jadi Anda tidak perlu mengunduh lalu melampirkannya kembali. Lampiran yang tidak ingin Anda teruskan bisa dihapus satu per satu sebelum surat dikirim. Gambar yang tertanam di dalam badan surat tidak muncul di daftar itu — gambar tersebut bagian dari suratnya, bukan berkas terpisah.

Tombol Tulis Surat di kanan atas halaman. Isi Kepada, lalu Subjek dan Isi Surat. Tautan Cc/Bcc di sebelah kanan kolom tujuan memunculkan dua kolom tambahan.

Kolom Isi Surat punya deretan tombol pemformatan di atasnya: jenis dan ukuran huruf, format paragraf, warna huruf dan stabilo pada baris pertama; tebal, miring, garis bawah, coret, penghapus format, perataan, indentasi, arah tulisan, dan daftar bullet atau bernomor pada baris kedua; tautan, tabel, gambar, garis pemisah, karakter khusus, emoji, dan tombol <> pada baris ketiga.

Tekan tab Tanda Tangan di ujung kanan deretan folder. Halamannya terbagi dua: formulir Tanda Tangan Baru di kiri, dan daftar tanda tangan yang sudah ada di kanan.

Isi Nama — nama ini hanya Anda yang melihat, dan harus berbeda dari tanda tangan yang sudah ada — lalu tulis tanda tangannya pada kolom Isi. Kolom itu memakai tombol pemformatan yang sama dengan jendela tulis surat, jadi tanda tangan boleh memuat huruf tebal, warna, tautan, atau tabel. Panjangnya dibatasi 10240 byte, dan penghitungnya berjalan di bawah kolom isi. Tekan Simpan Tanda Tangan; barisnya langsung muncul di daftar sebelah kanan.

Tanda tangan yang diformat disimpan dalam dua bentuk sekaligus: versi berformat untuk surat yang dikirim sebagai HTML, dan versi teks biasanya untuk surat yang dikirim sebagai teks biasa. Anda tidak perlu membuat dua tanda tangan. Baris keterangan di bawah kolom isi menyebutkan bentuk mana yang akan tersimpan. Tanda tangan tidak dapat memuat gambar.

Pada daftar di kanan, pilih satu tanda tangan untuk dipakai, atau pilih Tanpa tanda tangan supaya surat dikirim persis seperti yang Anda tulis. Yang terpilih akan dibubuhkan portal di bawah setiap surat baru dan setiap balasan, tepat saat jendela tulis terbuka — jadi Anda masih bisa menyuntingnya, atau menghapusnya untuk surat itu saja, sebelum menekan Kirim.

Isi tanda tangan yang sedang terpilih ditampilkan utuh, baris demi baris, sehingga Anda dapat memeriksanya sebelum surat pertama terkirim. Tanda tangan lain diringkas menjadi satu baris; memilihnya membuat isinya terbuka penuh dan yang sebelumnya terpilih ikut menciut.

Untuk memperbaiki tanda tangan yang sudah tersimpan, tekan ikon pensil di ujung kanan barisnya. Isinya dimuat kembali ke formulir di kiri, judulnya berganti menjadi Ubah Tanda Tangan, dan nama tanda tangan yang sedang dibuka disebut di bawahnya. Perbaiki nama atau isinya, lalu tekan Simpan Perubahan; tekan Batal bila Anda berubah pikiran — selama belum disimpan, yang tersimpan di kotak surat belum berubah.

Tanda tangan yang diubah tetap tanda tangan yang sama: bila ia sedang terpilih, ia tetap terpilih, dan surat berikutnya memakai isinya yang baru tanpa perlu Anda pilih ulang. Namanya tetap harus berbeda dari tanda tangan lain, tetapi memakai kembali namanya sendiri tentu boleh. Surat yang sudah terkirim tidak ikut berubah — tanda tangan disalin ke dalam surat saat surat itu ditulis.

Setiap baris punya tombol tong sampah di ujung kanannya. Menekannya membuka konfirmasi Hapus Tanda Tangan yang menyebut nama tanda tangan itu; setelah Anda menekan Hapus, tanda tangannya hilang dari kotak surat dan tidak dapat dikembalikan. Surat yang sudah terkirim tidak ikut berubah — tanda tangan disalin ke dalam surat saat surat itu ditulis.

Di bawah kolom Isi Surat ada baris Lampiran dengan tombol Lampirkan Berkas di ujung kanannya. Tombol itu membuka pemilih berkas komputer Anda; beberapa berkas boleh dipilih sekaligus. Setiap berkas maksimal 20 MB.

Anda juga bisa menyeret berkas dari komputer langsung ke kolom Isi Surat. Selama berkas diseret di atasnya, kolom itu diberi bingkai biru putus-putus; lepaskan, dan berkasnya masuk ke daftar Lampiran seperti dipilih lewat tombol. Gambar yang ikut diseret tidak menjadi lampiran — gambar disisipkan di dalam badan surat, di tempat Anda melepaskannya. Bila yang Anda seret campuran, gambarnya masuk ke badan surat dan berkas lainnya menjadi lampiran.

Berkas diunggah begitu Anda memilihnya, bukan saat surat dikirim. Selama proses itu barisnya menampilkan Mengunggah…, dan tombol Kirim serta Simpan Draf padam sampai seluruh unggahan selesai.

Tombol silang di ujung kanan sebuah baris membatalkan lampiran itu. Berkas yang batal tidak ikut terkirim dan tidak tersimpan di kotak surat Anda.

Tombol Simpan Draf di jendela tulis menyimpan surat yang belum selesai ke folder Draf. Penerima dan isi boleh masih kosong. Portal tidak menyimpan draf secara otomatis, jadi surat panjang sebaiknya Anda simpan sendiri sebelum menutup jendela.

Untuk melanjutkan penulisannya, buka folder Draf, pilih surat itu, lalu tekan Lanjutkan Menulis. Menyimpan lagi akan menimpa draf yang sama, jadi folder Draf tidak menumpuk salinan. Begitu draf itu Anda kirim, salinannya hilang dari folder Draf dengan sendirinya.

Lampiran ikut tersimpan bersama drafnya dan muncul kembali di daftar Lampiran saat draf itu dibuka lagi. Berkas yang Anda buang dari daftar sebelum menyimpan akan hilang dari draf pada penyimpanan berikutnya.

Ikon tong sampah bernama Hapus. Ikon itu ada di tiga tempat: muncul di ujung kanan baris saat penunjuk diarahkan ke baris surat, di baris tombol atas tabel saat ada surat yang dicentang, dan di baris tombol surat yang sedang dibuka. Suratnya tidak hilang — ia berpindah ke folder Sampah tanpa konfirmasi, masih bisa dibuka dari sana, dan bisa dikembalikan lewat Pulihkan pada langkah berikutnya.

Buka folder Sampah, lalu centang suratnya atau arahkan penunjuk ke barisnya, dan tekan ikon Pulihkan. Ikon yang sama ada di baris tombol surat yang sedang dibuka. Menekannya mengeluarkan surat itu dari Sampah dan menaruhnya di Kotak Masuk, dan suratnya keluar dari daftar Sampah.

Di folder Kotak Masuk dan Arsip, centang suratnya lalu tekan ikon perisai Laporkan Spam di baris tombol atas tabel, atau tekan ikon yang sama saat surat sedang dibuka. Menekannya memindahkan surat itu ke folder Spam sekaligus memberi tahu layanan surat tentang pengirimnya, sehingga surat berikutnya dari alamat yang sama disaring sendiri sebelum sampai ke Kotak Masuk Anda.

Di folder Spam, ikon yang sama bernama Bukan Spam. Ikon itu mencabut tanda spamnya dan mengembalikan surat ke Kotak Masuk — gunakan bila ada surat penting yang tersaring keliru. Sesudah salah satunya ditekan, suratnya keluar dari folder yang sedang Anda buka; bila suratnya sedang dibuka, portal kembali ke daftar.

Tombol Lihat Sumber pada baris tombol di atas surat menampilkan surat itu persis seperti saat diterima layanan email — termasuk header yang tidak pernah tampil saat surat dibaca biasa, seperti Received, DKIM-Signature dan Authentication-Results. Header itulah catatan jalur yang sebenarnya ditempuh sebuah surat, jadi ini cara memastikan pengirim yang mencurigakan.

Panel yang terbuka punya dua tab. Header menampilkan daftar header apa adanya, berurutan seperti pada suratnya, termasuk header yang muncul berkali-kali. Sumber Mentah menampilkan seluruh teks suratnya. Tombol Salin menyalin teks itu, dan Unduh .eml menyimpannya sebagai berkas — surat yang sangat panjang dipotong di layar, jadi unduhannya yang memuat isi lengkap.

Tombolnya ada di semua folder, dan membuka panel ini tidak menandai suratnya sudah dibaca. Memeriksa surat mencurigakan karena itu tidak mengubah status suratnya.

Daftar memuat 25 surat per halaman. Di ujung kanan baris tombol atas tabel ada tulisan Halaman beserta nomornya, diikuti panah Halaman sebelumnya dan Halaman berikutnya. Portal hanya mengetahui apakah masih ada halaman berikutnya, jadi jumlah total surat tidak ditampilkan — panah kanan padam saat Anda sampai di halaman terakhir.

Ikon Muat ulang di sebelah kotak centang membaca ulang halaman yang sedang dibuka, misalnya untuk melihat surat yang baru masuk.

Centang kotak di ujung kiri baris surat yang ingin Anda proses. Begitu ada yang dicentang, baris tombol atas tabel berganti menjadi ikon tindakan, diikuti jumlah surat yang dipilih — misalnya 3 dipilih. Setiap ikon berlaku untuk semua surat yang dicentang.

Kotak centang di baris tombol memilih atau membatalkan semua surat di halaman ini. Panah kecil di sebelahnya membuka pilihan Semua, Tidak ada, Sudah dibaca, Belum dibaca, Berbintang, dan Tanpa bintang. Arahkan penunjuk ke sebuah ikon untuk melihat namanya.

Untuk satu surat saja, tidak perlu mencentang: arahkan penunjuk ke barisnya, dan tanggal di ujung kanan berganti menjadi ikon Arsipkan, Hapus, Tandai sudah dibaca atau Tandai belum dibaca, dan Tandai. Di layar sentuh ikon itu tidak muncul; centang suratnya dan pakai baris tombol atas tabel.

Tiga penanda ini tidak memindahkan surat — suratnya tetap di folder yang sama, hanya tampilannya berubah:

• Beri bintang — klik bintang di sebelah kotak centang pada baris surat. Bintangnya berubah kuning dan suratnya ikut tampil di folder Berbintang; klik lagi untuk Hapus bintang.
• Tandai — ikon bendera. Surat yang ditandai membawa bendera merah di dekat tanggalnya; tekan lagi untuk Hapus tanda. Tanda ini sama dengan bendera di mail.jogjaprov.go.id.
• Tandai belum dibaca dan Tandai sudah dibaca — ikon amplop. Saat surat sedang dibuka, Tandai belum dibaca sekaligus membawa Anda kembali ke daftar.

Saat beberapa surat dicentang, ikon bintang, bendera dan amplop bekerja seperti di Gmail: bila semua surat terpilih sudah punya penanda itu, ikonnya menghapusnya; bila belum semua, ikonnya memasangkannya ke semuanya.

Arsipkan surat yang sudah selesai Anda urus agar Kotak Masuk tetap ringkas, tanpa membuangnya. Di Kotak Masuk dan Terkirim, tekan ikon Arsipkan — pada baris surat, di baris tombol atas tabel saat ada yang dicentang, atau di baris tombol surat yang sedang dibuka. Suratnya pindah ke folder Arsip.

Untuk mengembalikannya, buka folder Arsip, centang suratnya, lalu tekan ikon Pindahkan ke Kotak Masuk. Surat di Arsip juga tetap bisa dicari, dibalas, dan diteruskan seperti biasa.

Selama portal terbuka di salah satu tab peramban, portal memeriksa Kotak Masuk Anda kira-kira setiap menit. Angka biru di samping menu Email pada sidebar menunjukkan jumlah surat yang belum dibaca di Kotak Masuk; angkanya langsung berubah begitu surat dibuka, ditandai sudah atau belum dibaca, atau dipindahkan dari Kotak Masuk.

Saat surat baru masuk dan Anda sedang membuka halaman portal, muncul pemberitahuan singkat di bagian atas layar: Surat baru dari … beserta subjeknya, atau … surat baru bila datang beberapa sekaligus. Klik pemberitahuannya untuk langsung membuka suratnya. Di daftar Kotak Masuk pemberitahuan ini tidak muncul; suratnya langsung tampil sebagai baris baru.

Bila tab portal sedang tidak dilihat — Anda sedang bekerja di aplikasi lain — pemberitahuannya tampil sebagai notifikasi sistem di komputer atau ponsel Anda, asalkan peramban sudah diizinkan menampilkan notifikasi. Izin itu diberikan lewat tombol Izinkan pada kartu notifikasi (ikon lonceng di header).

Tekan Pasang di Ponsel di kanan atas halaman Email, di samping Tulis Surat. Halaman itu memuat pengaturan server lengkap dengan alamat email Anda sebagai nama pengguna — tiap nilai punya ikon salin, jadi tidak perlu mengetik ulang di keyboard ponsel — lalu langkah-langkahnya untuk tiga aplikasi: iPhone / iPad (Mail bawaan), Android (Gmail), dan Outlook.

Nama pengguna untuk kedua server adalah alamat email lengkap (namaanda@jogjaprov.go.id), bukan hanya bagian sebelum @. Password-nya sama dengan password yang Anda pakai untuk masuk ke portal. Pilih jenis akun IMAP, bukan POP3: dengan IMAP, surat yang dibaca, dipindah, atau dihapus di ponsel ikut berubah di portal dan di mail.jogjaprov.go.id.

Surat undangan rapat bisa langsung dicatat di Agenda. Buka suratnya, lalu tekan ikon Tambahkan ke Agenda (kalender bertanda tambah) di baris tombol atas surat. Anda dibawa ke halaman Agenda dan sebuah agenda baru langsung dibuat: subjek surat menjadi judul agenda, dan isi surat menjadi deskripsinya.

Waktunya diisi sementara satu jam mulai jam sekarang, hari ini — sesuaikan Mulai dan Selesai dengan waktu rapat yang tertulis di surat. Seperti agenda baru lainnya, perubahan tersimpan otomatis dan Anda bisa langsung mengundang peserta atau mengunggah lampiran.