Kolaborasi & Produktivitas

Tasklist

Mencatat tugas, menyaring dan mengurutkan daftarnya, mengekspornya ke Excel, mengubahnya langsung dari tabel, membukanya di panel samping, memindahkannya di papan Kanban, menggambar di papan gambar pada catatannya, mengundang kolaborator, keluar dari tugas kolaborasi, membagikannya lewat tautan, berdiskusi lewat komentar dan sebutan @, dan menyuntingnya bersama secara langsung, serta menyematkan tugas dan memilih beberapa sekaligus untuk disematkan atau dipindahkan ke Sampah.

± 19 menitPerlu login

Tasklist adalah pencatat tugas pribadi yang bisa dibagi. Tugas yang Anda buat adalah milik Anda; orang lain baru bisa ikut mengerjakannya setelah Anda mengundangnya sebagai kolaborator dan undangan itu diterima.

  1. 1

    Pilih tampilan

    Tiga tampilan, sama seperti Agenda. Angka pada "Undangan" adalah undangan kolaborasi yang belum Anda jawab.

    Pengalih tampilan Tasklist
    TabelKanbanUndangan1
    • Tabel — dua puluh baris per halaman, satu baris per tugas, dengan pencarian judul, penyaring cakupan, tombol Filter berisi status, prioritas, tag, rentang tanggal, dan orang, serta pengurutan.
    • Kanban — tiga kolom sesuai progres. Kartu dipindahkan dengan menyeretnya.
    • Undangan — semua undangan kolaborasi untuk Anda, yang belum dijawab maupun yang sudah diterima.

    Undangan yang belum dijawab tidak ikut di Tabel dan Kanban

    Tabel dan Kanban hanya memuat tugas milik Anda dan undangan yang sudah Anda Terima. Selama undangan belum dijawab, tugasnya hanya ada di tampilan Undangan.

  2. 2

    Urutkan tabel

    Pilih dasar urutan pada Urutkan: Tanggal dibuat, Terakhir diubah, Nama tugas, Status, Tanggal mulai, atau Tenggat. Tombol panah di sebelahnya membalik arah urutan. Menekan judul kolom yang bisa diurutkan melakukan hal yang sama — tekan sekali lagi untuk membalik arahnya.

    Urutkan: Tanggal dibuat
    Tabel Tasklist
    TasklistStatusTenggatDibuatTerakhir diubah
    Susun laporan triwulan IIISedang Dikerjakan31 Agu 202620 Agu 2026 08.0021 Agu 2026 14.12
    Rapat koordinasi OPDBelum Dikerjakan-19 Agu 2026 10.3019 Agu 2026 10.30

    Urutan awal adalah tanggal dibuat, terbaru di atas.

  3. 3

    Saring tugas

    Di atas tabel ada empat kontrol: kotak pencarian judul, penyaring cakupan (Semua tugas saya, Dibuat oleh saya, Kolaborasi, Disematkan), tombol Filter, dan Urutkan. Semua saringan selain cakupan ada di dalam Filter. Angka pada tombolnya adalah jumlah saringan yang sedang aktif; Hapus filter di dalamnya mematikan semuanya sekaligus.

    Panel Filter Tasklist
    Filter
    StatusSemua status
    PrioritasSemua prioritas
    TagSemua tag
    Rentang tanggal01/09/2026 — 30/09/2026Tugas yang jadwalnya beririsan dengan rentang ini.
    Pembuat atau kolaboratorCari nama, NIP, atau email…
    • Status, Prioritas, dan Tag — masing-masing satu pilihan, atau biarkan pada "Semua" untuk tidak menyaringnya.
    • Rentang tanggal — dua kotak tanggal. Tugas ikut tampil bila jadwalnya beririsan dengan rentang itu; tugas tanpa tenggat dinilai dari tanggal mulainya saja. Salah satu kotak boleh dibiarkan kosong.
    • Pembuat atau kolaborator — cari satu orang dengan nama, NIP, atau alamat email. Hasilnya adalah tugas yang dibuat orang itu ditambah tugas yang ia kerjakan sebagai kolaborator yang sudah menerima undangan.

    Saringan ini juga berlaku di Kanban

    Pencarian judul, cakupan, prioritas, tag, rentang tanggal, dan orang ikut menyaring papan Kanban — hanya status yang tidak, karena papan itu sendiri sudah terbagi menurut status. Kontrolnya hanya digambar pada tampilan Tabel, jadi saringan yang Anda pasang tetap berlaku saat berpindah ke papan.

    Saringan tidak pernah memperlihatkan tugas orang lain

    Memilih seseorang hanya mempersempit daftar Anda. Tugas yang tidak boleh Anda lihat tidak akan muncul, sekalipun orang itu mengerjakannya.

  4. 4

    Ekspor ke Excel

    Tombol Ekspor di bagian atas halaman mengunduh daftar tugas menjadi satu berkas Excel, dikelompokkan per nama dan NIP lalu per tanggal — bentuknya sama dengan lembar laporan yang selama ini diketik manual.

    Tombol Ekspor
    Ekspor

    Sebelum mengunduh, Anda diminta mengisi dua hal: Judul laporan yang menjadi baris pertama lembar, dan Judul kolom pekerjaan yang menjadi kepala kolom terakhir — misalnya "Output Pekerjaan Selama WFH". Kotak yang sama juga menyebutkan saringan yang sedang aktif, supaya Anda tahu persis isi berkas yang akan turun.

    Kotak Ekspor ke Excel
    Judul laporanOutput Pekerjaan
    Judul kolom pekerjaanOutput Pekerjaan Selama WFHMenjadi kepala kolom terakhir pada lembar Excel.
    Unduh Excel
    • Isinya mengikuti saringan yang sedang aktif — yang tampil di tabel itulah yang terunduh, tanpa dibatasi halaman.
    • Tugas milik Anda dan tugas kolaborasi yang sudah Anda Terima sama-sama ikut. Undangan yang belum dijawab tidak pernah masuk berkas.
    • Satu tugas bersama dicantumkan di bawah setiap orang yang mengerjakannya, karena lembarnya dibaca per pegawai dan tiap pita biasanya dipotong untuk laporan orang yang bersangkutan. Nomor urut pun dimulai lagi dari 1 pada setiap nama.
    • Pekerjaan pada tanggal yang sama digabung menjadi satu daftar bernomor di dalam satu sel.

    Satu berkas memuat paling banyak 1.000 tugas

    Bila hasil saringan Anda lebih banyak dari itu, persempit dulu — misalnya dengan Rentang tanggal — lalu unduh per potongan.

    Tanggal pada berkas adalah tanggal mulai tugas

    Baris dikelompokkan menurut Tanggal mulai, bukan tenggatnya.

  5. 5

    Ubah tugas langsung dari tabel

    Kolom Status, Prioritas, Mulai, dan Tenggat bisa diubah tanpa membuka tugasnya. Tekan di mana saja pada selnya: Status dan Prioritas membuka daftar pilihan, sedangkan Mulai dan Tenggat membuka kalender beserta satu kotak jam di bawahnya. Tanggal yang dipilih di kalender langsung disimpan; tanggal maupun jam yang diketik disimpan saat Anda menekan Enter atau menekan di luar kotaknya, dan tombol Esc membatalkannya.

    • Pilih Tanpa prioritas untuk mengosongkan prioritas, dan Hapus tenggat untuk mengosongkan tenggat. Hari ini mengisi tanggal hari ini, dan Sepanjang hari mengosongkan jamnya kembali.
    • Jam boleh dikosongkan, dan kosong berarti tugasnya berlaku sepanjang hari itu — bukan pukul 00.00. Seluruh tugas yang dibuat sebelum jam ini ada memang tidak berjam, dan tetap begitu sampai Anda mengisinya.
    • Arahkan kursor ke nama tugas untuk memunculkan dua tombol: Ubah nama mengganti judul di tempat — tekan Enter untuk menyimpan atau Esc untuk membatalkan — dan Buka membuka detailnya di panel samping.

    Perubahan langsung tampil di baris dan disimpan di belakang layar; ikon berputar kecil menandai sel yang sedang disimpan. Baris tetap di tempatnya walaupun tidak lagi cocok dengan penyaring atau urutan, sampai tabel dimuat ulang.

    Tenggat tidak boleh mendahului tanggal mulai

    Kalender tidak menawarkan tanggal yang melanggar aturan itu, dan tanggal mulai tidak bisa dikosongkan. Bila mulai dan tenggat jatuh pada hari yang sama, jam tenggat juga tidak boleh mendahului jam mulai. Judul yang dikosongkan juga tidak disimpan — judul lama dikembalikan. Bila penyimpanan gagal, sel kembali ke nilai sebelumnya.

  6. 6

    Buat tugas baru

    Tekan Tasklist Baru. Tugas langsung dibuat dengan judul sementara dan tanggal mulai hari ini, lalu panel detailnya terbuka — sama seperti Agenda, supaya lampiran dan kolaborator bisa dipakai sejak awal.

    Tasklist Baru
  7. 7

    Buka detail di panel samping

    Tekan baris tugas di tabel — atau tombol Buka di samping namanya — atau kartu di papan. Detailnya terbuka di panel samping kanan, sementara daftar tetap terlihat di belakangnya. Menekan baris lain langsung mengganti isi panel.

    • Tutup — menutup panel. Menekan di luar panel atau tombol Esc juga menutupnya.
    • Buka sebagai halaman penuh — membuka tugas yang sama di halamannya sendiri, memakai seluruh lebar layar yang tersisa dengan pias tipis di kiri dan kanan, jadi catatan dan tabel di dalamnya terbaca lebih lega. Tautan halaman itu bisa disimpan atau dikirim ke kolaborator; kembali ke daftar lewat tautan Tasklist di atasnya.
  8. 8

    Isi detail tugas

    Panel dan halaman penuh memuat isi yang sama: judul besar di atas, lalu daftar properti — Status, Prioritas, Tanggal mulai, Tenggat, Tag, Lampiran, Kolaborator, Pembuat, Dibuat, dan Terakhir diubah — kemudian catatan.

    Baris Tag hanya menampilkan tag yang dipakai tugas ini. Tombol + Tag di sebelahnya membuka daftar seluruh tag Anda: ketik beberapa huruf untuk menyaringnya, lalu pilih dengan mengkliknya atau dengan panah atas–bawah dan Enter. Nama yang belum ada ditawarkan sebagai Buat di baris paling bawah, dan tag baru itu langsung menempel pada tugas yang sedang dibuka. Silang kecil pada sebuah tag melepaskannya dari tugas ini tanpa menghapus tagnya.

    Tombol … di ujung kanan sebuah tag di daftar itu mengubah tagnya sendiri: kotak namanya di paling atas (tekan Enter untuk menyimpan), pilihan warna — Bawaan, Abu, Cokelat, Oranye, Kuning, Hijau, Toska, Biru, Merah muda, Merah — dan Hapus. Ketiganya berlaku untuk semua tugas dan agenda Anda yang memakai tag tersebut, bukan tugas ini saja; karena itu Hapus meminta penegasan dulu. Daftar tag memang milik Anda sendiri — tag yang dibuat orang lain tidak pernah muncul di sini.

    Kolom Catatan memakai penyunting yang sama dengan Agenda. Bilah formatnya selalu terpasang di atas kotak catatan dan memuat jenis huruf, judul 1–3, tebal, miring, garis bawah, coret, kode, warna huruf, warna stabilo, "Hapus pemformatan", perataan, daftar bullet dan bernomor, kutipan, blok kode, garis pemisah, tautan, tabel, serta penyisipan gambar dan lampiran. Sebuah tautan di dalam catatan selalu terbuka di tab baru begitu ditekan, juga selagi catatannya Anda sunting, dan penunjuk tetikus berubah menjadi jari di atasnya. Tombol Tautan di bilah alat membuka kotak alamatnya: sorot dulu tulisan yang ingin ditautkan, atau taruh kursor di dalam tautan yang sudah ada untuk mengubah alamatnya. Kalau tidak ada tulisan yang disorot, kotak itu menambahkan kolom Teks tautan — dikosongkan berarti alamatnya sendiri yang menjadi tulisannya.

    Arahkan pointer ke sebuah tabel untuk memunculkan dua bilah +: bilah di tepi kanan menambah kolom di ujung tabel, bilah di tepi bawah menambah baris di bawahnya. Menu Tabel di bilah alat tetap tersedia untuk menambah atau menghapus baris dan kolom di tempat kursor berada. Menyeret garis di antara dua kolom hanya mengubah lebar kolom yang Anda seret; kolom lainnya tetap selebar semula, dan tabel yang menjadi lebih lebar dari kotak catatan bisa digeser ke samping.

    Arahkan pointer ke sebuah sel tabel — atau taruh kursor di dalamnya — untuk memunculkan pegangan kecil di tepi kiri barisnya dan di tepi atas kolomnya. Tekan pegangan itu untuk memilih seluruh baris atau kolom dan membuka menunya, lengkap dengan kotak Cari aksi…: Warna memberi warna latar (Abu-abu, Merah, Oranye, Kuning, Hijau, Teal, Biru, atau Bawaan untuk menghapusnya), Sisipkan di atas/Sisipkan di bawah untuk baris atau Sisipkan di kiri/Sisipkan di kanan untuk kolom, Duplikat, Kosongkan isi, dan Hapus. Pada baris dan kolom pertama ada juga Baris judul dan Kolom judul. Duplikat tidak ditawarkan bila baris atau kolom itu menyentuh sel yang digabung, dan menghapus satu-satunya baris atau kolom menghapus seluruh tabel. Ketik nama warna di kotak pencarian — misalnya merah — untuk langsung mewarnainya.

    Lampiran tugas paling besar 100 MB per berkas, dan kemajuan unggahannya tampil dalam persen di panel pekerjaan latar belakang di kiri bawah. Setiap lampiran juga tercatat di menu Drive milik pembuat tugas; lampiran yang dihapus dari tugas pindah ke Sampah berkas di Drive dan bisa dipulihkan dari sana.

    Tambah lampiran dan tombol gambar serta lampiran di catatan bertanya lebih dulu: Unggah dari perangkat atau Pilih dari Drive. Yang kedua membuka Drive Anda — termasuk folder bersama dan Dibagikan kepada Saya — dengan pencarian di semua folder. Berkas dari Drive tidak disalin: tugas ini hanya merujuk berkas yang sama, jadi satu berkas bisa dipakai di beberapa tugas, Page, dan agenda sekaligus. Menghapusnya dari tugas hanya melepasnya dari sini; berkasnya tetap di Drive dan di tempat lain.

    Menekan nama sebuah lampiran membuka pratinjaunya — gambar, PDF, video, audio, teks, dokumen Word, dan spreadsheet tampil langsung di layar, dengan tombol Unduh dan tanda panah ke lampiran berikutnya — baik di daftar Lampiran maupun di dalam catatan; format lain langsung diunduh.

    Pintasannya sama pula: / di awal sebuah kata membuka menu blok — judul, daftar, toggle list, kutipan, blok kode, garis pemisah, tabel, kolom, gambar, berkas, sub halaman, tautan, tautan ke halaman, dan board — yang disaring dengan mengetik beberapa huruf lalu dipilih dengan panah dan Enter. :diikuti nama emoji (:smile, :gear, :check, juga :kunci) menyisipkan emojinya. Blok kode adalah kotak gelap berhuruf monospasi dengan pilihan bahasa dan tombol Salin di bilah kecil atasnya; keluar dari kotaknya lewat panah bawah di baris terakhir, atau dengan mengklik ruang kosong tepat di bawahnya bila kotak itu blok paling bawah catatan.

    Gambar dan berkas juga bisa ditempel langsung: salin gambar atau berkas di mana pun, lalu tekan Ctrl+V (Cmd+V di Mac) di dalam catatan. Tangkapan layar tidak perlu disimpan dulu ke komputer hanya untuk dipilih lewat tombol lampiran. Gambar masuk sebagai gambar, berkas lain sebagai kartu lampiran, dan beberapa berkas sekaligus masuk berurutan sesuai urutan penyalinannya.

    Tombol Sub halaman pada bilah itu membuat sebuah Page baru dan menyisipkan bloknya ke dalam catatan. Setelah blok itu ada, blok lain di catatan dapat dipindahkan ke dalamnya: arahkan pointer ke sebelah kiri sebuah blok, seret gagang bertitik enam, lalu tahan tepat di tengah baris sub halaman tadi. Barisnya menyala dengan bingkai biru; lepaskan, dan isinya berpindah ke akhir dokumen Page tersebut. Bloknya baru hilang dari catatan setelah Page itu menerimanya, jadi tujuan yang sudah dihapus atau yang hanya boleh Anda baca meninggalkan catatan persis seperti semula. Blok berisi gambar atau lampiran adalah pengecualiannya: lampiran sebuah tugas disimpan terpisah dari lampiran sebuah Page, jadi blok semacam itu ditolak dan berkasnya perlu diunggah ulang di halaman tujuan.

    Tujuannya tidak harus ada di dalam catatan ini. Klik gagang bertitik enam di kiri sebuah blok, pilih Pindahkan ke halaman lain, dan kotaknya menawarkan seluruh Page Anda sendiri beserta Page yang dibagikan orang lain kepada Anda — ketik beberapa huruf judulnya untuk menyaring, lalu pilih dengan panah dan Enter atau dengan mengkliknya. Catatan yang sudah melampaui tugasnya pindah ke halaman yang semestinya tanpa diketik ulang. Pilihan yang sama ada pada menu kolom dan menu baris kolom, dan syaratnya pun sama: blok berisi gambar atau lampiran tugas tetap ditolak.

    Tombol Tautan ke halaman pada bilah yang sama menunjuk Page yang sudah ada tanpa membuat apa pun: kotaknya terbuka berisi halaman Anda sendiri beserta halaman yang dibagikan orang lain kepada Anda, ketik beberapa huruf judulnya untuk menyaring, lalu tekan Enter. Barisnya tampak seperti blok sub halaman dengan lencana rantai kecil di sudut ikonnya, dan menekannya membuka halaman itu di panel samping. Ikon tong sampah di barisnya hanya melepas tautannya — halamannya tidak ikut terhapus.

    Toggle list pada catatan lahir dalam keadaan terlipat; tekan segitiga di sebelah kiri judulnya untuk membukanya. Selagi terbuka dan badannya masih kosong, toggle itu menuliskan Toggle kosong, klik atau letakkan blok di dalamnya.

    Tombol Board di sebelahnya — atau /board pada menu blok — menyisipkan kanvas gambar bebas ke dalam catatan, untuk bagan alur, denah ruangan, struktur, atau coretan rapat yang tidak bisa dijelaskan dengan kalimat. Yang tampil di dalam catatan adalah gambarnya sendiri sebagai pratinjau; menekan kartunya membuka board selayar penuh, dan Esc atau tombol silang menutupnya kembali ke catatan. Di dalamnya tersedia pensil bebas, kotak, lingkaran, panah, garis, teks, dan penghapus, beserta warna dan ketebalan garis. Tidak ada tombol simpan: gambarnya tersimpan sendiri beberapa detik setelah Anda berhenti menggambar, dan sekali lagi saat board ditutup.

    Board itu milik tugasnya, bukan halaman terpisah, jadi haknya mengikuti tugas: kolaborator yang sudah menerima undangan boleh menggambar di board yang sama, dan satu board boleh digambar beramai-ramai — garis mereka muncul sambil ditarik, kursornya terlihat berjalan beserta namanya, dan foto semua yang sedang membuka board itu tampil di bilah atasnya. Undangan yang belum Anda jawabmembuka board-nya dalam keadaan Hanya baca. Menghapus kartu board dari catatan menghapus gambarnya juga, dan portal menanyakannya sekali lebih dulu.

    Properti tugas
    JudulSusun laporan triwulan III
    Tanggal mulai20/08/2026 08.00
    Tenggat31/08/2026 16.00
    StatusSedang Dikerjakan
    PrioritasTinggi

    Tanggal mulai dan Tenggat masing-masing terdiri atas dua kotak: tanggalnya, lalu jamnya. Jam boleh dikosongkan — kosong berarti tugasnya berlaku sepanjang hari itu. Kotak jam tenggat baru bisa diisi setelah tanggal tenggatnya ada, dan menghapus tanggal tenggat menghapus jamnya juga. Tugas dengan tenggat berjam terhitung terlambat sejak jam itu lewat, bukan sejak tengah malam.

    Tenggat tidak boleh mendahului tanggal mulai

    Selama judul kosong, tanggal mulai kosong, tenggat lebih awal dari tanggal mulai, atau — pada hari yang sama — jam tenggat lebih awal dari jam mulai, perubahan tidak dikirim ke server. Lengkapi dulu supaya penyimpanan otomatis berjalan.

    Seperti Agenda, tidak ada tombol simpan: perubahan dikirim sekitar 1,2 detik setelah Anda berhenti mengetik, dan sisanya dikirim saat panel ditutup, saat Anda berpindah ke tugas lain, atau saat membuka halaman penuh. Keadaan penyimpanan tampil di bilah atas panel.

  9. 9

    Sunting bersama secara langsung

    Foto setiap orang yang sedang membuka tugas yang sama — di panel samping maupun di halaman penuh — tampil di kanan bilah atas, dengan foto Anda sendiri paling kanan. Orang tanpa foto ditampilkan dengan inisial namanya. Arahkan kursor ke sebuah foto untuk melihat nama lengkapnya; lebih dari empat orang diringkas menjadi "+N".

    Bilah atas detail tugas
    Tersimpan otomatisNPNKNA
    Inisial menggantikan foto pada gambar ini.

    Apa yang diketik orang lain pada judul, status, prioritas, tanggal, tag, dan catatan langsung tampil di layar Anda, tanpa memuat ulang. Selama seseorang menyunting sebuah kolom, kolom itu dikunci untuk yang lain dan diberi warna orang itu beserta penanda … sedang menyunting. Setelah ia berpindah kolom, penandanya berganti Diubah … selama beberapa detik dan kolom itu bisa Anda sunting lagi.

    Kolom yang sedang disunting orang lain
    StatusSedang DikerjakanNKKolaborator sedang menyunting
    • Catatan dikunci sebagai satu kesatuan: selama seseorang menyuntingnya, yang lain hanya bisa membaca catatan itu sambil melihat perubahannya.
    • Lampiran, daftar kolaborator, dan "Terakhir diubah" ikut diperbarui begitu orang lain menyimpannya.
    • Penyimpanan otomatis hanya mengirim kolom yang Anda ubah, jadi dua orang yang menyunting kolom berbeda pada saat yang sama tidak saling menimpa.
    • Bila tugas dihapus pemiliknya, atau Anda dikeluarkan dari daftar kolaborator, panel tertutup sendiri dengan pesan "Tugas ini baru saja dihapus oleh pemiliknya" atau "Akses Anda ke tugas ini sudah dicabut".

    Kunci dilepas otomatis

    Kolom yang dibiarkan terfokus tanpa diketik selama satu menit dilepas supaya orang lain bisa menyuntingnya. Bila Anda sedang berada di kolom itu dan orang lain mengambilnya, kursor Anda keluar dari kolom tersebut.

    Luring di bilah atas berarti sambungan langsung sedang terputus. Anda tetap bisa menyunting dan penyimpanan otomatis tetap berjalan; hanya perubahan dan kehadiran orang lain yang tidak tampil sampai sambungan pulih.

  10. 10

    Kenali progres dan prioritas

    Warna progres dipakai konsisten di kolom papan, kartu, dan lencana pada tabel.

    Progres
    Belum DikerjakanSedang DikerjakanSelesai
    Prioritas
    RendahSedangTinggiKritis
  11. 11

    Pindahkan kartu di papan Kanban

    Seret kartu ke kolom lain untuk mengubah progresnya. Kartu berpindah lebih dulu di layar, lalu perubahannya dikirim; bila gagal, kartu kembali ke kolom asalnya.

    Papan Kanban
    Belum Dikerjakan4Susun laporan triwulan IIISedang Dikerjakan2Susun laporan triwulan IIISelesai11Susun laporan triwulan III

    Kolom memuat dua puluh kartu

    Angka di samping nama kolom adalah jumlah seluruh tugas di kolom itu, bukan jumlah yang tampil. Tombol Muat lebih banyak membuka dua puluh berikutnya tanpa mengganggu kolom lain. Urutan kartu di dalam satu kolom tidak disimpan.

  12. 12

    Undang kolaborator

    Pada properti Kolaborator, tekan Undang kolaborator, cari orangnya, lalu tekan Undang. Tombol itu tersedia bagi pemilik tugas dan setiap kolaborator yang sudah menerima undangannya — yang mengerjakan sebuah tugas boleh ikut mengajak orang lain mengerjakannya. Hanya pemilik tugas yang bisa mengeluarkan kolaborator lain, tetapi setiap kolaborator boleh keluar sendiri (langkah 14). Kolom pencarian menerima nama, NIP, atau alamat email — minimal empat karakter, dan bentuk yang Anda ketik dikenali sendiri. Nama boleh ditulis tanpa tanda bacanya dan urutan katanya bebas, jadi bayu anggara tetap menemukan FX. Bayu Anggara. Pencarian menampilkan semua akun yang terdaftar di sebuah instansi, termasuk akun tanpa NIP seperti email dinas atau bidang. Baris kolaborator masuk berstatus Menunggu sampai orangnya menjawab.

    Di bawah kolom pencarian ada bagian Grup kolaborator: menekan sebuah grup menambahkan setiap anggotanya yang belum ada ke daftar pilihan sekaligus. Cara membuat grup ada di panduan Grup Kolaborator.

    Undang
    Status kolaborator
    MenungguDiterimaDitolak
  13. 13

    Jawab undangan kolaborasi

    Undangan untuk Anda muncul pada tampilan Undangan, dengan kolom Diundang (kapan undangan dikirim) serta tombol Terima dan Tolak pada barisnya. Pesan undangan di kartu Notifikasi juga membawa tombol Lihat Undangan yang langsung membuka tampilan ini. Setelah diterima, status baris berubah menjadi Diterima dan tugasnya ikut tampil di Tabel dan Kanban.

    Judul tugas bisa ditekan untuk membacanya lebih dulu. Selama undangan belum diterima, detailnya hanya bisa dibaca, tidak bisa diubah.

    Menekan Tolak membuka jendela konfirmasi yang menyebut nama tugasnya; undangan baru ditolak setelah Anda menekan Tolak sekali lagi di jendela itu.

    Menolak bersifat sekali jalan

    Setelah ditolak, tugas itu hilang dari seluruh daftar Anda dan tidak ada lagi tempat untuk menekan "Terima". Minta pemilik tugas mengundang Anda kembali bila keliru.

  14. 14

    Keluar dari tugas kolaborasi

    Tugas yang bukan urusan Anda tidak perlu menunggu pemiliknya untuk dilepas. Tekan Keluar di bilah atas panel samping atau halaman penuh tugas itu — tombolnya menggantikan Hapus yang hanya dimiliki pemilik tugas. Pada tampilan Undangan, baris yang sudah berstatus Diterima juga memakai tombol Keluar di kolom Respons, jadi tugasnya tidak perlu dibuka lebih dulu.

    Keluar

    Jendela konfirmasi menyebut nama tugasnya; Anda baru keluar setelah menekan Keluar sekali lagi di jendela itu. Sesudahnya tugas itu hilang dari Tabel, Kanban, Undangan, dan dasbor Anda, dan panel yang sedang terbuka menutup sendiri.

    Keluar bukan menghapus

    Tugasnya sendiri tetap utuh bagi pemilik dan kolaborator lain, begitu pula catatan, lampiran, dan komentar yang Anda tulis di dalamnya. Yang dilepas hanyalah akses Anda. Pemilik tugas masih bisa mengundang Anda kembali kapan saja, dan undangannya datang sebagai undangan baru yang menunggu jawaban.

  15. 15

    Bagikan tugas lewat tautan

    Pemilik tugas menekan Bagikan di bilah atas panel atau halaman penuh. Jendela Bagikan Tugas memuat tiga jenis tautan; tekan Buat tautan pada jenis yang diinginkan, lalu Salin dan kirimkan tautannya.

    Bagikan
    Jenis tautan

    Lihat saja — penerima masuk dengan akun @jogjaprov.go.id, lalu membaca tugasnya tanpa bisa mengubah.

    Dapat menyunting — penerima masuk, lalu menekan Gabung sebagai kolaborator dan mengonfirmasinya. Ia langsung menjadi kolaborator berstatus Diterima dan dibawa ke tugasnya di Tasklist.

    Publik — seperti Lihat saja, tetapi bisa dibuka tanpa masuk.

    Tiap jenis hanya punya satu tautan aktif. Untuk menghentikannya, tekan Cabut tautan lalu Cabut; hanya pemilik yang bisa membuat dan mencabut tautan.

    Membuat tautan Publik membuka dialog Pastikan tidak ada data sensitif lebih dulu. Tombol Bagikan di dialog itu baru aktif setelah Anda mencentang Saya sudah memeriksa isi Tugas ini dan tidak ada data sensitif di dalamnya. Tautan Publik dipantau pengelola portal: tugas yang dinilai tidak layak dibagikan ke publik dapat ditangguhkan — tautannya berhenti bisa dibuka, tautan Publik baru tidak dapat dibuat sampai penangguhannya dicabut, dan alasannya dikirim ke kotak masuk Anda.

    Tautan Publik yang Anda kirim lewat WhatsApp, Telegram, atau grup obrolan lain tampil sebagai kartu berisi judul tugas, kalimat pembuka catatannya, status, tenggat, tag, dan instansi Anda. Tautan Lihat saja dan Dapat menyunting hanya tampil sebagai kartu “Tugas yang dibagikan kepada Anda” tanpa judulnya.

    Tautan Publik bisa dibuka siapa saja

    Judul, catatan, lampiran, tag, dan nama pembuat tugas terbaca oleh siapa pun yang memegang tautan Publik, termasuk yang tidak punya akun. Cabut tautannya begitu tidak diperlukan lagi. Kolaborator yang sudah bergabung lewat tautan Dapat menyunting tidak ikut keluar saat tautan dicabut — keluarkan mereka dari properti Kolaborator.

  16. 16

    Diskusikan tugas lewat komentar

    Bagian Komentar ada di atas Catatan, pada panel samping maupun halaman penuh. Tulis pada kotak Tulis komentar…, lalu tekan Enter atau tombol kirim; Shift+Enter menambah baris baru. Komentar terbaru selalu berada paling bawah, tepat di atas kotak tulis.

    Komentar pada tugas

    Komentar 5

    PMPemilikNama Instansi2 jam laluMohon cek draf laporan di lampiran.
    3 komentar lainnya
    KLKolaboratorNama InstansiBaru sajaSudah saya perbarui, silakan ditinjau.
    Tulis komentar… (@ untuk menyebut, Shift+Enter baris baru)
    Lebih dari dua komentar diringkas: yang pertama dan yang terakhir tetap tampil.

    Bila komentarnya lebih dari dua, yang di antara komentar pertama dan terakhir diringkas menjadi baris … komentar lainnya. Tekan baris itu untuk membuka semuanya, dan Ringkas untuk melipatnya kembali. Komentar yang ditulis orang lain muncul sendiri tanpa perlu memuat ulang halaman.

    Setiap komentar baru dikirim sebagai notifikasi — di ikon lonceng, push notification, dan email — kepada pemilik dan semua kolaborator, kecuali penulisnya. Tombol Buka Tugas di notifikasi dan Lihat Tasklist di email langsung membuka tugasnya di bagian Komentar.

    Untuk menghapus, arahkan kursor ke komentar lalu tekan ikon tempat sampah, kemudian Hapus. Pemilik tugas bisa menghapus semua komentar; kolaborator hanya bisa menghapus komentarnya sendiri.

  17. 17

    Sebut rekan dengan @

    Ketik @ di kotak komentar atau di Catatan, lalu beberapa huruf nama. Daftar yang muncul hanya berisi pemilik dan kolaborator yang sudah menerima undangan. Pilih dengan klik, atau dengan panah atas/bawah lalu Enter; Esc menutup daftar.

    Di dalam Catatan, daftar yang sama diawali tiga tanggal: Hari ini, Kemarin, dan Besok, masing-masing dengan tanggal yang dimaksudnya. Memilih salah satunya menuliskan tanggal itu sebagai satu keping utuh, dan tanggalnya tetap tanggal yang Anda maksud saat menulis — catatan yang dibaca minggu depan tidak diam-diam berubah artinya. Kata @today, @kemarin, dan @besoksama-sama dikenali.

    Sebutan di komentar

    @Nama Peserta mohon tinjau bagian anggaran.

    Orang yang disebut menerima notifikasi … menyebut Anda di komentar tugas: … atau Anda disebut di catatan tugas: …, di lonceng, push notification, dan email. Kolaborator lain tetap menerima notifikasi komentar biasa. Sebutan di Catatan hanya dikirim sekali, saat nama itu pertama kali ditambahkan — menyimpan ulang catatan tidak mengirimnya lagi.

    Komentar hanya untuk pemilik dan kolaborator

    Undangan yang belum diterima, pembuka tautan Lihat saja, dan pembuka tautan Publik tidak melihat bagian Komentar sama sekali.

  18. 18

    Hapus tugas

    Kolom terakhir pada tabel memuat tombol hapus, dan tombol itu hanya digambar pada tugas milik Anda. Tombol Hapus juga ada di bilah atas panel dan halaman penuh. Sebuah jendela berjudul Pindahkan tugas ke Sampah meminta persetujuan lebih dulu.

    Tugas yang dihapus tidak langsung hilang: ia pindah ke Sampah lengkap dengan lampiran, komentar, dan daftar kolaboratornya, lalu keluar dari tabel, papan Kanban, dan dasbor. Tautan Sampah di bilah atas Tasklist membukanya, dan dari sana tugas itu bisa dipulihkan utuh atau dihapus permanen. Cara kerjanya selengkapnya ada di panduan Sampah.

    Kolaborator kehilangan tugasnya selama tugas ada di Sampah

    Tugas yang dibuang berhenti tampil bagi kolaboratornya, dan hanya Anda sebagai pemilik yang melihatnya di Sampah. Pulihkan tugasnya bila rekan Anda masih mengerjakannya.

Sematkan dan pilih beberapa tugas sekaligus

Tekan ikon pin (Sematkan) di ujung baris sebuah tugas pada tampilan Tabel. Tugas itu selalu tampil paling atas, apa pun urutan yang Anda pilih, ditandai pin kecil di samping judulnya, dan muncul pada cakupan Disematkan. Tekan ikon yang sama — kini bertanda Lepas sematan — untuk mengembalikannya. Sematan hanya berlaku untuk Anda: kolaborator menyematkan tugas yang sama untuk dirinya sendiri.

Centang kotak di awal baris untuk memilih beberapa tugas; kotak di judul tabel memilih semua tugas di halaman yang sedang tampil. Bilah di bagian bawah layar lalu menawarkan Sematkan, Lepas sematan, dan Pindahkan ke Sampah. Yang terakhir hanya memindahkan tugas milik Anda; tugas kolaborasi tetap di daftar, dan jendela konfirmasinya menyebutkan berapa. Paling banyak 100 tugas sekaligus. Berpindah halaman, mengganti pencarian, saringan, cakupan, atau urutan membatalkan pilihan.

Siapa boleh apa

Pemilik — mengubah tugas, mengatur daftar kolaborator, membuat dan mencabut tautan berbagi, menulis dan menghapus semua komentar, dan menghapus tugas.

Kolaborator — mengubah tugas, memindahkannya di papan, mengunggah lampiran, menulis komentar, menyebut rekan dengan @, menghapus komentarnya sendiri, serta mengeluarkan dirinya sendiri dari daftar. Tidak bisa menghapus tugas.

Yang perlu disiapkan

  • Judul tugas.
  • Tanggal mulai dan tenggat.
  • Nama rekan yang akan diundang, bila tugas dikerjakan bersama.

Kalau bermasalah

"Pindahkan ke Sampah" di bilah pilihan abu-abu.
Semua tugas yang Anda centang adalah tugas kolaborasi milik orang lain. Hanya pemilik tugas yang bisa memindahkannya ke Sampah. Sematkan dan Lepas sematan tetap bisa dipakai.
Perubahan saya tidak tersimpan
Periksa judul, tanggal mulai, dan tenggat. Selama salah satu belum sah, tidak ada yang dikirim ke server.
Kartu kembali ke kolom asal setelah saya seret
Penyimpanan progresnya gagal. Periksa koneksi lalu ulangi; kartu memang sengaja dikembalikan supaya layar tidak menampilkan keadaan yang salah.
Sel yang saya ubah di tabel kembali ke nilai semula
Penyimpanannya gagal, dan pesan kesalahannya tampil di pojok layar. Periksa koneksi lalu ulangi. Tanggal mulai yang dikosongkan, tenggat yang mendahului tanggal mulai, atau judul kosong memang tidak disimpan.
Sebuah kolom tidak bisa diubah dan ada nama orang lain di sampingnya
Orang itu sedang menyunting kolom tersebut. Tunggu sampai penandanya berubah menjadi "Diubah …" — kolomnya terbuka lagi begitu ia berpindah kolom, menutup tugas, atau diam selama satu menit.
Muncul "… sedang menyunting kolom ini" saat saya menekan sebuah kolom
Orang lain lebih dulu mulai menyunting kolom itu pada saat yang hampir bersamaan. Tunggu sebentar lalu coba lagi.
Bilah atas menampilkan "Luring" dan foto orang lain tidak muncul
Sambungan langsung ke server terputus. Perubahan Anda tetap tersimpan otomatis. Periksa koneksi; sambungan dipulihkan sendiri, atau muat ulang halaman bila tetap luring.
Tombol hapus tidak ada pada baris tugas
Tugas itu bukan milik Anda. Kolaborator tidak bisa menghapus tugas orang lain.
Tugas dari undangan tidak muncul di Tabel
Undangan itu belum Anda terima. Buka tampilan "Undangan" lalu tekan "Terima"; setelah itu tugasnya tampil di Tabel dan Kanban.
Bagaimana berhenti dari tugas orang lain?
Buka tugasnya lalu tekan "Keluar" di bilah atas, atau tekan "Keluar" pada barisnya di tampilan "Undangan". Tugasnya sendiri tidak terhapus — hanya akses Anda yang dilepas, dan pemiliknya masih bisa mengundang Anda lagi.
Tombol "Keluar" tidak ada di bilah atas tugas
Tugas itu milik Anda sendiri, jadi tidak ada kolaborasi yang bisa ditinggalkan; yang tampil adalah "Hapus". Pemilik tugas mengeluarkan dirinya hanya dengan menghapus tugasnya.
Bagian Komentar tidak muncul
Undangan kolaborasi tugas itu belum Anda terima. Buka tampilan "Undangan" lalu tekan "Terima". Pembuka tautan berbagi memang tidak melihat komentar.
Ikon tempat sampah tidak ada pada sebuah komentar
Komentar itu ditulis orang lain. Hanya pemilik tugas yang bisa menghapus komentar orang lain.
Mengetik "@" tidak memunculkan daftar nama
Tugas itu belum punya kolaborator yang menerima undangan, atau huruf yang Anda ketik tidak cocok dengan nama siapa pun. Hanya pemilik dan kolaborator yang bisa disebut, dan nama Anda sendiri tidak ditampilkan.
Muncul "Komentar paling banyak 2000 karakter"
Komentar terlalu panjang. Pecah menjadi beberapa komentar, atau tulis rinciannya di Catatan.
Tombol "Bagikan" tidak ada
Tugas itu bukan milik Anda. Hanya pemilik yang bisa membagikan tugas lewat tautan.
Tautan menampilkan "Tautan tidak ditemukan"
Pemilik sudah mencabut tautan itu, atau tugasnya sudah dihapus. Minta tautan baru kepada pemilik tugas.
Tautan meminta saya masuk
Tautan Lihat saja dan Dapat menyunting hanya bisa dibuka setelah masuk. Tekan "Masuk dengan SSO"; setelah masuk Anda dikembalikan ke tugas yang sama.
Tombol "Gabung sebagai kolaborator" tidak muncul
Tautan itu bukan jenis Dapat menyunting, atau Anda sudah menjadi pemilik maupun kolaborator tugasnya — tekan "Buka di Tasklist".
Papan tidak menampilkan penyaring status
Memang tidak ada — kolom papan itu sendiri adalah pembagian statusnya. Penyaring lain tetap berlaku pada kedua tampilan.

Panduan lain di kelompok ini