Kolaborasi & Produktivitas

Chat

Menyetujui ketentuan Chat, mengirim pesan langsung dan membuat grup, menyusun workspace berisi channel publik dan privat, mengelolanya dari menu pegangan, dan menambah anggotanya sekaligus lewat grup kolaborator atau Pilih semua, memformat pesan, menyisipkan emoji dan menyebut anggota, melampirkan berkas serta Dokumen, Page, Database, atau Board, membalas di thread pada panel samping, menyunting dan menghapus pesan, dan membisukan percakapan. Pesan dan lampiran dienkripsi dengan Sandi Data.

± 13 menitPerlu login

Chat adalah tempat mengobrol dengan rekan kerja di dalam portal: pesan langsung berdua, grup beberapa orang, atau workspace untuk satu tim yang berisi channel per topik. Setiap pesan bisa dibalas di thread tersendiri tanpa mengganggu percakapan utamanya. Isi pesan dienkripsi menggunakan Sandi Data dari BSSN sebelum disimpan, dan hanya dibuka untuk anggota percakapan.

  1. 1

    Buka Chat dan setujui ketentuannya

    Pilih Chat di sidebar, tepat di bawah Tasklist. Angka di sampingnya adalah jumlah pesan yang belum Anda baca.

    Sidebar
    Chat

    Saat pertama kali membuka Chat, muncul kotak Sebelum memakai Chat. Bacalah isinya, centang pernyataan di bawahnya, lalu tekan Setujui & Mulai Chat. Tombol Nanti saja mengembalikan Anda ke Dashboard; Chat tidak dapat dipakai sebelum Anda menyetujuinya.

    Sebelum memakai Chat
    Pesan dan lampiran dienkripsi dengan Sandi DataAdmin tidak dapat membaca Chat AndaYang tetap tercatatDisimpan sampai Anda menghapusnyaGunakan untuk keperluan kedinasanSetujui & Mulai Chat

    Apa yang dienkripsi, apa yang tidak

    Teks setiap pesan dienkripsi dengan Sandi Data. Admin portal tidak memiliki fitur untuk membacanya, isi pesan tidak dicatat di Audit Trail, dan notifikasi push hanya menyebut nama pengirim tanpa isi pesannya. Yang tetap tersimpan tanpa enkripsi supaya Chat bisa berjalan: siapa anggota sebuah percakapan, kapan pesan dikirim, serta nama workspace dan channel. Rinciannya ada di halaman Privasi bagian Chat.

  2. 2

    Kirim pesan langsung

    Tekan Pesan Baru , lalu cari rekan kerja dengan nama, NIP, atau alamat email — minimal empat karakter. Tekan namanya untuk membuka percakapan. Bila Anda sudah pernah mengobrol dengannya, percakapan lama yang dibuka, bukan percakapan baru.

    Pesan Baru
    Cari nama, NIP, atau email…

    Ketik pesan di kotak bawah. Enter mengirim, Shift+Enter menambah baris baru (di dalam daftar: butir baru). Satu pesan paling panjang 4.000 karakter. Saat rekan Anda sedang mengetik, tulisan sedang mengetik… muncul di atas kotak pesan.

    Kotak pesan

    Kirim pesan ke Nama Peserta

    • Bilah format di atas kotak pesan: Tebal, Miring, Garis bawah, Coret, Tautan, Daftar bernomor, Daftar berpoin, Kutipan, Kode, dan Blok kode. Pintasan Ctrl+B, Ctrl+I, dan Ctrl+U (⌘ di Mac) juga berlaku. Tombol Aa di bawah menyembunyikan atau menampilkan bilah itu, dan pilihan Anda diingat di browser ini.
    • Emoji membuka petak emoji yang bisa dicari. Anda juga bisa mengetik : diikuti namanya, misalnya :jempol atau :smile.
    • Sebut anggota (atau ketik @) memilih anggota percakapan. Orang yang disebut selalu mendapat notifikasi, juga bila percakapan itu dibisukannya, dan namanya disorot di pesan.

    Untuk merapikan daftar, arahkan kursor ke sebuah pesan langsung lalu tekan Tutup percakapan , atau tekan tombol yang sama di info percakapan (ikon info di kanan atas). Percakapan itu hilang dari daftar Anda saja — pesannya tidak dihapus dan rekan Anda tidak diberi tahu. Ia muncul lagi begitu ada pesan baru, atau saat Anda membuka Pesan Baru dengan orang yang sama; seluruh riwayatnya tetap ada.

  3. 3

    Buat grup

    Untuk mengobrol bertiga atau lebih tanpa workspace, tekan ikon Grup baru di samping judul Pesan Langsung. Pilih paling sedikit dua orang selain Anda (paling banyak 50 orang dalam satu grup). Nama grup boleh dikosongkan — grup tanpa nama memakai nama anggotanya. Akhiri dengan Buat grup.

    Semua anggota grup boleh mengganti namanya dan menambah anggota. Pembuat grup juga boleh mengeluarkan anggota.

  4. 4

    Susun workspace dan channel

    Workspace cocok untuk satu bidang atau satu tim yang mengobrol tentang banyak topik. Tekan Buat Workspace di bagian bawah daftar percakapan, isi Nama workspace, lalu pilih anggotanya. Workspace langsung punya channel #umum yang berisi semua anggota.

    Di bawah kotak pencarian anggota tampil Grup kolaborator Anda. Menekan sebuah grup memilih semua anggotanya sekaligus; yang sudah terpilih dilewati, dan Anda masih bisa membatalkan siapa pun sebelum menekan Buat workspace. Grup yang sama juga tersedia saat menambah anggota di halaman workspace.

    Workspace Baru
    Nama workspaceBidang Persandian
    Anggota (opsional)Cari nama, NIP, atau email…
    Buat workspace

    Untuk menambah channel, tekan + di samping nama workspace, atau Channel baru di halaman workspace. Nama channel ditulis huruf kecil dan spasi menjadi tanda hubung, misalnya #rapat-mingguan. Semua anggota workspace boleh membuat channel.

    • Channel publik terlihat oleh semua anggota workspace. Siapa pun di workspace bisa bergabung dengan menekan Gabung di halaman workspace.
    • Channel privat hanya terlihat oleh anggotanya. Centang Channel privat saat membuatnya.

    Pilih Jelajahi channel & anggota di bawah channel sebuah workspace untuk melihat semua channel dan anggotanya. Pemilik dan admin workspace dapat mengganti nama workspace, menambah atau mengeluarkan anggota; anggota baru otomatis masuk ke #umum. Hanya pemilik yang dapat menjadikan seseorang admin dan menghapus workspace.

    Urutan workspace dan channel di daftar bisa Anda atur sendiri. Arahkan kursor ke nama workspace atau channel, lalu seret pegangan ke atas atau ke bawah (di ponsel, pegangannya selalu tampil di kanan). Dengan keyboard, pilih pegangannya dengan Tab lalu tekan panah atas atau bawah. Channel hanya dipindahkan di dalam workspace-nya sendiri. Urutan itu tersimpan untuk akun Anda dan tidak mengubah daftar anggota lain. Selama kotak Cari percakapan terisi, urutan tidak bisa diubah.

    Tekan pegangan yang sama tanpa menyeretnya (atau Enter saat pegangan dipilih dengan Tab) untuk membuka menu workspace atau channel itu:

    • Buka workspace atau Buka channel — untuk semua anggota.
    • Ganti nama — workspace oleh pemilik dan adminnya; channel oleh admin channel serta pemilik dan admin workspace.
    • Tambah anggota — workspace oleh pemilik dan adminnya; channel oleh semua anggotanya, dari anggota workspace yang belum ada di channel itu.
    • Hapus workspace (hanya pemilik) atau Hapus channel (admin channel serta pemilik dan admin workspace), selalu dengan konfirmasi.

    Hanya pilihan yang boleh Anda lakukan yang tampil. Channel #umum tidak bisa diganti namanya, dihapus, atau ditambah anggota secara terpisah, karena semua anggota workspace sudah ada di dalamnya.

    Saat memilih anggota, tekan Pilih semua di atas daftar untuk memilih semua orang yang cocok dengan pencarian sekaligus — misalnya semua anggota workspace yang belum ada di sebuah channel. Lalu batalkan yang tidak perlu dengan menekan namanya lagi atau tanda silang pada namanya di bawah daftar. Batalkan semua mengosongkan pilihan itu kembali.

    Menghapus workspace atau channel

    Hapus workspace dan Hapus channel menghapus seluruh pesan dan thread di dalamnya untuk semua anggota, secara permanen. Tidak ada Sampah untuk Chat.

  5. 5

    Balas di thread

    Arahkan penunjuk ke sebuah pesan dan tekan Balas di thread (di ponsel tombolnya selalu tampil). Thread terbuka di panel samping: pesan aslinya di atas, balasannya di bawah, dengan kotak pesannya sendiri. Di layar kecil panel thread menutupi percakapan; tanda silang mengembalikan Anda ke percakapan.

    Di bawah pesan yang punya balasan tampil jumlah balasannya, misalnya 3 balasan, beserta waktu balasan terakhir. Titik biru di sampingnya — dan di samping nama percakapan di daftar — berarti ada balasan baru di thread yang Anda ikuti.

    Mengikuti thread

    Pengirim pesan asli dan setiap orang yang membalas otomatis mengikuti thread-nya dan diberi tahu saat ada balasan baru. Tekan Berhenti mengikuti di panel thread bila tidak ingin diberi tahu lagi, atau Ikuti thread untuk mulai mengikutinya.

  6. 6

    Ubah, hapus, dan bisukan

    Pesan Anda sendiri bisa diubah dengan Ubah pesan (tertanda (disunting)) atau dihapus dengan Hapus pesan. Pesan yang dihapus menjadi Pesan ini telah dihapus. bagi semua anggota dan isinya hilang permanen; balasan di thread-nya tetap ada.

    Tekan ikon info di kanan atas percakapan untuk melihat anggotanya, menambah anggota, mengganti nama, menekan Bisukan notifikasi, atau Tinggalkan percakapan. Percakapan yang dibisukan tidak mengirim notifikasi push dan jumlah belum dibacanya tidak ikut dihitung di sidebar. Pesan langsung berdua dan channel #umum tidak dapat ditinggalkan.

  7. 7

    Lampirkan berkas

    Tekan + lalu Unggah berkas, atau tempel (Ctrl+V) dan seret berkas langsung ke kotak pesan. Satu berkas paling besar 25 MB, dan satu pesan membawa paling banyak 10 berkas. Berkas langsung diunggah — tulisan Mengenkripsi & mengunggah… menunjukkan kemajuannya — dan pesan baru bisa dikirim setelah semuanya selesai. Tanda silang pada berkas membatalkannya.

    Di percakapan, gambar (PNG, JPG, GIF, WebP) tampil langsung dan membesar saat ditekan; berkas lain tampil sebagai kartu dengan tombol Unduh .

    Lampiran juga dienkripsi

    Setiap berkas dienkripsi dengan kunci tersendiri sebelum disimpan, dan kunci itu beserta nama berkasnya dilindungi Sandi Data. Hanya anggota percakapan yang dapat membuka atau mengunduhnya. Menghapus pesan ikut menghapus lampirannya secara permanen.

  8. 8

    Lampirkan Dokumen, Page, Database, atau Board

    Tekan + lalu Lampirkan Dokumen, Page, Database, atau Board. Pilih tab jenisnya, cari judulnya, centang yang ingin dilampirkan (paling banyak 5 per pesan), lalu tekan Lampirkan. Yang ditawarkan hanya milik Anda dan yang sudah dibagikan kepada Anda. Menempelkan alamat sebuah Dokumen, Page, Database, atau Board ke dalam pesan juga menampilkan kartunya.

    Judul di kartu hanya tampil bagi anggota yang sudah diberi akses ke kontennya. Anggota lain melihat Belum dibagikan kepada Anda.

    Melampirkan tidak membagikan akses

    Chat tidak memberi akses apa pun. Bila rekan Anda perlu membuka kontennya, bagikan lewat tombol bagikan di Dokumen, Page, Database, atau Board seperti biasa.

Yang perlu disiapkan

  • Akun @jogjaprov.go.id yang sudah masuk ke portal.
  • Persetujuan ketentuan Chat (diminta sekali, saat pertama membuka Chat).
  • Nama, NIP, atau alamat email rekan kerja yang ingin diajak mengobrol.

Kalau bermasalah

Muncul "layanan enkripsi Sandi Data tidak dapat dihubungi".
Pesan hanya disimpan setelah dienkripsi, jadi selama layanan Sandi Data tidak dapat dihubungi pesan belum bisa dikirim atau dibuka. Teks yang Anda ketik tetap di kotak pesan — tekan kirim lagi beberapa saat kemudian.
Lampiran gagal diunggah.
Periksa ukurannya: paling besar 25 MB per berkas. Bila ukurannya sesuai, layanan enkripsi atau penyimpanan mungkin sedang tidak dapat dihubungi — tekan tanda silang pada berkas lalu lampirkan ulang beberapa saat kemudian.
Tombol kirim tidak bisa ditekan.
Kotak pesan masih kosong, atau ada lampiran yang belum selesai diunggah. Tunggu sampai semua berkas tidak lagi bertuliskan "Mengenkripsi & mengunggah…".
Rekan saya tidak membalas atau tidak melihat pesan saya.
Rekan Anda baru bisa membaca pesan setelah ia sendiri membuka Chat dan menyetujui ketentuannya. Pesan Anda tetap tersimpan dan terbaca begitu ia melakukannya.
Saya tidak menerima notifikasi pesan baru.
Notifikasi tidak dikirim selama halaman Chat terbuka dan terlihat, untuk percakapan yang Anda bisukan, dan paling banyak satu kali per 30 detik untuk percakapan yang sama. Pastikan juga notifikasi browser diizinkan — lihat panduan Notifikasi.
Channel yang disebut rekan saya tidak ada di daftar.
Channel publik baru muncul di daftar setelah Anda bergabung: buka "Jelajahi channel & anggota" pada workspace-nya lalu tekan Gabung. Channel privat hanya bisa dimasuki bila anggotanya menambahkan Anda.
Kartu tautan bertuliskan "Belum dibagikan kepada Anda".
Anda belum diberi akses ke Dokumen, Page, Database, atau Board itu. Minta pemiliknya membagikannya kepada Anda.
Avatar rekan saya hanya berisi inisial, bukan foto.
Foto diambil dari SIMPEG. Inisial tampil selama fotonya dimuat, dan tetap tampil bila rekan Anda belum punya foto di SIMPEG atau SIMPEG sedang tidak dapat dihubungi.
Menu workspace atau channel tidak menampilkan "Ganti nama" atau "Hapus".
Pilihan itu hanya untuk pemilik dan admin. Minta pemilik workspace menjadikan Anda admin, atau minta admin melakukannya.
Pesan yang saya hapus bisa dikembalikan?
Tidak. Pesan yang dihapus hilang permanen dari basis data, untuk semua anggota percakapan.

Panduan lain di kelompok ini