Agenda & Notula

Halaman Agenda punya tiga tampilan. Angka di samping "Undangan" adalah jumlah undangan yang ditujukan kepada Anda.

• Kalender — papan bulanan, dimulai hari Senin. Cocok untuk melihat kepadatan satu bulan.
• Tabel — daftar datar dengan pencarian judul, penyaring cakupan dan tag, serta tombol ekspor.
• Undangan — hanya undangan untuk Anda, lengkap dengan tombol jawabannya.

Tekan Agenda Baru di kanan atas, atau tekan tanda tambah pada sebuah tanggal di tampilan Kalender agar tanggalnya langsung terisi. Agenda langsung dibuat dengan judul sementara Agenda tanpa judul dan jendela penyuntingnya terbuka.

Agenda juga bisa dibuat dari surat undangan di menu Email: buka suratnya, tekan Tambahkan ke Agenda, dan agenda baru dibuat dengan subjek surat sebagai judul serta isi surat sebagai deskripsi. Waktunya tetap perlu Anda sesuaikan.

Jendela agenda terbagi menjadi lima tab.

Tab pertama memuat isi agenda itu sendiri:

Bilah format itu memuat: pilihan jenis huruf (Bawaan, Sans, Serif, Mono), judul 1–3, tebal, miring, garis bawah, coret, kode, warna huruf, warna stabilo, "Hapus pemformatan", perataan kiri, tengah, kanan, dan rata kanan kiri, daftar bullet dan bernomor, kutipan, blok kode, garis pemisah, tautan, serta tabel.

Dua pintasan papan ketik menghemat perjalanan ke bilah itu. Ketik / di awal sebuah kata untuk membuka menu blok: Teks, Judul 1–3, daftar bullet dan bernomor, toggle list, kutipan, blok kode, garis pemisah, tabel, tautan, kolom, dan — di permukaan yang memang menerimanya — gambar, berkas, serta sub halaman. Ketik beberapa huruf untuk menyaringnya, pilih dengan panah atas dan bawah, lalu tekan Enter. Esc menutup menunya dan garis miringnya tetap menjadi tulisan biasa.

Ketik : lalu nama sebuah emoji untuk menyisipkannya — :smile, :gear, :check. Namanya bahasa Inggris, sama seperti di aplikasi lain, tetapi kata kunci bahasa Indonesia seperti :kunci atau :peringatan juga menemukannya. Menunya hanya terbuka kalau ada yang cocok, jadi menulis pukul 09:30 tidak memunculkan apa pun.

Gambar dan berkas juga bisa ditempel langsung: salin gambar atau berkas di mana pun, lalu tekan Ctrl+V (Cmd+V di Mac) di dalam catatan. Tangkapan layar tidak perlu disimpan dulu ke komputer hanya untuk dipilih lewat tombol lampiran. Gambar masuk sebagai gambar, dan berkas lain sebagai kartu lampiran.

Tombol Board di bilah alat Catatan — atau ketik /board — menyisipkan board, kanvas gambar bebas untuk diagram, sketsa, atau alur yang dibahas saat rapat. Yang tampil di catatan adalah pratinjau gambarnya; tekan untuk membukanya selayar penuh. Pemilik dan Editor agenda menggambar bersama secara langsung, dan gambarnya tersimpan otomatis. Peserta lain melihat pratinjaunya dan membukanya dalam mode baca, selama sakelar Akses Tamu untuk catatan menyala. Seperti lampiran, board baru bisa dibuat setelah agenda disimpan, dan menghapus bloknya dari catatan ikut menghapus gambarnya — setelah dikonfirmasi. Board tidak ikut tercetak di notula .docx. Panduan Boardmembahas cara menggambarnya.

Blok kode menaruh tulisan di dalam kotak gelap berhuruf monospasi, terpisah dari pemformatan teks biasa. Bilah kecil di atas kotak itu memuat pilihan bahasa — dari Teks biasa sampai YAML, sebagai label isinya — dan tombol Salin yang menyalin seluruh isi kotak ke papan klip. Tiga tanda petik balik di awal baris membuat kotak yang sama tanpa menyentuh bilah alat. Di dalam kotak itu Entermenulis baris baru, jadi keluar darinya lewat panah bawah di baris terakhir — atau, bila kotaknya blok paling bawah, dengan mengklik ruang kosong tepat di bawahnya; keduanya membuka paragraf baru di bawah kotak.

Tombol tabel menyisipkan tabel 3 × 3 berbaris judul. Saat kursor berada di dalam tabel, tombol yang sama menambah dan menghapus baris maupun kolom, menyalakan atau mematikan baris judul, menggabungkan dan memisahkan sel, atau menghapus tabelnya. Lebar kolom diatur dengan menyeret garis pemisahnya.

Ikon gagang di kiri setiap baris tetap seperti sebelumnya: seret untuk memindahkan blok, klik untuk membuka menunya. Menu itu berisi Tambah baris baru (di atas), Tambah baris baru (di bawah), Duplikat, dan Hapus. Hapus membuang blok itu beserta segala yang bersarang di dalamnya: sebuah butir daftar pergi bersama butir tingkat dua, tiga dan seterusnya yang menjorok di bawahnya, dan butir terakhir sebuah daftar membawa daftarnya sekalian — tidak ada bulatan kosong yang tertinggal.

Semua perubahan disimpan otomatis sekitar 1,2 detik setelah Anda berhenti mengetik — tidak ada tombol simpan. Status penyimpanan tertulis di kaki jendela.

Masih di tab Agenda, blok Lampiran menerima berkas rapat. Gambar yang Anda sisipkan ke dalam catatan juga disimpan sebagai lampiran, bukan ditanam ke dalam teks — jadi berkasnya tetap terlindung di balik daftar peserta. Satu berkas paling besar 100 MB, dan kemajuan unggahannya tampil dalam persen di panel pekerjaan latar belakang di kiri bawah.

Setiap lampiran juga tercatat di menu Drive milik pembuat agenda. Lampiran yang dihapus dari agenda pindah ke Sampah berkas di Drive, dan bisa dipulihkan dari sana kembali ke agendanya.

Tambah lampiran dan tombol gambar serta lampiran di catatan bertanya lebih dulu: Unggah dari perangkat atau Pilih dari Drive. Yang kedua membuka Drive Anda — termasuk folder bersama dan Dibagikan kepada Saya — dengan pencarian di semua folder. Berkas dari Drive tidak disalin: agenda ini hanya merujuk berkas yang sama, jadi bahan rapat yang sudah ada di sebuah Page bisa dilampirkan tanpa diunggah ulang. Peserta yang boleh melihat lampiran agenda bisa membukanya dari agenda ini. Menghapusnya dari agenda hanya melepasnya dari sini; berkasnya tetap di Drive dan di tempat lain.

Menekan nama sebuah lampiran membuka pratinjaunya — gambar, PDF, video, audio, teks, dokumen Word, dan spreadsheet tampil langsung di layar, dengan tombol Unduh dan tanda panah ke lampiran berikutnya; format lain langsung diunduh. Peserta yang boleh melihat lampiran juga bisa membuka pratinjaunya.

Tab kedua memuat hal-hal yang mengatur agenda, bukan menjelaskan isinya:

• Tag — chip berwarna untuk mengelompokkan agenda. Tag baru dibuat langsung di blok ini dan bisa dipakai ulang di Tasklist.
• Pengingat — agenda baru sudah membawa pengingat 15 menit sebelum. Pilihan lainnya 5 menit, 30 menit, 1 jam, atau 1 hari sebelum; bisa juga Tanpa pengingat bila agenda itu memang tidak perlu diingatkan.
• Akses Tamu — dua sakelar terpisah: bolehkah tamu melihat catatan, dan bolehkah tamu melihat lampiran.
• Pendaftaran Peserta — sakelar Terima peserta baru lewat tautan. Matikan untuk menutup agenda sehingga tidak ada lagi yang bisa bergabung lewat tautan; nyalakan untuk membukanya kembali. Tanpa diubah, pendaftaran tertutup sendiri setelah hari pelaksanaan lewat. Sakelar ini tersimpan langsung, hanya bisa diubah pembuat agenda dan Editor, dan baru muncul setelah agenda disimpan.
• Data Notula — nomor surat undangan, ketua, sekretaris, pencatat, jabatan pimpinan rapat, penandatangan, dan daftar acara.

Tekan Undang di kepala jendela, atau buka tab Peserta dan pakai tombol di bawah daftarnya. Kolom pencarian menerima nama, NIP, atau alamat email — ketik salah satunya, minimal empat karakter, lalu pilih orangnya. Bentuk yang Anda ketik dikenali sendiri; saat yang dibaca NIP atau email, keterangannya muncul di bawah kolom. Nama boleh ditulis tanpa singkatan dan tanda bacanya, dan urutan katanya bebas: bayu anggara tetap menemukan nama yang tertulis FX. Bayu Anggara. Hasil pencarian mencakup semua akun yang terdaftar di sebuah instansi, termasuk akun tanpa NIP seperti email dinas atau bidang. Setiap pilihan diberi peran sebelum dikirim.

Untuk mengundang satu tim sekaligus, tekan grupnya pada bagian Grup kolaborator di bawah kolom pencarian: setiap anggotanya yang belum diundang masuk ke daftar Akan diundang sebagai Tamu, dan perannya masih bisa diubah sebelum dikirim. Cara membuat grup ada di panduan Grup Kolaborator.

Ada dua peran. Tamu hanya membaca; Editor boleh mengubah agenda dan mengundang orang lain. Hanya pemilik agenda yang boleh memberikan peran Editor.

Pemilik agenda juga bisa mengeluarkan peserta langsung dari tabel pada tab Peserta: tekan tombol tempat sampah ("Hapus peserta") di ujung barisnya, lalu konfirmasi. Pilihan yang belum dikirim langsung hilang tanpa konfirmasi. Peserta yang dikeluarkan bisa ditambahkan kembali dengan mengundangnya ulang.

Pada tampilan Undangan, setiap baris membawa tiga tombol jawaban. Statusnya juga terlihat pada chip di tab Peserta agenda tersebut. Undangan diurutkan menurut waktu agenda, yang terbaru di atas.

Jawaban tetap bisa diberikan pada agenda yang harinya sudah lewat — jawaban itulah catatan siapa yang hadir, dan "Hadir" yang terlambat pun tetap layak dicatat.

Undangan berstatus Menunggu atau Ditolak membawa tombol tempat sampah ("Hapus undangan") di ujung barisnya. Menghapusnya mengeluarkan Anda dari daftar peserta agenda itu, sehingga agendanya juga hilang dari kalender dan tabel Anda.

Tombol Bagikan di kepala jendela menyalin tautan halaman detail agenda. Tautan itu terbuka tanpa login, sehingga bisa ditempel ke grup chat. Penyimpanan otomatis yang tertunda dikirim lebih dulu, jadi penerima tidak membuka versi yang lebih lama dari layar Anda.

Penerima yang belum masuk melihat tombol Masuk dengan SSO: daftar hadir diisi dengan akun SSO @jogjaprov.go.id, sehingga nama yang tercatat — dan yang nanti dicetak di notula serta sertifikat — adalah nama pemilik akun itu. Penerima yang sudah masuk tetapi belum diundang melihat tombol Bergabung sebagai peserta — hanya akun ber-NIP yang bisa memakainya.

Tombol itu mati, dengan keterangan "Agenda ini sudah ditutup dan tidak lagi menerima peserta baru", bila pendaftaran sudah ditutup: otomatis setelah hari pelaksanaan lewat, atau kapan saja pembuat agenda atau Editor mematikan sakelar Terima peserta baru lewat tautan. Sakelar yang sama juga tampil bagi mereka di halaman tautan ini, di bawah kotak judul. Undangan yang sudah dikirim tetap bisa dijawab meski pendaftaran ditutup.

Sebelum bergabung, jendela konfirmasi menampilkan nama, email, dan NIP akun yang sedang masuk. Periksa bahwa itu akun Anda sendiri, lalu pilih Ya, Bergabung. Bila yang tampil akun orang lain — misalnya di komputer bersama — pilih Ganti akun untuk keluar, lalu masuk lagi dengan akun Anda.

Halaman yang dibuka dari tautan agenda menampilkan foto setiap orang yang sedang membuka agenda yang sama di kanan kotak judulnya, dengan foto Anda sendiri paling kanan. Orang tanpa foto ditampilkan dengan inisial namanya, dan lebih dari empat orang diringkas menjadi "+N". Deretan ini hanya tampil bila Anda sudah masuk.

Pemilik dan editor langsung menyunting agenda di halaman itu, tanpa membuka jendela agenda: judul, tag, waktu mulai dan selesai, lokasi, Data Notula, deskripsi, catatan, lampiran, serta daftar peserta pada tab Peserta. Apa yang diketik editor lain tampil langsung di layar Anda. Selama seseorang menyunting sebuah kolom, kolom itu dikunci untuk yang lain dan diberi warna orang itu beserta penanda … sedang menyunting; setelah ia berpindah kolom, penandanya berganti Diubah … selama beberapa detik.

• Setiap isian Data Notula dikunci sendiri-sendiri, jadi dua editor bisa mengisi ketua dan sekretaris bersamaan.
• Deskripsi dan Catatan masing-masing dikunci sebagai satu kesatuan: selama seseorang menyuntingnya, yang lain hanya bisa membaca sambil melihat perubahannya.
• Lampiran, daftar peserta, dan jawaban undangan ikut diperbarui begitu orang lain menyimpannya.
• Jendela agenda di halaman Agenda bekerja dengan cara yang sama dan tersambung ke halaman detail: foto yang sedang membuka tampil di kepala jendela, dan editor di jendela serta di halaman detail saling melihat ketikan dan kunci kolom masing-masing — termasuk pengingat dan sakelar Akses Tamu di tab Pengaturan.
• Tamu dan pembaca lain tidak bisa menyunting. Mereka melihat perubahan setelah tersimpan otomatis, dan catatan maupun lampiran tetap mengikuti sakelar Akses Tamu.

Ikon dokumen di kepala jendela mengunduh notula dalam format .docx, lengkap dengan kop instansi pembuat agenda. Isi catatan rapat menjadi bagian kegiatan, dan kolom Data Notula pada tab Pengaturan mengisi ketua, sekretaris, pencatat, serta penandatangannya.

Tombol Unduh daftar peserta pada tab Peserta menghasilkan berkas .xlsx berisi kolom No, Nama, dan Instansi — cukup untuk ditempel ke laporan kehadiran.

Di tampilan Tabel, tombol Ekspor Excel mengunduh daftar agenda. Sebuah jendela menanyakan periodenya lebih dulu: Tahun ini, Tahun lalu, atau Semua data. Periode ini mempersempit di atas penyaring yang sedang aktif, dan yang diekspor adalah seluruh daftar hasil penyaringan, bukan sepuluh baris di layar.

Tab Statistik membaca daftar hadir sebagai bentuk, bukan daftar: satu batang per instansi, diurutkan dari yang terbanyak, ditambah lini masa waktu bergabung. Seluruh tab ini bisa dicetak menjadi PDF lewat tombol di dalamnya.

Pemilik dan Editor berdiskusi lewat komentar di dua tempat: tab Komentar pada jendela agenda, dan bagian Komentar di bawah isi halaman detail agenda. Tulis pada kotak Tulis komentar…, lalu tekan Enter atau tombol kirim; Shift+Enter menambah baris baru. Komentar terbaru selalu berada paling bawah.

Bila komentarnya lebih dari dua, yang di antaranya diringkas menjadi baris … komentar lainnya; tekan baris itu untuk membuka semuanya, dan Ringkas untuk melipatnya kembali. Setiap komentar baru dikirim sebagai notifikasi — di ikon lonceng, push notification, dan email — kepada pemilik dan semua Editor, kecuali penulisnya. Tombol Lihat Agenda langsung membuka halaman detail agenda di bagian Komentar.

Pemilik bisa menghapus semua komentar; Editor hanya bisa menghapus komentarnya sendiri lewat ikon tempat sampah yang muncul saat kursor berada di atas komentar.

Ketik @ di kotak komentar atau di Catatan, lalu beberapa huruf nama, untuk menyebut pemilik atau Editor agenda — peserta ber-peran Tamu tidak ada di daftar. Pilih dengan klik, atau dengan panah atas/bawah lalu Enter; Esc menutup daftar. Orang yang disebut menerima notifikasi … menyebut Anda di komentar agenda: … atau Anda disebut di catatan agenda: …. Sebutan di Catatan hanya dikirim sekali, saat nama itu pertama kali ditambahkan.

Di dalam Catatan, daftar yang sama diawali tiga tanggal: Hari ini, Kemarin, dan Besok, masing-masing dengan tanggal yang dimaksudnya. Memilih salah satunya menuliskan tanggal itu sebagai satu keping utuh, dan tanggalnya tetap tanggal yang Anda maksud saat menulis. Kata @today, @kemarin, dan @besok sama-sama dikenali.

Tombol Hapus di kaki jendela agenda memindahkannya ke Sampah — tidak langsung menghilangkannya. Jendela konfirmasi berjudul Pindahkan agenda ke Sampah, dan setelah Anda menekan Pindahkan ke Sampah, agenda itu hilang dari kalender, tabel, dan daftar undangan semua orang yang diundang, beserta daftar peserta, lampiran, catatan rapat, dan pengingatnya.

Tautan Sampah di bilah atas halaman Agenda — juga entri Sampah di menu samping — membuka tempatnya. Dari sana agenda bisa dibaca sekali lagi, dipulihkan utuh, atau dihapus untuk selamanya. Panduan Sampah menjelaskan seluruh alurnya.

Tombol Google Calendar di bilah atas halaman Agenda membuka jendela penghubung. Tekan Hubungkan Google Calendar, pilih akun Google Anda, lalu setujui izin mengelola acara kalender. Anda dikembalikan ke halaman Agenda dan agenda Anda mulai disalin dalam beberapa saat.

Yang disalin ke kalender utama Google Anda adalah agenda yang Anda buat serta undangan yang Anda jawab Hadir atau Tentatif, mulai dari 30 hari terakhir. Setelah itu salinannya mengikuti agenda: waktu, lokasi, deskripsi, dan pengingat yang berubah ikut diperbarui, sedangkan agenda yang dipindahkan ke Sampah atau undangan yang Anda tolak hilang dari Google Calendar — dan kembali bila agendanya dipulihkan.

Sinkronkan ulang menyalin kembali seluruh agenda Anda, misalnya bila ada acara yang tidak sengaja Anda hapus di Google Calendar. Putuskan menghapus semua acara yang disalin portal dari Google Calendar Anda dan mencabut akses portal ke akun Google tersebut.

Bila ada orang yang selalu ikut di setiap rapat Anda — misalnya sekretaris atau staf pendamping — masukkan mereka sekali saja. Tombol Undangan Otomatis di bilah atas halaman Agenda membuka daftarnya. Cari orangnya lewat kolom Tambah orang dengan nama, NIP, atau alamat email, atau tekan sebuah grup pada bagian Grup kolaborator untuk memasukkan semua anggotanya. Tentukan peran masing-masing — Tamu atau Editor — lalu tekan Simpan.

Sejak itu, setiap kali Anda menekan Agenda Baru atau tombol + pada kalender, orang-orang di daftar ini langsung tercatat di tab Peserta dengan status Diterima dan peran yang Anda pilih. Mereka tidak perlu menjawab undangan; mereka hanya menerima notifikasi bahwa mereka ditambahkan, dan agendanya langsung muncul di kalender mereka.