Akun & Keamanan
Privasi & Ketentuan
Data apa yang dikumpulkan portal, ke mana data itu dapat mengalir, hak apa yang Anda punya, dan aturan penggunaan portal.
Portal punya dua dokumen resmi: Pemberitahuan Privasi dan Syarat dan Ketentuan Penggunaan. Panduan ini merangkum isinya supaya Anda tahu bagian mana yang perlu dibaca, tetapi yang mengikat tetap teks pada halaman aslinya.
- 1
Buka halaman Privasi dan Ketentuan
Menu Privasi dan Ketentuan berada di bagian bawah sidebar, di bawah Feedback Layanan. Di halaman depan, tautannya ada di kaki halaman: Kebijakan Privasi dan Syarat & Ketentuan. Kedua halaman terbuka tanpa login, jadi tautannya bisa dibagikan, dan masing-masing punya tautan ke dokumen yang lain di bagian atas.
Kotak Daftar Isi di bawah judul membawa Anda langsung ke bagian yang dicari. Tanggal Terakhir diperbarui menunjukkan kapan isinya terakhir diubah.
- 2
Periksa data apa yang dikumpulkan
Bagian 2 Pemberitahuan Privasi merinci kelompok data, di antaranya:
- Identitas pengguna — nama, NIP, NIK, nomor handphone, email @jogjaprov.go.id, serta nama bergelar, jabatan, instansi, dan foto dari SIMPEG.
- Konten kerja — agenda, tugas, page, database, board, dokumen, spreadsheet, slide, dan komentar yang Anda buat.
- Sertifikat dan tanda tangan elektronik — passphrase tidak pernah disimpan.
- Data perangkat — data teknis dari agent pemantauan, dirinci di bagian 7.
- Integrasi yang Anda aktifkan — misalnya akun Google bila Anda menghubungkan Google Calendar.
- Log aktivitas — jejak yang muncul pada Audit Trail.
- 3
Lihat layanan pihak ketiga
Bagian 4 mendaftar layanan di luar portal yang ikut menerima data — misalnya WhatsApp dan Telegram untuk kode OTP, SIMPEG, layanan tanda tangan elektronik, dan layanan Google — beserta data apa saja yang diterima masing-masing.
Bagian 5 khusus membahas sinkronisasi Google Calendar: fitur ini mati sampai Anda sendiri menghubungkannya, apa yang dikirim ke Google, apa yang tidak pernah dikirim, dan apa yang terjadi saat Anda menekan Putuskan.
- 4
Pahami perlindungan yang diterapkan
Bagian 6 menjelaskan bahwa data pribadi seperti email, NIP, NIK, dan token akun Google dienkripsi di basis data. Enkripsinya memakai layanan SandiData dari BSSN, bukan mekanisme buatan sendiri.
Pemantauan perangkat (EDR)
Bagian 7 menjelaskan cakupan agent Endpoint Monitoring: data apa yang dilaporkan dari perangkat Anda, apa yang tidak pernah dikumpulkan, dan untuk keperluan apa. Bacalah bagian ini sebelum memasang agent.
Bagian 8 membahas konten yang Anda bagikan lewat undangan dan tautan — termasuk bahwa page dengan tautan publik dapat muncul di mesin pencari — dan bagian 9 membahas Sampah serta berapa lama data disimpan.
- 5
Ketahui hak Anda
Bagian 11 menyebutkan hak Anda atas data yang tersimpan, termasuk menghapus konten, mencabut tautan berbagi, dan memutus Google Calendar. Bagian 12 memuat dasar hukumnya, dan bagian 13 memuat kontak yang bisa Anda hubungi bila ingin menggunakan hak tersebut.
- 6
Baca Syarat dan Ketentuan Penggunaan
Halaman Syarat dan Ketentuan Penggunaan mengatur kewajiban Anda sebagai pengguna: menjaga password, OTP, dan 2FA; penggunaan yang diperbolehkan dan yang dilarang; tanggung jawab atas konten dan tautan berbagi; tanda tangan elektronik; pemantauan perangkat; dan integrasi pihak ketiga.
Menggunakan portal berarti menyetujui ketentuan
Dengan masuk ke portal, Anda dianggap menyetujui Syarat dan Ketentuan beserta Pemberitahuan Privasi. Pelanggaran dapat berujung pada pembatasan atau penangguhan akses, sebagaimana diatur di bagian 11 halaman Ketentuan.
Pertanyaan yang sering muncul
- Apakah password saya ikut disimpan portal ini?
- Tidak. Autentikasi ditangani SSO Pemda DIY. Portal juga tidak menyimpan password yang Anda uji pada alat Check Breached Password, maupun passphrase tanda tangan elektronik.
- Apakah agent monitoring membaca isi berkas saya?
- Tidak. Yang dilaporkan adalah kondisi keamanan perangkat — identitas perangkat, jaringan, aplikasi terpasang, proses, konfigurasi keamanan, dan log keamanan. Rincian lengkapnya ada pada bagian 7 halaman Privasi.
- Apakah catatan rapat saya ikut terkirim ke Google bila saya menghubungkan Google Calendar?
- Tidak. Yang dikirim hanya judul, waktu, lokasi, deskripsi, pengingat, dan tautan agenda. Catatan rapat, lampiran, dan daftar peserta tetap di portal. Lihat bagian 5 halaman Privasi.
- Saya keberatan atas pengumpulan data tertentu
- Gunakan kontak pada bagian 13 halaman Privasi, atau menu Hubungi Kami di sidebar, dengan menyebutkan data mana yang Anda maksud.