Kolaborasi & Produktivitas

Flow

Meminta rekan meninjau pekerjaan Anda secara berjenjang, sebagai Tinjauan yang bisa ikut disunting peninjau atau Persetujuan yang mengunci: mengumpulkan Page, Dokumen, Database, dan Board dalam satu Flow dengan deskripsinya, menyusun rantai peninjau lintas instansi, mengajukannya, menyetujui, meneruskan ke peninjau tambahan, meminta revisi, atau menolak, mengenali komponen yang sedang ditinjau atau sudah final di daftarnya, melanjutkan pekerjaan dari versi final lewat "Duplikat sebagai draf baru", serta mengarsipkan Flow yang dibatalkan.

± 12 menitPerlu login

Flow adalah cara meminta rekan kerja meninjau pekerjaan Anda secara berjenjang. Satu Flow punya satu deskripsi dan berisi satu atau lebih komponen — Page, Dokumen, Database, atau Board — yang dikirim bersama kepada rantai peninjau: tahap pertama meninjau lebih dulu, lalu tahap kedua, dan seterusnya. Ada dua mode: Tinjauan untuk meminta masukan — komponennya tetap bisa disunting, peninjau pun ikut menyunting — dan Persetujuan untuk pengesahan resmi — komponennya terkunci selama ditinjau, dan yang disetujui semua tahap menjadi versi final yang tidak bisa diubah lagi.

  1. 1

    Buka menu Flow

    Entri Flow di menu samping, di bawah Board, membuka daftarnya. Alamatnya /flow. Daftarnya dibagi empat tab, 10 Flow per halaman, dan kolom pencarian mencari judul maupun deskripsi:

    Flow
    • Perlu saya tinjau — Flow yang sedang menunggu keputusan Anda (bertanda Giliran Anda), lalu Flow lain yang Anda ikut meninjau.
    • Saya ajukan — Flow Anda yang masih berjalan: draf, sedang ditinjau, atau perlu revisi.
    • Selesai — Flow yang sudah final, ditolak, atau dibatalkan.
    • Arsip — Flow dibatalkan yang Anda arsipkan.
  2. 2

    Buat Flow

    Ada dua jalan, hasilnya sama — sebuah Flow berstatus draf:

    • Tekan Buat Flow di /flow, beri judul, lalu tekan Buat Flow.
    • Dari sebuah Page, Dokumen, Database, atau Board, tekan tombol Flow di bilah atasnya — atau ikon Flow pada barisnya di daftar Dokumen, Database, dan Board. Pilih Flow baru, atau tambahkan ke salah satu Flow Anda yang masih draf atau perlu revisi. Beberapa baris yang dicentang di daftar bisa ditambahkan sekaligus lewat Tambahkan ke Flow.
    Tambahkan ke Flow

    Tambahkan ke Flow

    Dokumen "Laporan kegiatan"

    Flow baruDeskripsi dan peninjaunya diatur di halaman Flow sesudah ini.
    Judul FlowReview Laporan kegiatan

    Tombol itu hanya muncul bila Anda boleh menyunting komponennya dan komponen itu belum ada di Flow lain.

  3. 3

    Isi deskripsi, komponen, dan rantai peninjau

    Di halaman Flow, selama masih draf:

    • Deskripsi — konteks untuk para peninjau: latar belakang, tujuan yang ingin dicapai, ruang lingkup, atau hal yang perlu diperhatikan. Para peninjau menilai komponennya berdasarkan deskripsi ini. Wajib diisi sebelum mengajukan, paling panjang 2.000 karakter.
    • Komponen — tekan Tambah komponen, cari judulnya, centang, lalu Tambahkan. Yang tampil hanya yang Anda buat atau boleh Anda sunting. Paling banyak 50 komponen.
    • Rantai peninjau — cari nama, NIP, atau email; setiap orang yang dipilih menjadi satu tahap. Urutannya bisa diubah dengan panah naik dan turun. Siapa pun di portal boleh menjadi peninjau, lintas instansi, kecuali Anda sendiri. Paling banyak 10 tahap.
    Halaman Flow — draf

    Deskripsi

    Laporan kegiatan perlu diperiksa sebelum ditandatangani Kepala Dinas. Mohon cek kelengkapan data dan lampiran.

    Komponen (2)

    Laporan kegiatanDokumenRekap anggaranDatabase

    Rantai peninjau (2)

    1 · Nama PeninjauNama Instansi2 · Nama Penanda TanganNama Instansi

    Perubahan judul, deskripsi, dan peninjau disimpan dengan Simpan; Ajukan menyimpannya sekalian.

  4. 4

    Pilih mode: Tinjauan atau Persetujuan

    Mode dipilih saat Flow dibuat — di kotak Tambahkan ke Flow / Buat Flow, atau di kartu Mode halaman Flow selama masih draf. Bawaannya Tinjauan. Setelah Flow diajukan, modenya tidak bisa diganti.

    TinjauanPersetujuan
    UntukMeminta masukan atas pekerjaan yang masih berjalanPengesahan resmi
    Selama ditinjauKomponen tetap bisa disunting; peninjau ikut menyuntingKomponen terkunci bagi siapa pun
    Setelah tahap terakhirSelesai ditinjau — tetap bisa disuntingFinal — tidak bisa diubah lagi

    Karena Tinjauan tidak mengunci, komponen yang diubah setelah seorang peninjau memutuskan ditandai Diubah setelah ditinjau oleh … di halaman Flow, supaya peninjau berikutnya tahu ada yang berubah.

  5. 5

    Ajukan

    Tekan Ajukan. Tombolnya baru aktif setelah deskripsi terisi, ada minimal satu komponen, dan ada minimal satu peninjau. Peninjau tahap pertama menerima notifikasi dengan tombol Buka Flow.

    Ajukan

    Persetujuan: komponen terkunci sejak diajukan

    Pada mode Persetujuan, begitu diajukan, tidak seorang pun — termasuk Anda — bisa mengubah, memindahkan, atau membuang komponennya ke Sampah sampai peninjauannya selesai. Editor yang sedang terbuka di layar siapa pun langsung berubah menjadi hanya baca. Sebuah Page ikut mengunci seluruh sub halamannya, serta tabel dan board di dalamnya. Pada mode Tinjauan tidak ada yang dikunci.
  6. 6

    Meninjau, bila giliran Anda

    Buka Flow dari tab Perlu saya tinjau atau dari notifikasinya. Buka setiap komponen, nilai berdasarkan deskripsinya, lalu tulis catatan bila perlu dan pilih salah satu:

    TombolYang terjadi
    SetujuiTahap berikutnya mulai. Di tahap terakhir, Flow menjadi final.
    TeruskanMenyetujui, lalu menambah satu peninjau tepat sesudah Anda — misalnya atasan yang perlu ikut melihat.
    Minta revisiKembali ke pembuatnya, kunci dilepas. Catatan wajib diisi.
    TolakFlow selesai tanpa persetujuan, kunci dilepas. Catatan wajib diisi.

    Pada Persetujuan, komponennya terkunci selama Anda meninjau — yang Anda baca persis yang diajukan. Pada Tinjauan, Anda dan peninjau lain di putaran itu dapat ikut menyunting komponennya langsung, tanpa perlu dijadikan kolaborator; hak itu berakhir ketika peninjauannya selesai.

  7. 7

    Revisi dan ajukan ulang

    Bila peninjau meminta revisi, Flow berstatus Perlu revisi dan komponennya kembali bisa disunting. Perbaiki, ubah komponen atau peninjau bila perlu, tulis apa yang Anda perbaiki di Catatan revisi (tidak wajib), lalu tekan Ajukan ulang. Catatannya ikut dikirim di notifikasi, tampil di riwayat, dan muncul di panel keputusan setiap peninjau putaran itu. Peninjauan dimulai lagi dari tahap pertama, supaya setiap persetujuan berlaku atas isi yang terakhir. Tahap-tahap pengajuan sebelumnya tetap bisa dibaca di halaman Flow.

  8. 8

    Selesai: Selesai ditinjau atau versi final

    Pada Tinjauan, setelah tahap terakhir menyetujui Flow berstatus Selesai ditinjau. Tidak ada yang dikunci — komponennya tetap bisa disunting seperti biasa, dan spanduknya menyebut "Sudah ditinjau lewat Flow … pada …".

    Pada Persetujuan, setelah tahap terakhir menyetujui Flow berstatus Final. Komponennya menjadi versi final dan tidak bisa diubah lagi selamanya — di halamannya muncul spanduk "Disetujui pada … — versi final".

    Spanduk komponen final
    Disetujui pada 8 Oktober 2026 — versi final lewat Flow "Review Laporan kegiatan".Tidak dapat diubah lagi.Duplikat sebagai draf baru

    Untuk melanjutkan pekerjaan, tekan Duplikat sebagai draf baru. Salinannya milik Anda, bebas disunting, dan bisa diajukan di Flow baru; di halamannya ada tautan "Draf dari versi final" ke aslinya. Salinan Page masuk ke beranda Page Anda, salinan Database dan Board berdiri sendiri.

  9. 9

    Mengenali komponen Flow di daftar

    Di Drive, Dokumen, Database, dan Board yang ikut Flow tetap di tempatnya bersama yang lain, ditandai lencana di kolom Jenis:

    Dalam tinjauanDitinjauPerlu revisiDraf FlowFinal · Disetujui 8 Okt 2026Sudah ditinjau 8 Okt 2026

    Dalam tinjauan dan Sudah ditinjau berasal dari mode Tinjauan; Ditinjau dan Final dari mode Persetujuan.

    Saringan Semua Flow / Biasa / Dalam Flow / Final / Sudah ditinjau di atas daftar menampilkan satu keadaan saja.

Membatalkan, menghapus, dan mengarsipkan

Pembuat Flow bisa menekan Batalkan Flow selama belum final; kuncinya dilepas dan peninjau yang sedang mendapat giliran diberi tahu. Draf yang belum pernah diajukan bisa dihapus dengan Hapus draf — komponennya tidak ikut terhapus. Flow yang sudah pernah diajukan tidak bisa dihapus, karena ia catatan siapa menyetujui apa.

Flow yang dibatalkan bisa dirapikan dari tab Selesai dengan Arsipkan — ikon arsip pada kartunya, atau tombol di halaman Flow. Arsip hanya berlaku untuk daftar Anda sendiri: pembuat dan peninjau lain tetap melihatnya, dan tidak ada yang terhapus. Buka tab Arsip lalu tekan Keluarkan dari arsip untuk mengembalikannya. Flow yang final atau ditolak tidak bisa diarsipkan.

Satu komponen, satu Flow

Sebuah komponen hanya bisa ada di satu Flow yang masih berjalan. Komponen yang sudah final tidak bisa diajukan lagi — salinannya bisa.

Kalau bermasalah

"Sedang ditinjau lewat Flow … dan tidak dapat diubah sampai peninjauannya selesai."
Komponen itu, atau Page induknya, sedang ditinjau. Tunggu keputusan peninjau, atau minta pembuat Flow membatalkannya bila memang perlu diubah sekarang.
"Sudah final lewat Flow … dan tidak dapat diubah lagi."
Komponen itu sudah disetujui dan menjadi versi final. Tekan "Duplikat sebagai draf baru" di spanduknya, lalu lanjutkan di salinannya.
Tombol "Ajukan" tidak bisa ditekan.
Teks di sampingnya menyebut yang kurang: isi deskripsi, tambahkan komponen, atau pilih peninjau.
Komponen saya tampil abu-abu di "Tambah komponen".
Keterangannya menyebut alasannya: sudah ada di Flow ini, sedang di Flow lain, atau sudah final lewat Flow lain. Sub halaman dari Page yang sedang di Flow lain juga tidak bisa dipilih.
"Anda tidak dapat meninjau Flow Anda sendiri."
Pembuat Flow tidak bisa menjadi salah satu tahap peninjaunya. Pilih rekan lain.
Tombol "Arsipkan" tidak ada.
Hanya Flow yang dibatalkan yang bisa diarsipkan. Flow final dan yang ditolak tetap di tab "Selesai".
Saya peninjau, tetapi tidak bisa membuka Flow sebelum diajukan.
Benar — draf hanya terlihat oleh pembuatnya. Anda bisa membukanya sejak Flow diajukan, dan sesudah itu Anda tetap bisa membaca komponennya, hanya baca.

Panduan lain di kelompok ini