Dokumen

Dokumen tidak punya menu sendiri lagi: semua dokumen ada di Drive, di grup Produktivitas pada menu samping. Alamat lama /dokumen otomatis membuka Drive yang sudah disaring ke Dokumen, Spreadsheet & Slide.

Drive memuat setiap dokumen yang Anda buat, ditambah dokumen milik orang lain yang dibagikan kepada Anda — yang terakhir itu juga terkumpul di tab Dibagikan kepada Saya. Kolom Jenis menyebut Dokumen, Spreadsheet, atau Slide; ikon orang di sampingnya menandai dokumen milik Anda yang sudah dibagikan, dan lencana Flow tampil bila dokumen itu ikut Flow. Kolom Pemilik menyebut pembuatnya.

Kotak Cari di seluruh Drive… membaca judul dan potongan isi dokumen. Tombol Saring → Jenis menyaring ke Dokumen, Spreadsheet & Slide, atau ke salah satunya saja. Panduan Drive menjelaskan folder, sematan, dan pilihan lain di daftar itu.

Dari halaman mana pun, dokumen juga bisa dicari lewat pencarian menyeluruh di bar atas (Ctrl+K, di Mac Cmd+K) — kelompok Dokumen membaca judul, isi awal, dan nama pembuat. Panah kembali di pojok kiri atas editor membawa Anda ke tempat di Drive dari mana dokumen itu dibuka.

Selain dokumen bergaya Word, ada Spreadsheet — tabel bergaya Excel, ditandai ikon lembar kerja hijau — dan Slide — presentasi bergaya Google Slide, ditandai ikon layar presentasi jingga. Cara membuat dan menyunting keduanya dijelaskan di panduan Spreadsheet dan Slide; langkah di bawah ini untuk dokumen bergaya Word.

Di Drive, tekan Baru lalu Dokumen baru. Dokumennya langsung terbuka, siap diketik, dan tersimpan di folder Drive yang sedang Anda buka. Ganti Dokumen tanpa judul di bilah atas dengan judul Anda — judulnya tersimpan saat Anda menekan Enter atau berpindah ke tempat lain.

Sudah punya berkasnya di Word? Di menu Baru, pilih Impor Word, Excel, atau PowerPoint, lalu pilih berkas .docx (paling besar 20 MB). Tombol yang sama menerima berkas Excel (.xlsx) dan .csv, yang dibuka sebagai Spreadsheet, serta berkas PowerPoint (.pptx), yang dibuka sebagai Slide. Portal membaca berkas itu, membuat dokumen baru bernama sesuai nama berkasnya, lalu membukanya berisi teks, huruf, perataan, spasi, indentasi, judul (termasuk nomornya, seperti BAB I), daftar bernomor dan berpoin, tabel, gambar, tautan, page break, header, footer, serta ukuran kertas, orientasi, dan margin dari berkas tersebut. Gambar yang diletakkan di depan atau di belakang teks, kotak teks, dan bentuk persegi panjang, persegi panjang sudut bulat, serta elips ikut masuk dengan posisi, ukuran, rotasi, dan urutan tumpukannya — sampul yang disusun dari beberapa gambar bertumpuk tampil seperti di Word. Berkas asli di komputer Anda tidak berubah.

Kursor bisa ditaruh di mana saja pada kertas, seperti di Word: klik di samping baris menaruhnya di baris itu, klik di margin atas atau bawah sebuah halaman menaruhnya di baris pertama atau terakhir halaman itu, klik pada tanda Page Break menaruhnya di akhir baris sebelum tanda itu, dan klik di bagian kosong di bawah tanda Page Break menambahkan baris kosong sebelum tanda itu sampai ke titik yang diklik, sehingga sisa halaman itu tetap bisa diketiki. Klik di bawah teks menaruh kursor di akhir dokumen — juga setelah tabel, gambar, atau page break. Klik dua kali di area kosong di bawah teks untuk langsung mulai mengetik di titik itu; baris kosong ditambahkan sampai ke sana, rata kiri, tengah, atau kanan sesuai sepertiga lebar kertas yang Anda klik.

Tidak ada tombol simpan. Setiap ketikan tersimpan sendiri beberapa detik kemudian, dan keterangan di bawah judul menyatakan Tersambung · setiap perubahan tersimpan otomatis selama sambungan ke portal terjaga.

Ribbon di atas kertas punya empat tab, sama seperti Word:

Tab Beranda berisi jenis dan ukuran huruf, tombol A+/A−, tebal, miring, garis bawah, coret, subskrip, superskrip, warna huruf (termasuk putih, untuk teks di atas sel berwarna gelap), warna sorotan, dan Hapus format. Di kelompok Paragraf ada poin, penomoran, kurangi/tambah indentasi, indentasi baris pertama, perataan kiri–tengah–kanan–rata kanan-kiri, serta spasi baris (1,0 sampai 3,0) dan spasi setelah paragraf. Kelompok Gaya memilih Normal, Judul 1, Judul 2, atau Judul 3.

Tombol ¶ (Tampilkan/Sembunyikan tanda format, atau Ctrl+Shift+8) di kelompok Paragraf menampilkan tanda format seperti di Word: ¶ di setiap Enter, ¤ di akhir sel tabel, titik kecil di setiap spasi, dan ↵ di setiap Shift+Enter. Gunanya untuk melihat baris kosong atau spasi ganda yang tidak sengaja terketik. Tanda ini hanya tampil di layar Anda — tidak terlihat oleh orang lain, tidak ikut tercetak, dan tidak masuk PDF atau .docx. Tekan tombolnya lagi untuk menyembunyikannya; pilihan Anda diingat di peramban ini.

Setiap menu warna — warna huruf, warna sorotan, warna sel, dan warna garis tabel — menandai warna yang sedang dipakai. Untuk warna di luar kotak yang tersedia, klik kotak kecil di bawahnya untuk membuka pemilih warna, atau ketik kode hex seperti #1f3864, lalu tekan Terapkan. Warna yang Anda pilih sendiri disimpan di baris Terakhir dipakai pada peramban ini, siap dipakai lagi dengan satu klik.

Penomoran bertingkat mengikuti Word: tingkat pertama 1. 2. 3., sub-tingkat a. b. c., lalu i. ii. iii., dan pola itu berulang di tingkat berikutnya (tekan Tab untuk turun satu tingkat, Shift+Tab untuk naik). Untuk format lain, tekan panah kecil di samping tombol penomoran dan pilih A. B. C., a. b. c., I. II. III., atau i. ii. iii. — formatnya berlaku untuk daftar tempat kursor berada, tampil sama saat dicetak dan di berkas .docx. Daftar juga bisa dimulai langsung dari ketikan di awal baris: ketik 1., A., a., I., atau i. lalu spasi.

Tab Sisipkan berisi Kop Surat (lihat langkah 7), Tabel — pilih ukurannya dengan menggeser di kisi, sampai 8 × 8 — Gambar, Bentuk, Kotak Teks, Tautan, Daftar Isi (lihat langkah berikutnya), Page Break, Garis, dan Tanggal hari ini.

Page Break (atau Ctrl+Enter, di Mac Cmd+Enter) memulai halaman baru tepat di posisi kursor, lalu kursor pindah ke awal halaman berikutnya. Bila kursor di tengah paragraf, sisa paragrafnya ikut pindah ke halaman baru; bila di akhir paragraf, halaman baru dimulai dengan baris kosong.

Selama kursor berada di dalam tabel, ribbon menampilkan kelompok tambahan untuk menyisipkan dan menghapus baris atau kolom, menggabungkan dan memisahkan sel, menjadikan baris pertama sebagai baris judul, menyembunyikan garis tabel, dan menghapus tabelnya. Lebar kolomdiatur dengan menyeret garis tegak tabel ke kiri atau ke kanan, dan tinggi baris dengan menyeret garis bawah baris ke atas atau ke bawah — penunjuk berubah menjadi panah dua arah saat berada tepat di garisnya. Seperti di Word, setiap garis bergerak sendiri: garis di antara dua kolom melebarkan kolom di satu sisi dan menyempitkan kolom di sisi lainnya, sementara kolom lain tetap; garis paling kanan melebarkan atau menyempitkan kolom terakhir; dan garis paling kiri menggeser tepi kiri tabel — kolom pertama ikut melebar atau menyempit, dan tabel boleh menjorok ke margin. Tinggi baris adalah tinggi paling kecil: baris tetap memanjang bila teksnya lebih panjang. Lebar, tinggi, dan letak tepi kiri ini ikut terbawa ke .docx dan PDF.

Kelompok Gaya tabel pada ribbon tabel mengatur tampilannya. Warna sel — termasuk putih — mewarnai sel tempat kursor berada, atau semua sel yang Anda pilih dengan menyeret di atasnya. Pilihan garis menentukan garis mana yang tampil — semua garis, garis luar saja, garis dalam saja, atau tanpa garis — lalu warna garis, ketebalan (0,5 sampai 3 pt), dan jenis garis (penuh, putus-putus, titik-titik, atau ganda) berlaku untuk seluruh tabel. Tiga tombol terakhir meletakkan teks di atas, tengah, atau bawah sel. Semua gaya ini ikut terbawa ke .docx dan PDF.

Untuk mengatur garis satu baris atau kolom saja, pilih dulu baris atau kolomnya dengan mengeklik pegangannya — atau seret di atas beberapa sel. Nama kelompok berubah menjadi Gaya sel terpilih, dan pilihan garis, warna garis, ketebalan, serta jenis garis kini hanya berlaku untuk sel yang dipilih. Pilihan garisnya: semua garis, garis luar pilihan (bingkai di sekeliling sel yang dipilih), garis dalam pilihan, tanpa garis, dan Ikuti garis tabel untuk mengembalikan sel itu ke garis tabel. Selama hanya kursor yang berada di dalam tabel, tanpa sel yang dipilih, pilihan garis berlaku untuk seluruh tabel.

Untuk memindahkan baris atau kolom, arahkan penunjuk ke sebuah sel: pegangan kecil muncul tepat di luar tepi kiri tabel sejajar barisnya dan di tepi atas tabel sejajar kolomnya. Seret pegangan itu — sebuah garis menunjukkan tempat baris atau kolom akan diletakkan — lalu lepaskan. Klik pegangannya untuk memilih seluruh baris atau kolom, misalnya sebelum menekan Hapus baris. Tanpa menyeret, tombol di kelompok Pindahkan pada ribbon tabel menggeser baris ke atas atau ke bawah dan kolom ke kiri atau ke kanan satu langkah. Sel yang digabungkan ikut pindah bersama semua baris atau kolom yang dicakupnya.

Gambar bisa dipilih dari komputer, ditempel (Ctrl+V), atau diseret ke kertas; batasnya 10 MB per berkas. Tombol Gambar bertanya lebih dulu: Unggah dari perangkat atau Pilih dari Drive. Gambar dari Drive (PNG, JPG, GIF, WebP, BMP, atau AVIF, paling besar 20 MB) tidak diunggah ulang — dokumen ini hanya merujuk berkas yang sama di Drive; SVG dari Drive diubah menjadi PNG dan disimpan sebagai salinan. Gambar diunggah lebih dulu — tombol Gambar berputar selama itu — lalu disimpan di Drive Anda sebagai lampiran dokumen ini, dengan kualitas aslinya (foto yang sangat besar diperkecil menjadi paling lebar 3000 piksel). Gambar yang disalin dari dokumen lain ikut tersalin ke dokumen ini saat ditempel. Klik gambar untuk memilihnya: empat kotak kecil muncul di sudutnya — seret salah satu sudut untuk mengubah ukurannya dengan perbandingan tetap. Ribbon juga menampilkan pilihan Lebar (25%, 50%, 75%, selebar halaman, atau ukuran asli) dan perataannya; tombol Rata kiri, Rata tengah, dan Rata kanan di tab Beranda juga menggeser gambar yang sedang dipilih.

Untuk menumpuk gambar — misalnya sampul dengan gambar latar, logo di atasnya, dan judul di atas keduanya — pilih gambarnya lalu ubah Posisi terhadap teks di kelompok Bungkus Teks pada ribbon: Sejajar dengan teks (gambar di barisnya sendiri, seperti biasa), Di depan teks (gambar menutupi teks), atau Di belakang teks (teks tampil di atas gambar). Gambar yang berada di depan atau di belakang teks bisa diseret ke mana saja di halaman, tidak mengambil tempat baris, dan ikut bergeser bersama paragraf tempat ia ditambatkan. Delapan kotak kecil di tepinya mengubah ukuran — sudut menjaga perbandingan selama rasio aspek terkunci, tahan Shift untuk sebaliknya — dan pegangan bulat di atasnya memutar gambar (tahan Shift untuk kelipatan 15°). Tombol panah menggeser gambar yang dipilih 0,1 cm, atau 0,5 cm sambil menahan Shift. Gambar di belakang teks dipilih dengan mengeklik bagian kosong di atasnya, di luar huruf.

Selama gambar seperti itu dipilih, ribbon juga menampilkan kelompok Susun — Bawa ke paling depan, Bawa maju satu lapis, Kirim mundur satu lapis, dan Kirim ke paling belakang untuk mengatur gambar mana yang menutupi yang lain — kelompok Putar (Putar kanan 90°, Putar kiri 90°, Balik horizontal, Balik vertikal, dan sudut Rotasi), kelompok Ukuran (Tinggi dan Lebar dalam cm, kunci rasio aspek, dan Atur ulang gambar ke ukuran aslinya tanpa rotasi), serta kelompok Posisi (Horizontal dari tepi kiri teks dan Vertikal dari atas paragrafnya, dalam cm). Bagian gambar yang keluar dari kertas tidak ikut tampil, seperti di Word.

Bentuk di tab Sisipkan menambahkan persegi panjang, persegi panjang sudut bulat, atau elips, dan Kotak Teks menambahkan kotak berisi teks yang bisa diletakkan di mana saja. Keduanya muncul di depan teks pada awal paragraf tempat kursor berada, dan bisa diseret, diubah ukurannya, diputar, dan disusun seperti gambar. Klik teks di dalamnya untuk mengetik; seret bingkainya atau bentuk yang masih kosong untuk memindahkannya. Kelompok Gaya Bentuk mengganti jenis bentuk, Isian bentuk (warna atau Tanpa isian), Garis bentuk (warna, Tanpa garis, dan ketebalannya), serta letak teks di atas, tengah, atau bawah bentuk. Semua pengaturan ini ikut terbawa ke .docx, PDF, dan cetakan.

Beri gaya Judul 1, Judul 2, atau Judul 3 (menu Gaya di tab Beranda) pada setiap baris judul bab dan subbab. Lalu letakkan kursor di tempat daftar isi akan dipasang — biasanya di halaman sesudah sampul — dan tekan Daftar Isi di tab Sisipkan.

Daftar isi tersusun dari judul-judul itu sesuai urutannya: Judul 2 menjorok di bawah Judul 1, Judul 3 di bawah Judul 2, masing-masing dengan garis titik-titik ke nomor halamannya. Klik salah satu baris untuk langsung menuju judulnya.

Mengatur tampilannya. Klik judul daftar isi sampai terpilih (bergaris hijau toska). Ribbon lalu menampilkan dua kelompok tambahan:

• Judul daftar isi — ganti teks judulnya (kosongkan untuk menghilangkan judul), pilih ukurannya, dan ratakan ke kiri, tengah, atau kanan. Judul juga bisa diganti langsung di kertas: klik dua kali judulnya, ketik, lalu tekan Enter.
• Isi daftar — pilih tingkat yang dimuat (Judul 1 saja, Judul 1–2, atau Judul 1–3), garis penghubung ke nomor halaman (titik-titik, garis putus, garis, atau tanpa garis), tampilkan atau sembunyikan Nomor Halaman, atau hapus daftar isi.
• Selama daftar isi terpilih, jenis huruf dan ukuran huruf di tab Beranda mengatur huruf seluruh daftar isi, dan tombol perataan di sana meratakan judulnya.

Tampilan yang Anda atur ikut terlihat oleh semua orang yang sedang membuka dokumen, tercetak, dan terbawa ke berkas .docx.

Setiap paragraf, judul, daftar, tabel, gambar, dan page break adalah satu blok. Arahkan penunjuk ke sebuah blok: tanda ⋮⋮ muncul di margin kiri, sejajar baris pertamanya.

• Klik ⋮⋮ untuk memilih blok itu. Shift+klik ⋮⋮ blok lain untuk memilih semua blok di antaranya — misalnya empat paragraf sekaligus. Blok yang terpilih diberi latar hijau toska.
• Seret ⋮⋮ ke atas atau ke bawah untuk memindahkan blok — atau semua blok yang sedang terpilih — ke posisi yang ditunjuk garis.
• Selama blok terpilih, bilah kecil di atasnya menampilkan jumlah blok dan tombol Naikkan, Turunkan, Duplikat, dan Hapus. Tombol format di ribbon, salin (Ctrl+C), potong (Ctrl+X), dan tempel juga berlaku untuk semua blok yang terpilih.

Tekan Kop Surat di tab Sisipkan. Portal mengambil kop surat resmi instansi tempat akun Anda tercatat — berkas yang sama dengan yang dipakai notula agenda — lalu menaruhnya di awal dokumen, lengkap dengan logo, huruf, perataan, dan garis di bawahnya.

Bila header sedang dibuka (lihat langkah 9), kop disisipkan ke header sehingga tampil di setiap halaman. Kop yang sudah disisipkan adalah teks biasa di dalam dokumen, jadi bisa Anda sunting seperti bagian lain — misalnya mengganti nama bidang atau nomor telepon. Tata letaknya memakai tabel tanpa garis; garis putus-putus tipis yang tampil saat menyunting tidak ikut tercetak maupun terekspor.

Tab Tata Letak mengatur Ukuran kertas (A4, F4 / Folio, Letter, Legal), Orientasi (Potret atau Lanskap), dan Margin — pilih Normal, Sempit, Sedang, Lebar, atau Naskah Dinas, atau isi sendiri margin atas, bawah, kiri, dan kanan dalam sentimeter lalu tekan Terapkan.

Penggaris tampil di atas kertas dan di samping setiap halaman, dalam sentimeter yang dihitung dari margin, dengan bagian margin diarsir abu-abu. Seret batas bagian abu-abu itu untuk mengubah margin kiri, kanan, atas, atau bawah langsung. Penggaris atas juga menampilkan indentasi paragraf tempat kursor berada: segitiga atas untuk indentasi baris pertama, segitiga bawah untuk indentasi gantung, dan kotak di bawahnya untuk indentasi kiri (baris pertama ikut bergeser). Selama kursor berada di dalam tabel, penanda bergaris muncul di setiap garis tegak tabel — seret untuk mengubah lebar kolom, sama seperti menyeret garisnya. Indentasi melompat per 0,25 cm dan margin per 0,1 cm; tahan Alt sambil menyeret untuk meletakkannya bebas. Tombol Penggaris di kelompok Tampilan pada tab Tata Letak menyembunyikan atau menampilkannya lagi, dan pilihan itu diingat di peramban ini.

Seperti di Word, dokumen tampil sebagai lembar-lembar kertas terpisah dengan jarak abu-abu di antaranya. Setiap halaman punya margin atas dan bawahnya sendiri: teks yang melewati margin bawah pindah ke awal halaman berikutnya — paragraf panjang dipotong di antara dua baris, sedangkan tabel dan gambar pindah utuh. Bilah di bawah kertas menghitung jumlah halaman dan jumlah kata. Perbesaran tampilan (50% sampai 200%) juga diatur dari bilah itu.

Header tampil di margin atas dan footer di margin bawah setiap halaman, seperti di Word. Untuk menyuntingnya, klik dua kali di margin atas atau bawah halaman mana pun, atau tekan Header / Footer di tab Sisipkan. Selama header atau footer dibuka, teks dokumen tampil lebih pudar dan ribbon memformat header atau footer tersebut — huruf, perataan, tabel, gambar, dan kop surat bisa dipakai di sana. Tutup dengan tombol Tutup di sampingnya, tombol Esc, atau klik di teks dokumen.

Nomor Halaman di grup yang sama menambahkan nomor halaman di Bawah, tengah, Bawah, kanan, Atas, kanan, atau sebagai "Halaman X dari Y". Selama header atau footer dibuka, pilihan Di posisi kursor menaruh nomornya tepat di kursor. Nomornya menyesuaikan sendiri di setiap halaman, di layar, saat dicetak, maupun di berkas .docx.

Header dan footer disunting bersama secara langsung seperti teks dokumen. Bila isinya lebih tinggi daripada margin, teks dokumen otomatis bergeser ke bawah header (atau ke atas footer), sehingga tidak ada teks yang bisa diketik menimpa kop surat.

Siapa pun yang punya akses Kolaborator bisa membuka dokumen yang sama dan mengetik bersamaan dengan Anda — bahkan di paragraf yang sama. Foto setiap orang yang sedang membuka dokumen tampil di bilah atas, dan kursor mereka terlihat di kertas lengkap dengan namanya, dalam warna yang sama dengan lingkaran fotonya.

Perubahan pengaturan halaman ikut berlaku di layar semua orang. Orang dengan akses Hanya melihat ikut melihat setiap ketikan tampil, tetapi ribbon-nya nonaktif dan lencana Hanya baca tampil di samping judul.

Seperti di Word, komentar ditempelkan pada teks. Blok teks yang ingin dikomentari — tombol kecil Komentar langsung muncul di atas teks yang diblok; tekan tombol itu. Bisa juga lewat Komentar Baru di tab Tinjau, tombol Baru di panel komentar, atau Ctrl+Alt+M (Cmd+Option+A di Mac). Teks itu langsung diberi warna kuning dan panel Komentar terbuka di kanan kertas dengan kotak isian; tulis komentarnya lalu tekan Kirim (atau Ctrl+Enter). Batal membatalkannya tanpa meninggalkan tanda apa pun.

Panel komentar dibuka dan ditutup dengan tombol Komentar di bilah atas — angka di sampingnya adalah jumlah komentar yang belum selesai — dengan Panel Komentar di tab Tinjau, atau ditutup dengan tanda silang di pojok panel. Dokumen yang masih punya komentar belum selesai terbuka dengan panel ini. Komentar diurutkan sesuai letak teksnya di dokumen, dan saringan di atasnya memilih Belum selesai, Selesai, atau Semua.

Klik teks berwarna kuning, ikon balon di margin kanan, atau kartunya di panel untuk membuka utas itu: teksnya disorot lebih tegas dan kotak Balas… muncul di kartunya. Sebelumnya dan Berikutnya di tab Tinjau berpindah dari satu komentar ke komentar lain. Menu ⋯ di kartu berisi Sunting (untuk komentar Anda sendiri), Tandai selesai atau Buka kembali, dan Hapus utas — hanya untuk penulis komentar itu dan pemilik dokumen, dengan konfirmasi lebih dulu. Balasan Anda sendiri bisa disunting atau dihapus dari menu ⋯ di sampingnya.

Komentar tampil langsung di layar semua orang yang membuka dokumen dan tersimpan bersama isinya. Warna kuning dan ikon balonnya tidak ikut dicetak atau masuk ke PDF, sedangkan Ekspor .docx membawa komentar beserta balasannya sebagai komentar Word.

Tombol Bagikan ada di bilah atas dokumen, dan Bagikan juga ada di menu ⋮ barisnya di Drive — hanya untuk pemilik dokumen. Di kotak Bagikan Dokumen Anda bisa:

• Mencari rekan berdasarkan nama, NIP, atau email, memilih Hanya melihat atau Kolaborator, lalu menambahkannya. Aksesnya langsung berlaku dan orang itu menerima pemberitahuan. Grup kolaborator juga bisa dipilih sekaligus.
• Membuat tautan hanya melihat atau tautan kolaborator. Keduanya tetap meminta penerimanya masuk dengan akun @jogjaprov.go.id, dan orang yang membukanya tercatat di daftar akses.
• Membuat Tautan publik lewat Bagikan ke publik — lihat langkah berikutnya.
• Mengubah hak setiap orang atau mencabutnya di bagian Orang dengan akses. Orang yang dicabut aksesnya langsung keluar dari dokumen, termasuk bila sedang membukanya.

Kartu Tautan publik di kotak Bagikan Dokumen membuat satu alamat yang dapat dibuka siapa pun tanpa masuk, juga di luar Pemda DIY. Pembacanya melihat halaman, lembar, atau slide persis seperti Anda — dan dapat mencetaknya — tetapi tidak dapat mengubah apa pun, tidak menjadi kolaborator, dan tidak melihat Komentar. Cara ini berlaku juga untuk Spreadsheet dan Slide.

Tekan Bagikan ke publik, lalu dialog konfirmasi meminta Anda memeriksa isinya lebih dulu. Tombol Bagikan di dialog itu baru aktif setelah Anda mencentang Saya sudah memeriksa isi Dokumen ini dan tidak ada data sensitif di dalamnya.

Setelah dibagikan, kartu itu menampilkan alamatnya dengan tombol Salin dan tombol untuk membukanya di tab baru. Cabut tautan publik menghentikan alamat itu saat itu juga; membagikannya lagi membuat alamat baru.

Tautan publik yang Anda kirim lewat WhatsApp, Telegram, atau grup obrolan lain tampil sebagai kartu berisi judul dokumen, jenisnya (Dokumen, Spreadsheet, atau Slide), dan tanggal terakhir diubah. Tautan berbagi yang meminta masuk hanya tampil sebagai kartu “Dokumen yang dibagikan kepada Anda” — judulnya tidak pernah ikut terbaca di luar portal.

Pilih Duplikat di menu ⋮ baris dokumen di Drive. Portal membuat dokumen baru bernama Salinan <judul> dengan isi, kop, header, footer, dan pengaturan halaman yang sama, lalu menaruhnya di folder Drive yang sama dengan aslinya. Salinan itu milik Anda — termasuk bila dokumen aslinya hanya dibagikan kepada Anda dengan hak Hanya melihat — sehingga bisa Anda sunting, ganti namanya, bagikan, atau hapus tanpa mengubah dokumen asli.

Orang yang punya akses ke dokumen asli dan tautan berbaginya tidak ikut tersalin; bagikan salinannya lagi bila perlu.

Dokumen juga bisa ditautkan dari sebuah Page lewat tombol Tautan ke Dokumen di bilah alat editor Page, atau perintah /tautan ke dokumen. Barisnya menunjuk dokumen ini tanpa menyalinnya, dibuka di tab baru saat ditekan, dan hanya bisa dibuka oleh orang yang juga punya akses ke dokumennya.

Pilih Sematkan di menu ⋮ baris dokumen di Drive. Dokumen itu naik ke paling atas foldernya, ditandai pin kecil di samping judulnya, dan muncul di tab Disematkan. Lepas sematan di menu yang sama mengembalikannya ke urutan biasa.

Sematan hanya berlaku untuk Anda: dokumen yang dibagikan kepada Anda juga bisa disematkan, dan orang lain — termasuk pemiliknya — tidak melihat dokumen mana yang Anda sematkan. Dokumen yang dipindahkan ke Sampah lalu dipulihkan tetap tersemat.

Di Drive, centang kotak di awal baris untuk memilih dokumen — juga bersama tabel, board, dan berkas. Kotak di judul tabel memilih semua item di halaman yang sedang tampil. Selama ada yang dicentang, sebuah bilah muncul di bagian bawah layar dengan tombol Sematkan, Lepas sematan, Pindahkan, Tambahkan ke Flow, dan Hapus. Tekan ikon silang di ujung bilah untuk membatalkan pilihan.

Hapus dari bilah ini hanya memindahkan dokumen milik Anda ke Sampah; jendela konfirmasinya menyebutkan berapa yang dilewati karena milik orang lain. Paling banyak 100 item dalam satu kali tindakan.

Tekan Ekspor .docx di bilah atas. Berkas bernama sesuai judul dokumen terunduh, dengan ukuran kertas, orientasi, margin, huruf, spasi, daftar, tabel, gambar, kop, header, footer, nomor halaman, dan komentar yang sama seperti di layar — siap dibuka dan dilanjutkan di Microsoft Word. Semua orang dengan akses, termasuk yang hanya melihat, boleh mengekspor.

Tombol Ekspor PDF mengunduh berkas PDF bernama sesuai judul dokumen, satu lembar per halaman persis seperti di layar, lengkap dengan header, footer, dan nomor halaman, dan teksnya bisa dipilih serta dicari. Tunggu sampai ikon berputar di tombol itu berhenti; dokumen yang panjang perlu beberapa detik. Semua orang dengan akses, termasuk yang hanya melihat, boleh mengekspor.

Tombol Cetak (atau Ctrl+P / Cmd+P) mencetak halaman yang sama langsung ke printer.

Dokumen yang tidak diperlukan lagi dipindahkan ke Sampah, tidak langsung hilang. Ada dua jalan, keduanya hanya untuk pemilik dokumen: Hapus di menu ⋮ barisnya di Drive, atau ikon tong sampah di ujung kanan bilah atas dokumen yang sedang dibuka, di sebelah Ekspor .docx (bertanda Pindahkan ke Sampah saat penunjuk diarahkan ke sana). Keduanya meminta konfirmasi lebih dulu. Untuk beberapa dokumen sekaligus, centang barisnya lalu pakai bilah di bagian bawah layar (langkah 16).

Selama di Sampah, dokumen itu hilang dari daftar Anda dan dari daftar setiap orang yang Anda bagikan, tautan berbaginya berhenti bisa dibuka, dan siapa pun yang sedang membukanya melihat pesan bahwa dokumen itu sudah dipindahkan ke Sampah. Ketikan terakhir yang belum sempat tersimpan ikut tersimpan lebih dulu.

Untuk mengembalikannya, buka menu Sampah, lalu tekan Pulihkan pada barisnya. Dokumen kembali ke Drive lengkap dengan isinya, kolaboratornya, dan tautan berbaginya, seperti sebelum dibuang. Panduan Sampah menjelaskan cara membaca isinya lebih dulu atau menghapusnya permanen.