Spreadsheet

Di Drive, tekan Baru lalu Spreadsheet baru; ia tersimpan di folder Drive yang sedang terbuka. Spreadsheet langsung terbuka berisi satu lembar, Sheet1, dengan 100 baris dan 26 kolom. Ganti Spreadsheet tanpa judul di bilah atas dengan judul Anda — judulnya tersimpan saat Anda menekan Enter.

Sudah punya berkasnya? Di menu Baru di Drive, pilih Impor Word, Excel, atau PowerPoint, lalu pilih berkas Excel .xlsx atau .csv (paling besar 20 MB). Portal membaca berkas itu, membuat spreadsheet bernama sesuai nama berkasnya, lalu membukanya berisi semua lembar kerjanya: isi sel, rumus, huruf tebal dan miring, warna, garis sel beserta warnanya, format angka dan tanggal, perataan, lebar kolom, tinggi baris, sel gabungan, baris atau kolom yang dibekukan, diagram, gambar (menjadi gambar di atas sel), serta catatan (note) Excel, yang menjadi komentar pada selnya. Berkas asli di komputer Anda tidak berubah.

Di Drive, spreadsheet ditandai ikon lembar kerja hijau dan bertuliskan Spreadsheet di kolom Jenis. Pilih Spreadsheet diJenis pada tombol Saring untuk menampilkan spreadsheet saja.

Klik sebuah sel lalu langsung ketik; tekan Enter untuk menyimpan dan turun ke sel di bawahnya, atau Tab untuk ke kanan. Esc membatalkan ketikan. Untuk mengubah isi sel tanpa menghapusnya, klik dua kali sel itu atau tekan F2. Isi sel aktif juga tampil — dan bisa diubah — di bilah rumus di atas lembar, di samping kotak nama yang menunjukkan alamat selnya. Untuk isi yang panjang, tekan panah di ujung kanan bilah rumus untuk memperbesarnya, atau seret tepi bawahnya sampai setinggi yang Anda mau; klik dua kali tepi itu untuk kembali ke satu baris. Ukurannya diingat di browser ini.

Portal mengenali apa yang Anda ketik dengan cara penulisan Indonesia:

Tekan Alt+Enter (di Mac juga ⌘+Enter) saat mengetik untuk membuat baris baru di dalam satu sel — selnya otomatis dibuat Bungkus teks dan barisnya meninggi supaya semua baris terlihat. Teks yang lebih panjang dari selnya menjorok ke sel kosong di sebelah kanannya, seperti di Excel.

Rumus diawali tanda =, sama seperti di Excel: =B2+B3, =SUM(B2:B10), =IF(C2>=75;"Lulus";"Ulang"). Pemisah argumen boleh koma atau titik koma. Selama mengetik rumus, klik sebuah sel — atau seret beberapa sel — untuk menyisipkan alamatnya; setiap rujukan diberi warna, dan kotak dengan warna yang sama muncul di sel yang dirujuk.

Begitu Anda mengetik huruf awal nama fungsi, misalnya =su, daftar fungsi yang cocok muncul di bawah sel beserta argumennya. Pilih dengan ↑/↓, lalu tekan Tab atau Enter — atau klik — untuk memakainya; Esc menutup daftarnya. Setelah tanda kurung dibuka, argumen fungsinya tampil di bawah sel dengan argumen yang sedang Anda isi ditebalkan.

Rujukan ke lembar lain ditulis dengan nama lembarnya: Pegawai!A1, atau 'Data Lain'!A1 bila namanya memuat spasi. Lebih mudah lagi: di tengah mengetik rumus, klik tab lembar lain di bawah, lalu klik selnya — alamatnya masuk lengkap dengan nama lembarnya, dan rumusnya terus terbuka di bilah rumus. Tekan Enter untuk menyimpan; Anda kembali ke sel asal rumus itu. Tanda $ mengunci kolom atau baris ($A$1) supaya tidak bergeser saat rumus disalin. Rujukan tetap menunjuk sel yang sama ketika baris atau kolom disisipkan di atasnya — termasuk oleh rekan Anda pada saat yang sama.

Tab Beranda → Fungsi dan tab Sisipkan → Sisipkan fungsi memuat fungsi yang sering dipakai beserta contohnya, dan kolom pencarian untuk yang lain. Jumlah otomatis (Alt+=) menjumlahkan angka tepat di atas — atau di kiri — sel aktif.

Fungsi yang tersedia antara lain SUM, AVERAGE, COUNT, COUNTA, MIN, MAX, ROUND, IF, IFS, IFERROR, AND, OR, SUMIF(S), COUNTIF(S), AVERAGEIF(S), VLOOKUP, HLOOKUP, XLOOKUP, INDEX, MATCH, CONCAT, TEXTJOIN, LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM, UPPER, LOWER, TEXT, TODAY, NOW, DATE, YEAR, MONTH, DAY, DATEDIF, EDATE, dan SUMPRODUCT.

Ribbon di atas lembar punya empat tab:

Tab Beranda berisi jenis dan ukuran huruf, tebal, miring, garis bawah, coret, Warna huruf, Warna isian sel, dan Garis sel (semua garis, garis luar, garis luar tebal, garis dalam, atas, bawah, bawah ganda, kiri, kanan, atau tanpa garis). Untuk garis berwarna, buka Warna garis di bagian bawah menu Garis sel, pilih warnanya, lalu pilih garisnya — warna itu dipakai untuk garis berikutnya yang Anda buat. Kelompok Perataan mengatur rata kiri, tengah, kanan, atas, tengah vertikal, bawah, Bungkus teks, dan Gabung & tengahkan. Pilih beberapa sel lebih dulu untuk memformat semuanya sekaligus.

Kelompok Angka memilih Format angka: Umum, Angka, Angka bulat, Rupiah, Rupiah dengan sen, Persen, Persen desimal, Tanggal, Tanggal panjang, Waktu, Tanggal dan waktu, atau Teks. Tombol Rp, %, dan 000 adalah jalan pintasnya, dan ,0+ / ,0− menambah atau mengurangi angka di belakang koma. Format angka hanya mengubah tampilan — nilainya tetap sama dan ikut terhitung di rumus.

Pintasan: Ctrl+B tebal, Ctrl+I miring, Ctrl+U garis bawah, Delete mengosongkan isi sel terpilih (formatnya tetap). Bersihkan di kelompok Sel juga bisa menghapus formatnya.

Seret di atas sel, atau tahan Shift sambil menekan panah, untuk memilih beberapa sel. Klik huruf kolom atau nomor baris untuk memilih satu kolom atau baris penuh, dan klik kotak di pojok kiri atas untuk memilih semuanya. Ctrl+panah melompat ke ujung data. Saat beberapa sel berisi angka terpilih, bilah bawah menampilkan Total, Rata-rata, dan Jumlah data.

Klik kanan sel, huruf kolom, atau nomor baris untuk membuka menu: Salin, Potong, Tempel, Sisipkan … baris di atas atau di bawah, Sisipkan … kolom di kiri atau di kanan, Hapus baris, Hapus kolom, Bersihkan isi, dan urutkan. Banyaknya baris atau kolom yang disisipkan sama dengan yang sedang dipilih. Tab Sisipkan memuat tombol yang sama.

Seret garis di antara dua huruf kolom untuk mengubah lebarnya, atau garis di antara dua nomor baris untuk mengubah tingginya. Klik dua kali garis kolom untuk menyesuaikan lebarnya dengan isi terpanjang. Butuh baris lagi? Tekan Tambah 100 baris di bawah baris terakhir.

Ctrl+C, Ctrl+X, dan Ctrl+V (di Mac Cmd) bekerja seperti di Excel. Rumus yang disalin menyesuaikan rujukannya dengan tempat barunya — =B2*C2 yang ditempel satu baris di bawahnya menjadi =B3*C3 — kecuali bagian yang dikunci dengan $. Tabel yang disalin dari Excel, Google Sheets, atau halaman web bisa langsung ditempel; sebaliknya, sel yang disalin dari sini bisa ditempel ke Excel atau ke Dokumen.

Kotak kecil di pojok kanan bawah sel terpilih adalah pegangan isi. Seret ke bawah atau ke samping untuk mengulang isinya. Dua angka atau lebih yang berurutan dilanjutkan polanya (1, 2 → 3, 4, 5), dan rumus ikut bergeser rujukannya.

Tab Data berisi A → Z dan Z → A. Pilih tabel yang mau diurutkan lalu klik sebuah sel di kolom patokannya; bila hanya satu sel yang dipilih, seluruh data di lembar itu diurutkan, kecuali baris yang dibekukan. Sel kosong selalu ditaruh paling bawah.

Tab Tampilan → Bekukan menahan baris atau kolom agar tetap terlihat saat lembar digulir: Bekukan baris teratas, Bekukan kolom pertama, Bekukan sampai sel aktif (baris di atas dan kolom di kiri sel aktif), atau Lepas pembekuan. Pembekuan berlaku untuk semua orang yang membuka spreadsheet itu dan ikut terbawa ke berkas .xlsx.

Klik satu sel di dalam tabel — atau pilih tabelnya, baris pertamanya baris judul — lalu buka tab Data → Filter, atau tekan Ctrl+Shift+L. Setiap sel judul kolom kini memiliki tombol panah kecil di pojok kanan bawahnya. Tekan Filter sekali lagi untuk melepasnya; semua baris tampil kembali.

Klik tombol panah di judul kolom untuk membuka pilihannya:

• Urutkan — Naik (A → Z) atau Turun (Z → A) mengurutkan seluruh baris tabel menurut kolom itu; baris judul tetap di atas.
• Menurut warna isian — hanya menampilkan baris yang selnya berwarna tertentu. Pilihan ini muncul bila ada sel berwarna di kolom itu.
• Pilih kondisi — misalnya Berisi, Diawali dengan, atau Lebih besar dari, lalu ketik nilainya di kotak di sebelahnya.
• Daftar nilai — hapus centang nilai yang ingin disembunyikan. Cari menyaring daftarnya, (Pilih Semua) mencentang atau menghapus centang semua nilai yang tampil, dan (Kosong) mewakili sel yang tidak berisi.

Selama Terapkan otomatis dicentang, setiap perubahan langsung berlaku. Hapus centangnya bila Anda ingin menyusun pilihan dulu, lalu tekan Terapkan. Hapus Filter menampilkan lagi semua baris untuk kolom itu, sedangkan tab Data → Hapus menampilkan semua baris di setiap kolom tanpa melepas tombol panahnya.

Kolom yang sedang menyaring memakai ikon corong, nomor baris tabel berubah biru, dan bilah status di bawah menunjukkan berapa baris yang ditampilkan. Klik kanan sebuah sel di tabel lalu pilih Filter menurut nilai sel untuk hanya menampilkan baris dengan isi yang sama. Baris baru yang Anda ketik tepat di bawah tabel ikut tersaring.

Validasi data menjaga agar sel hanya diisi data yang benar — misalnya kolom Status hanya boleh Hadir, Izin, atau Sakit, atau kolom Jumlah hanya boleh angka 1 sampai 100. Pilih selnya, lalu buka tab Data → Validasi data, atau klik kanan → Validasi data….

Jendela yang terbuka memiliki tiga tab, sama seperti di Excel:

• Pengaturan — pilih yang diizinkan pada Izinkan: Bilangan bulat, Desimal, Daftar, Tanggal, Waktu, Panjang teks, atau Kustom. Untuk angka, tanggal, waktu, dan panjang teks, pilih perbandingannya pada Data (misalnya di antara atau lebih besar dari) lalu isi batasnya — boleh berupa nilai atau rujukan sel seperti =$F$1. Abaikan kosong membiarkan sel tetap boleh dikosongkan.
• Pesan Masukan — judul dan pesan yang muncul di bawah sel saat sel itu dipilih, sebagai petunjuk pengisian.
• Peringatan Galat — apa yang terjadi bila isian tidak sesuai. Hentikan menolak isiannya (pilih Coba Lagi untuk memperbaikinya), Peringatan bertanya "Lanjutkan?", dan Informasi hanya memberi tahu. Judul dan pesannya boleh Anda tulis sendiri.

Untuk Daftar, tulis pilihannya di Sumber dipisah koma — Hadir,Izin,Sakit — atau rujuk rentang sel yang berisi pilihannya, misalnya =$H$2:$H$10 atau =Referensi!$A$2:$A$50 dari lembar lain. Tidak perlu mengetik rujukannya: tekan tombol pilih rentang di samping kotak Sumber — jendelanya terlipat menjadi bilah kecil di atas — lalu seret rentang selnya di lembar, juga setelah berpindah ke lembar lain, dan tekan Selesai (atau Enter). Tombol yang sama ada di samping kotak batas seperti Minimum dan Maksimum. Selama Dropdown dalam sel dicentang, sel itu menampilkan tombol panah di sebelah kanannya saat dipilih; klik tombolnya atau tekan Alt+↓ untuk memilih dari daftar.

Kustom memakai rumus yang harus bernilai TRUE, ditulis untuk sel kiri atas pilihan — misalnya =LEN(B2)=16 untuk kolom NIK mulai B2; rumusnya ikut bergeser untuk sel lain di bawahnya. Hapus Semua di jendela itu melepas validasi dari sel yang dipilih.

Seperti di Excel, validasi hanya memeriksa yang diketik. Data yang ditempel atau diisi dengan pegangan isi tidak diperiksa — pakai tab Data → Lingkari tidak valid untuk melingkari dengan warna merah setiap sel yang tidak sesuai, lalu Hapus lingkaran setelah selesai memeriksa.

Pilih data yang ingin digambar — misalnya kolom bulan beserta kolom angkanya, lengkap dengan baris judulnya — lalu buka tab Sisipkan → Diagram, atau klik kanan → Sisipkan diagram. Cukup klik satu sel di dalam tabel bila tabelnya tidak berselang baris kosong: seluruh blok datanya ikut terpilih. Diagram muncul di sebelah kanan data, dan panel Editor diagram terbuka di kanan layar.

Tab Penyiapan memilih Jenis diagram — garis, garis halus, kombo kolom dan garis, area, kolom, batang (masing-masing juga bertumpuk dan bertumpuk 100%), lingkaran, donat, atau sebar — dan Rentang data, misalnya A1:C13 atau Data!A1:C13 dari lembar lain; Pakai pilihan mengambil sel yang sedang dipilih. Centang Baris pertama sebagai judul seri bila baris teratas berisi nama seri, Kolom pertama sebagai label bila kolom paling kiri berisi label seperti nama bulan, dan Tukar baris dan kolom bila serinya tersusun mendatar.

Tab Sesuaikan mengatur Judul diagram, Judul sumbu horizontal dan vertikal, letak Legenda, Garis kisi, Label data (angka di atas batang atau titik), dan warna setiap seri — atau setiap potongan pada diagram lingkaran. Semua perubahan langsung terlihat dan bisa dibatalkan dengan Ctrl+Z.

Klik diagram untuk memilihnya, lalu seret untuk memindahkannya atau seret kotak kecil di tepinya untuk mengubah ukurannya. Klik dua kali diagram, atau menu ⋮ → Edit diagram, untuk membuka editornya lagi; Delete atau ⋮ → Hapus diagram menghapusnya. Diagram ikut berubah begitu angka di rentangnya diubah — juga oleh rekan Anda — dan tetap menempel pada datanya ketika baris atau kolom disisipkan.

Buka tab Sisipkan → Gambar, atau klik kanan sel, lalu pilih salah satu dari dua cara seperti di Google Sheets. Sesudah itu pilih asal gambarnya. Unggah dari perangkat mengambil gambar dari komputer Anda (PNG, JPG, GIF, WebP, atau SVG, paling besar 10 MB), mengunggahnya — tombol Gambar berputar selama itu — dan menyimpannya di Drive Anda sebagai lampiran spreadsheet ini, dengan kualitas aslinya. Pilih dari Drive memakai gambar yang sudah ada di Drive tanpa mengunggahnya lagi: spreadsheet ini hanya merujuk berkas yang sama (SVG dari Drive diubah menjadi PNG dan disimpan sebagai salinan).

• Sisipkan gambar di sel — gambar mengisi sel yang dipilih, ukurannya mengikuti sel dengan perbandingan sisi yang tetap. Pilih beberapa sel sekaligus untuk mengisi semuanya dengan gambar yang sama. Gambar di sel ikut tersalin, tertempel, terurut, dan terisi dengan pegangan isi seperti nilai biasa; perbesar kolom atau barisnya untuk memperbesar gambarnya, dan Delete menghapusnya. Rumus yang merujuk sel bergambar membacanya sebagai sel kosong.
• Sisipkan gambar di atas sel — gambar mengambang di atas lembar, mulai dari sel aktif. Klik untuk memilihnya, seret untuk memindahkannya, dan seret kotak kecil di pojok untuk mengubah ukurannya tanpa mengubah bentuknya (tahan Shift untuk mengubahnya bebas; kotak di tengah sisi meregangkannya). Menu ⋮ berisi Letakkan di sel yang dipilih, Kembalikan ukuran, dan Hapus gambar; Delete juga menghapusnya.

Gambar di sel bisa dikeluarkan lagi lewat klik kanan → Letakkan gambar di atas sel. Gambar yang disalin dari tempat lain — misalnya tangkapan layar — bisa langsung ditempel dengan Ctrl+V dan muncul di atas sel aktif. Sel bergambar yang disalin dari spreadsheet lain membawa gambarnya saat ditempel.

Lembar-lembar kerja tampil sebagai tab di bawah. Tekan + untuk menambah lembar, klik tab untuk berpindah, dan klik dua kali tab untuk mengganti namanya. Panah kecil di samping tab yang aktif — atau klik kanan pada tab mana pun — membuka Ganti nama, Duplikat, Pindah ke kiri, Pindah ke kanan, dan Hapus lembar. Satu spreadsheet paling banyak 50 lembar.

Untuk mengubah urutan, seret tab ke kiri atau ke kanan: tab lain bergeser memberi tempat, dan lembarnya mendarat di posisi itu saat tombol tetikus dilepas. Urutan baru langsung tampil di layar semua orang yang sedang membuka spreadsheet ini.

Duplikat membuat salinan lengkap lembar itu — isi, format, lebar kolom, sel gabungan, dan diagram — tepat di sebelah kanannya dengan nama berakhiran (salinan). Rumus di salinan merujuk ke sel salinan itu sendiri; rujukan ke lembar lain tetap seperti semula.

Tidak ada tombol simpan — setiap isian tersimpan sendiri, dan keterangan di bawah judul menyatakan Tersambung · setiap perubahan tersimpan otomatis. Orang lain yang membuka spreadsheet yang sama tampil sebagai foto di bilah atas, dan sel yang sedang mereka pilih dibingkai dengan warna mereka beserta namanya. Dua orang boleh mengisi sel yang berbeda pada saat yang sama tanpa saling menimpa; bila keduanya mengisi sel yang sama, isian yang terakhir yang dipakai.

Ctrl+Z membatalkan perubahan Anda sendiri, tidak pernah perubahan rekan Anda, dan Ctrl+Y mengulanginya. Selama sambungan terputus, spreadsheet dikunci sementara supaya tidak ada isian yang hilang.

Seperti di Google Spreadsheet, sebuah sel bisa diberi komentar untuk bertanya atau memberi catatan kepada rekan tanpa mengubah isinya. Pilih selnya, lalu klik kanan → Komentar, tekan Ctrl+Alt+M (di Mac Cmd+Option+M), atau tab Sisipkan → Komentar. Tulis komentarnya, lalu tekan Kirim atau Ctrl+Enter.

Sel yang dikomentari ditandai segitiga oranye di pojok kanan atasnya. Memilih sel itu membuka komentarnya di sampingnya: balas di kolom Balas…, dan menu ⋯ berisi Sunting, Tandai selesai, dan Hapus komentar. Komentar yang sudah selesai tidak ditandai lagi di lembar. Tekan Esc atau × untuk menutup kartunya.

Tombol Komentar di bilah atas menunjukkan banyaknya komentar yang belum selesai dan membuka daftarnya; klik salah satunya untuk langsung ke selnya, juga di lembar lain. Komentar tetap menempel pada selnya ketika baris atau kolom disisipkan.

Tombol Bagikan di bilah atas sama dengan di Dokumen: undang rekan sebagai Hanya melihat atau Kolaborator, atau buat tautan berbagi. Bagikan ke publik membuat alamat yang dapat dibaca siapa pun tanpa masuk — hanya baca, tanpa komentar — setelah Anda mencentang konfirmasi bahwa isinya tidak memuat data sensitif. Duplikat (di menu ⋮ barisnya di Drive) dan Pindahkan ke Sampah juga bekerja sama persis — lihat panduan Dokumen.

Tombol Ekspor menawarkan tiga pilihan:

• Excel (.xlsx) — semua lembar, lengkap dengan rumus, format, lebar kolom, sel gabungan, pembekuan, diagram, gambar, validasi data, dan komentar yang belum selesai (sebagai catatan Excel, balasannya di bawah komentar pertama). Excel menghitung ulang rumusnya saat berkas dibuka.
• Excel (.xlsx) — nilai saja — rumus diganti hasilnya. Pilih ini bila berkasnya akan dibuka lewat pratinjau di ponsel atau email, yang tidak menghitung rumus dan menampilkan sel rumus kosong.
• CSV (.csv) — hanya lembar yang sedang dibuka, nilai saja tanpa format.

Cetak (Ctrl+P) dan Ekspor PDF mencetak lembar yang sedang dibuka di kertas A4 mendatar — atau hanya sel yang sedang dipilih, bila Anda memilih lebih dari satu sel.