Drive

Entri Drive ada di menu samping, di grup Produktivitas. Alamatnya /drive.

Kartu di bagian atas menyebut total ukuran berkas Anda dan jumlahnya, berapa yang masih di Sampah berkas, serta berapa berkas yang Anda unggah ke mana pun. Batang berwarna di bawahnya membagi penyimpanan menurut asal: Diunggah ke Drive, Page, Tasklist, Agenda, dan Database. Dokumen, Database, dan Board tidak dihitung di kartu ini.

Empat tab di bawahnya membagi Drive:

• Drive Saya — folder Anda dan isinya, mulai dari akar.
• Dibagikan kepada Saya — folder bersama yang Anda ikuti, serta Dokumen, Database, Board, dan berkas milik orang lain yang dibagikan kepada Anda, dari folder mana pun.
• Disematkan — semua yang Anda sematkan, dari folder mana pun.
• Sampah berkas — berkas yang dihapus; lihat langkah 9.

Menekan sebuah Dokumen, Spreadsheet, atau Slide membukanya di editornya, dan sebuah Database di halaman tabelnya; panah kembali di sana membawa Anda ke tempat yang sama di Drive. Sebuah Board terbuka selayar penuh di atas Drive, dan Esc menutupnya. Siapa boleh melihat apa tetap diatur oleh setiap item sendiri: Drive hanya menampilkan yang memang boleh Anda buka.

Berkas yang Anda unggah langsung ke Drive adalah milik Anda. Lampiran Page, tugas, agenda, atau Database adalah milik pembuat Page, tugas, agenda, atau Database itu — bukan milik orang yang mengunggahnya. Jadi lampiran yang diunggah rekan ke Page Anda muncul di Drive Anda, dengan keterangan diunggah beserta namanya di kolom Pemilik; lampiran yang Anda unggah ke Page milik rekan muncul di Drive miliknya.

Tekan Baru. Menunya memuat Folder baru, Folder bersama baru (lihat langkah 7), Unggah berkas, lalu Dokumen baru, Spreadsheet baru, Slide baru, Database baru, dan Board baru, serta Impor Word, Excel, atau PowerPoint dan Impor tabel Notion. Yang Anda buat langsung terbuka, dan sudah berada di folder yang sedang terbuka di Drive.

Impor Word, Excel, atau PowerPoint menerima berkas .docx dan .xlsx/.csv (paling besar 20 MB) serta .pptx (paling besar 50 MB), lalu membuatnya menjadi Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang bisa disunting — lihat panduan Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Impor tabel Notion membuat Database dari sebuah tabel Notion — lihat panduan Database. Berbeda dengan Unggah berkas, yang menyimpan berkasnya apa adanya.

Unggah berkas memilih satu atau beberapa berkas; Anda juga bisa menyeret berkas dari komputer ke halaman Drive. Berkas masuk ke folder yang sedang terbuka. Satu berkas paling besar 100 MB; berkas yang lebih besar ditolak sebelum dikirim.

Setiap unggahan — dari Drive maupun lampiran Page, Tasklist, Agenda, dan Database — berjalan sebagai pekerjaan latar belakang. Panel di kiri bawah menyebut nama berkas dan persennya, jadi Anda bisa pindah ke halaman lain di portal selama berkas dikirim. Setelah semua bagian berkas terkirim, statusnya berganti menjadi Menyimpan ke Drive… selama server menyimpannya — untuk berkas besar tahap ini bisa memakan waktu hampir satu menit. Tombol Batalkan unggahan di panel itu menghentikannya.

Dua tombol di kanan bilah saringan berganti antara Tampilan daftar — tabel dengan kolom Nama, Jenis, Pemilik, Dibuat, Diubah, dan Ukuran — dan Tampilan petak, kartu dengan pratinjau gambar. Pilihan Anda diingat peramban ini.

Yang terakhir diubah tampil paling atas. Tekan judul kolom untuk mengurutkan dengan cara lain, tekan lagi untuk membalik urutannya. Kotak Cari di seluruh Drive… mencari nama di semua folder. Semua saringan ada di balik tombol Saring di samping kotak pencarian; angka di tombol itu menyebut berapa saringan yang sedang aktif, dan Hapus saringan mengembalikan semuanya. Jenis menyaring menurut jenis, dibagi dua kelompok — Dibuat di portal (Dokumen, Spreadsheet, Slide, Database, Board) dan Berkas unggahan (gambar, PDF, berkas Word, dan seterusnya) — dan Asal berkas menyaring berkas menurut tempat asalnya; memilih sebuah asal hanya menampilkan berkas. Flow menampilkan Dokumen, Database, dan Board menurut keadaan Flow-nya — Biasa, Dalam Flow, Final, atau Sudah ditinjau; lencananya tampil di kolom Jenis.

Lampiran Page, tugas Tasklist, Agenda, dan sel Database — juga gambar di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, yang tersimpan sebagai lampiran dengan asal Dokumen — tidak ditampilkan secara bawaan, karena sudah tampil di tempat asalnya — yang tampil hanya berkas yang Anda unggah langsung ke Drive. Nyalakan Tampilkan lampiran di bawah tombol Saring untuk menampilkannya; Drive mengingat pilihan itu di peramban Anda. Memilih sebuah asal, misalnya Page, selalu menampilkan lampiran dari asal itu, tombol itu menyala atau tidak.

Saat menyisipkan gambar atau melampirkan berkas di Page, Tasklist, Agenda, sel Database, Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih Pilih dari Drive untuk memakai berkas yang sudah ada di sini — milik Anda, di folder bersama, atau yang dibagikan kepada Anda. Berkasnya tidak disalin: tempat-tempat itu hanya merujuk berkas yang sama, jadi satu berkas bisa dipakai di banyak tempat sekaligus. Berkas seperti ini ditandai +N tempat di kolom Jenis. Untuk berkas milik Anda, tekan tanda itu untuk melihat semua tempat yang memakainya — asal berkasnya di urutan pertama, lalu setiap tempat lain beserta siapa yang memilihnya dari Drive — dan tekan sebuah tempat untuk membukanya. Melepasnya dari salah satu tempat tidak mengubah berkasnya maupun tempat lain; melepasnya dari tempat asalnya pun tidak membuangnya ke Sampah — berkasnya tetap di Drive Anda tanpa asal. Siapa pun yang bisa membuka Page, tugas, agenda, atau dokumen tempat berkas itu dipasang juga bisa membuka berkasnya dari sana.

Daftar dibagi per halaman. Pilihan Tampilkan di bawah daftar mengatur 25, 50, atau 100 item per halaman. Urutan dan saringan berlaku untuk semua item, bukan hanya halaman yang sedang tampil. Folder tampil di halaman pertama, dan hanya saat Anda tidak sedang mencari atau menyaring.

Tekan nama sebuah Dokumen, Spreadsheet, Slide, Database, atau Board untuk membukanya di menunya. Tekan nama sebuah berkas — atau gambar kecilnya di tampilan petak — untuk membuka pratinjau. Gambar, PDF, video, audio, berkas teks, berkas Word (.docx), dan spreadsheet (.xlsx, .xls, .ods, .csv) tampil langsung di layar; berkas lain, misalnya .zip atau .pptx, langsung diunduh.

Di pratinjau, tombol Unduh menyimpan berkasnya, tanda panah atau tombol ← dan → berpindah ke berkas lain di halaman yang sama, dan Esc menutupnya.

Baru lalu Folder baru membuat folder di dalam folder yang sedang terbuka. Tekan nama folder untuk masuk; jejak folder di atas daftar membawa Anda kembali. Satu folder bisa memuat apa saja — dokumen, tabel, board, dan berkas sekaligus.

Untuk memindahkan, seret item atau folder ke folder tujuan — atau ke salah satu nama di jejak folder untuk memindahkannya ke atas. Cara lainnya: menu ⋮ di ujung baris, lalu Pindahkan ke folder, dan pilih folder tujuan atau Drive Saya (akar).

Saat sebuah folder terbuka, tekan namanya di ujung jejak folder untuk membuka menu folder itu: Folder baru dan Unggah berkas ke dalamnya, Ganti nama, Jadikan folder bersama atau Kelola anggota, Unduh sebagai .zip, Pindahkan, dan Hapus folder. Isinya sama dengan menu ⋮ folder itu dan mengikuti peran Anda di sana — pembaca folder bersama hanya melihat anggotanya.

Hapus folder di menu ⋮ sebuah folder, atau di menu namanya saat folder itu terbuka, menghapus folder beserta subfoldernya — juga dari daftar Dokumen, Database, dan Board. Isinya tidak ikut terhapus: semuanya kembali ke akar Drive. Menghapus folder yang sedang terbuka membawa Anda ke folder induknya.

Folder bersama adalah folder yang Anda bagikan kepada rekan. Setiap orang yang Anda undang melihat folder itu, subfoldernya, dan isinya persis sama dengan Anda — termasuk yang dimasukkan kemudian, oleh siapa pun di antara anggotanya. Folder bersama ditandai ikon orang dan label Bersama.

1. Buat yang baru dengan Baru lalu Folder bersama baru, dan isi namanya. Atau jadikan folder yang sudah ada sebagai folder bersama: pilih Jadikan folder bersama di menu ⋮ folder itu, atau Bagikan folder di samping Baru saat folder itu terbuka.
2. Cari orang dengan nama, NIP, atau email, atau tekan sebuah Grup kolaborator. Orang yang dipilih tampil di bawahnya; tekan × untuk membatalkannya.
3. Pilih Pembaca (membuka dan mengunduh isi folder) atau Penyunting (juga menyunting isinya, menambah, dan menyusun folder), lalu tekan Buat & bagikan atau Bagikan.

Orang yang diundang menerima pemberitahuan, dan folder itu muncul di akar Drive Saya serta di tab Dibagikan kepada Saya mereka. Membuka folder bersama menampilkan keterangan peran Anda di atas daftarnya.

Yang bisa dilakukan setiap peran:

• Pemilik — semuanya, ditambah mengatur anggota lewat Kelola anggota: mengundang, mengganti peran, mengeluarkan seseorang (×), atau Berhenti berbagi. Hanya pemilik yang bisa memindahkan atau menghapus folder bersama itu sendiri.
• Penyunting — menyunting isinya, mengunggah berkas, membuat dan memasukkan miliknya sendiri, serta membuat, mengganti nama, memindahkan, dan menghapus subfolder. Menghapus subfolder memindahkan isinya ke folder induknya.
• Pembaca — membuka dan mengunduh. Tombol Baru tidak tampil di dalam folder itu, dan berkas tidak bisa diseret ke sana.

Mengatur siapa yang boleh membuka sebuah item tetap hanya untuk pemilik item itu, dan hanya pemiliknya yang bisa menghapusnya. Untuk mengeluarkan item dari folder bersama, pemilik item atau pemilik folder memindahkannya ke tempat lain; item milik orang lain yang dikeluarkan pemilik folder kembali ke Drive pemiliknya. Anggota bisa keluar sendiri lewat Lihat anggota lalu Keluar dari folder.

Folder bersama tidak bisa berada di dalam folder bersama lain. Paling banyak 200 anggota per folder bersama.

Untuk Dokumen, Spreadsheet, Slide, Database, dan Board, menu ⋮ memuat:

• Buka.
• Bagikan — membuka kotak berbagi item itu; hanya untuk Dokumen milik Anda dan Board berdiri sendiri milik Anda. Database dibagikan dari halaman tabelnya atau dari Page tempatnya.
• Sematkan / Lepas sematan.
• Duplikat — membuat salinan di folder yang sama.
• Pindahkan ke folder, dan Pindahkan ke Page lain untuk Database dan Board — yang terakhir ikut mengubah siapa yang boleh membukanya.
• Tambahkan ke Flow — bila Anda boleh menyuntingnya dan ia belum ikut Flow.
• Hapus — hanya untuk item milik Anda. Dokumen dan Database pindah ke Sampah portal. Board tidak punya Sampah, jadi pilihannya bernama Hapus permanen.

Untuk berkas, menu ⋮ memuat:

• Pratinjau — hanya untuk berkas yang bisa dipratinjau; dan Unduh.
• Sematkan / Lepas sematan.
• Ganti nama — ekstensinya tampil terpisah di samping kotak nama dan tidak ikut berubah, jadi sebuah PDF tetap PDF. Di folder bersama, penyunting juga bisa mengganti nama berkas anggota lain.
• Pindahkan ke folder, dan Pindahkan ke Page lain — hanya untuk lampiran Page. Cari Page tujuan, lalu tekan namanya; berkasnya hilang dari Page asal dan muncul di akhir Page tujuan.
• Buka Page, Buka Tasklist, Buka Agenda, Buka Database, atau Buka Dokumen — membuka tempat asal lampiran.
• Hapus — memindahkan berkas ke Sampah berkas dan melepasnya dari asalnya. Hanya untuk berkas milik Anda.

Berkas yang dihapus — dari Drive, atau lampiran yang dihapus dari Page, tugas, agenda, maupun sel Database — pindah ke tab Sampah berkas, bukan langsung hilang. Berkas yang dipakai di tempat lain lewat Pilih dari Drive tetap tampil di tempat-tempat itu selama di Sampah berkas, dan baru hilang dari semuanya saat dihapus permanen — kotak konfirmasinya menyebut berapa tempat yang terdampak. Gambar Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang dihapus dari Drive berhenti tampil di dokumennya (tertulis Gambar tidak tersedia) dan tampil lagi begitu dipulihkan; menghapus gambar di dalam dokumen sendiri tidak membuang berkasnya, karena Urungkan dan Riwayat versi masih bisa mengembalikannya. Dokumen dan Database yang dihapus tidak ada di sini, melainkan di menu Sampah portal; tautannya ada di atas daftar Sampah berkas.

• Pulihkan mengembalikan berkas dan memasangnya kembali ke asalnya selama asal itu masih ada. Bila asalnya sudah dihapus, atau foldernya sudah tidak ada, berkas kembali ke akar Drive tanpa asal.
• Hapus permanen menghapus berkas dari penyimpanan. Kosongkan Sampah melakukannya untuk semua berkas di Sampah berkas sekaligus.