Database

Database tidak punya menu sendiri lagi: semua tabel ada di Drive, di grup Produktivitas pada menu samping. Alamat lama /database otomatis membuka Drive yang sudah disaring ke Database. Drive memuat tabel milik Anda sendiri, ditambah tabel yang tinggal di dalam Page yang dibagikan kepada Anda — yang terakhir juga terkumpul di tab Dibagikan kepada Saya.

Kolom Jenis menyebut Database, dan — bila tabelnya tinggal di dalam sebuah Page — nama Page itu. Kotak Cari di seluruh Drive… mencari judul tabel, dan tombol Saring → Jenis → Database menampilkan tabel saja.

Tautan Kembali ke Drive di atas sebuah tabel membawa Anda ke tempat di Drive dari mana tabel itu dibuka — folder, tab, dan saringan yang sama.

Di Drive, tekan Baru lalu Database baru. Portal membuat tabel kosong dengan tiga properti bawaan — Nama, Status, dan Tanggal — beserta satu baris kosong, menaruhnya di folder Drive yang sedang terbuka, lalu membukanya. Ganti judul dan ikonnya langsung di bagian atas tabel; judul tersimpan sendiri beberapa saat setelah Anda berhenti mengetik.

Ketik langsung di dalam selnya. Isi sel tersimpan begitu Anda berpindah sel atau menekan Enter. Tombol biru Baru di ujung kanan bilah tampilan menambah baris di paling atas tabel dan menandainya sesaat; panah di sebelahnya menawarkan Baris baru di paling bawah dan Impor dari CSV. Bila tampilan yang terbuka sedang disaring, baris baru langsung diisi sesuai saringannya — misalnya Status yang disaring “Selesai” — supaya tidak langsung tersembunyi. Bila baris tabel ini adalah Page, halamannya langsung terbuka di panel samping. Tombol Baris baru di bawah tabel tetap menambah baris di paling bawah.

Arahkan kursor ke sebuah baris: nomor barisnya berganti menjadi ikon enam titik. Tekan ikon itu — atau klik kanan di mana pun pada baris itu, termasuk di dalam selnya — untuk membuka menu barisnya: Buka sebagai Page (bila baris itu sudah menjadi Page), Duplikat, dan Pindahkan ke Sampah. Duplikat menyalin baris itu saja tepat di bawahnya — isi selnya, salinan lampirannya, dan bila baris itu sebuah Page, halamannya utuh beserta isi, lampiran, papan, tabel, dan sub halamannya, dengan judul yang sama. Kolom yang diisi sendiri oleh tabel (Dibuat, Dibuat oleh, Terakhir diubah oleh) mencatat salinannya sebagai baris baru milik Anda. Di dalam sebuah Page pun begitu: klik kanan pada baris tidak lagi membuka menu blok, yang Duplikat-nya menggandakan seluruh tabel. Bila ada teks yang sedang Anda blok di dalam sel, atau ketikan yang belum tersimpan, klik kanan tetap membuka menu bawaan browser untuk salin dan tempel.

Untuk menyalin isi satu sel ke baris-baris di bawahnya, tekan selnya hingga bergaris biru, lalu seret titik kecil di pojok kanan bawahnya ke bawah — atau ke atas — sepanjang kolom itu. Baris yang dilewati ditandai garis putus-putus, dan begitu tombol mouse dilepas semuanya diisi dengan nilai yang sama. Tekan Esc sebelum melepasnya untuk membatalkan. Titik ini tidak ada pada kolom Page, Lampiran, Rollup, dan kolom yang diisi sendiri oleh tabel.

Tombol panah memindahkan Anda ke sel di sebelahnya. Saat sedang mengetik di sebuah sel, panah kiri dan kanan menggeser kursor lebih dulu dan baru pindah sel dari awal atau akhir teks; sel tanggal memakai panahnya untuk mengubah tanggal. Pada kolom Pilihan, memilih lagi pilihan yang sudah terpilih tidak mengosongkannya — gunakan Kosongkan sel di bagian bawah daftarnya.

Salah ketik atau salah ubah? Tekan tombol Urungkan (panah melengkung ke kiri) di bilah tampilan, atau Ctrl+Z (⌘+Z di Mac). Ulangi di sebelahnya, atau Ctrl+Shift+Z / Ctrl+Y, mengembalikan yang baru diurungkan. Yang bisa diurungkan adalah isi sel, sel yang disalin dengan diseret, perubahan properti (nama, tipe, pilihan, lebar, urutan, pengaturan), properti dan baris yang ditambah atau dihapus, serta saringan dan urutan tampilan. Selama sebuah sel masih diketik dan belum tersimpan, Ctrl+Z mengurungkan ketikan di sel itu saja. Riwayatnya hanya milik Anda dan hilang saat tabel ditutup; sel yang sudah diubah lagi oleh rekan tidak ikut dikembalikan.

Tekan nama kolom untuk membuka menu propertinya. Di sana Anda bisa mengganti namanya, memilih Ubah tipe, menyisipkan kolom di kiri atau kanan, menduplikat, menyembunyikan, dan menghapus kolom itu.

Tipe yang tersedia:

• Teks, Angka, URL, Email, Telepon — diketik langsung di selnya.
• Kolom Angka punya menu Tampilan angka: tampilkan sebagai Angka biasa, Cincin, atau Batang kemajuan. Cincin dan batang diukur terhadap Nilai penuh (100%), yang semula 100. Tekan selnya untuk mengubah angkanya.
• Pilihan, Pilihan ganda, Status — daftar pilihan berwarna. Mengetik nama yang belum ada menawarkan Buat “…”, jadi daftar pilihannya tumbuh sambil tabelnya diisi. Arahkan kursor ke sebuah pilihan di daftar itu lalu tekan tombol … di sebelah kanannya untuk mengganti namanya, memilih Warna-nya, atau Hapus pilihan itu. Menghapus pilihan mengosongkan sel yang memakainya.
• Tanggal dan Kotak centang — dipilih, bukan diketik.
• Orang — dicari dari direktori Pemda DIY lewat nama, NIP, atau alamat email.
• Lampiran — berkas yang diunggah ke barisnya. Lihat langkah berikutnya.
• Relasi dan Rollup — baris dari Database lain yang dihubungkan ke baris ini, dan nilai yang dihitung dari baris-baris itu. Lihat langkah 6.
• Waktu dibuat, Dibuat oleh, Terakhir diubah oleh — ketiganya diisi sendiri oleh tabel dan tidak bisa diketik. Waktu dibuat tertulis seperti 2026-10-08 07:29, menurut jam perangkat Anda. Yang terakhir menyebut orang yang paling akhir mengubah isi baris itu; baris yang belum pernah diubah sejak dibuat menyebut pembuatnya.

Kolom bertipe Lampiran menampung berkas, bukan tulisan. Tombol + Lampiran di dalam selnya bertanya lebih dulu: Unggah dari perangkat membuka pemilih berkas komputer Anda — selama berkasnya dikirim, tombol itu berganti menjadi angka persen, jadi Anda tahu unggahan yang besar masih berjalan — dan Pilih dari Drive memasang berkas yang sudah ada di Drive tanpa mengunggahnya lagi. Berkas dari Drive tidak disalin; sel ini hanya merujuknya, dan melepasnya dari sel tidak membuangnya dari Drive.

Setiap berkas muncul sebagai satu lencana bernama. Menekan namanya membuka pratinjaunya — gambar, PDF, video, audio, teks, Word, dan spreadsheet tampil di layar, tanda panah berpindah ke berkas lain di sel yang sama, dan tombol Unduh menyimpannya; format lain langsung diunduh — dan tanda silang yang muncul saat penunjuk berada di atasnya melepasnya dari sel dan memindahkan berkasnya ke Sampah berkas di Drive. Satu sel menampung paling banyak 20 berkas, masing-masing paling besar 100 MB. Kemajuan unggahan juga tampil di panel pekerjaan latar belakang di kiri bawah, jadi Anda bisa terus bekerja di halaman lain sementara berkas besar dikirim.

Pada tampilan Galeri, Daftar, Papan, dan Umpan, kartunya hanya menyebut berapa berkas yang dibawa barisnya — berkasnya sendiri diunduh dari tampilan Tabel, satu-satunya tempat selnya cukup lebar untuk menyebut namanya.

Kolom bertipe Relasi menghubungkan setiap baris dengan baris-baris dari Database lain — misalnya tabel Kegiatan yang menunjuk baris di tabel Anggaran. Pilih Ubah tipe lalu Relasi di menu properti; menunya langsung berpindah ke Atur relasi. Di sana pilih Database tujuan — semua Database yang boleh Anda buka, termasuk Database ini sendiri — dan, bila perlu, kolom tujuan mana yang dipakai sebagai nama barisnya pada Nama baris diambil dari kolom. Tanpa pilihan itu, namanya diambil dari kolom judul Database tujuan.

Menekan sel Relasi membuka daftar baris Database tujuan beserta kotak pencarian; tekan sebuah baris untuk menghubungkan atau melepasnya. Baris yang sudah terhubung tercantum paling atas, dan daftar itu menampilkan 50 baris sekaligus — ketik untuk mempersempitnya. Satu sel menampung paling banyak 100 baris terhubung, dan Lepas semua hubungan mengosongkannya.

Bila Database tujuan punya kolom Page, setiap baris yang terhubung adalah sebuah Page: menekan namanya di dalam sel — di tampilan Tabel maupun pada kartu Galeri, Daftar, Papan, dan Umpan — membuka Page itu sebagai panel di atas tabel. Untuk mengubah hubungannya, tekan ruang kosong di sel atau tombol + yang muncul di ujungnya. Nama baris yang bukan Page hanya bisa dibaca, tidak dibuka.

Kolom bertipe Rollup membaca baris-baris yang terhubung lewat sebuah kolom Relasi, lalu menampilkan salah satu propertinya. Di Atur rollup pilih Relasi-nya, Properti dari Database tujuan, dan cara Hitung-nya: tampilkan apa adanya, hitung baris atau nilai, persen kosong atau terisi, jumlah, rata-rata, median, terkecil, terbesar, rentang, tanggal paling awal atau paling akhir, dan hitungan kotak centang. Hitungan angka hanya tersedia untuk properti Angka, hitungan tanggal untuk properti Tanggal.

Arahkan penunjuk ke kepala kolom: sebuah gagang titik-titik muncul di kirinya. Tarik gagang itu ke kiri atau ke kanan, dan kolom yang lain menggeser sendiri memberi tempat. Lepaskan, dan urutan barunya tersimpan.

Lebar kolom diubah dengan menggeser tepi kanan kepala kolomnya — garis tipis muncul saat penunjuk berada di atasnya. Lebarnya tersimpan begitu Anda melepasnya, antara 80 dan 640 piksel, dan sama bagi semua orang yang membuka tabelnya. Tepi itu juga bisa difokuskan dengan Tab lalu digeser dengan tombol panah kiri dan kanan.

Secara bawaan isi sel dibungkus: tulisan yang lebih panjang dari kolomnya turun ke baris berikutnya sehingga terbaca utuh, dan pada sel teks Shift+Enter membuat baris baru di dalam selnya. Untuk kembali ke satu baris per sel, buka tombol roda gigi Pengaturan tampilan dan matikan Bungkus isi sel. Pengaturan ini milik tampilan itu saja.

Di bawah judul ada bilah tampilan. Setiap Database mulai dengan satu tampilan Tabel, dan tombol + di ujung bilah itu membuka pilihan bentuk lain. Sebuah Database boleh punya lebih dari satu tampilan — paling banyak 20 — dan semuanya membaca baris yang sama.

Bentuk yang tersedia:

Menekan tampilan yang sedang dibuka membuka menunya: ganti namanya, Ubah bentuk, Duplikat tampilan, atau Hapus tampilan. Tombol roda gigi di kanan bilah berisi pengaturan khas bentuknya — Bungkus isi sel untuk Tabel, kolom pengelompokan untuk Papan, kolom tanggal untuk Kalender dan Lini masa, serta bentuk, kelompok, dan hitungan untuk Grafik.

Tombol Saring dan Urutkan di kanan bilah tampilan berlaku untuk tampilan yang sedang dibuka. Satu saringan dibaca sebagai kolom — cara membandingkan — nilai, misalnya Status adalah Sedang berjalan, dan cara membandingkannya mengikuti tipe kolomnya: teks punya berisi, angka punya > dan ≤, tanggal punya sebelum dan paling lambat, dan semuanya punya kosong serta terisi.

Dengan lebih dari satu saringan, pilihan Semua cocok atau Salah satu cocok muncul di kepala panelnya. Pada Urutkan, urutan pertama yang menentukan dan sisanya hanya memutus seri; tombol panah membalik naik atau turun. Baris yang selnya kosong selalu di bawah, ke arah mana pun urutannya.

Ikon kaca pembesar di kanan bilah tampilan membuka kotak pencarian. Ketik satu kata atau lebih, dan tampilannya menyusut ke baris yang memuat semua kata itu di sel mana pun — termasuk kolom yang disembunyikan, nama pilihan, nama orang, nama berkas, nama baris Relasi, dan tanggal (baik “23 Sep” maupun “2026-09”). Pencarian bekerja di atas saringan tampilan, tidak tersimpan, dan hanya berlaku di layar Anda. Tanda silang atau Esc mengosongkannya.

Di bawah setiap tampilan tertulis jumlah barisnya — sesudah saringan dan pencarian — beserta berapa baris yang disaring. Tampilan Tabel, Galeri, Daftar, dan Umpan dibaca per halaman: pilih Baris per halaman 25, 50, atau 100, lalu berpindah halaman dengan tombol nomor dan panah di sebelahnya. Pilihan itu tersimpan pada tampilannya bila Anda boleh menyuntingnya.

Kotak centang di ujung kiri setiap baris memilih baris itu; kotak di kepala tabel memilih semua baris di halaman yang sedang terlihat — baris di halaman lain, dan yang disembunyikan saringan atau pencarian, tidak ikut. Kartu pada tampilan Papan, Galeri, Daftar, dan Umpan punya kotak centangnya sendiri.

Begitu ada yang terpilih, sebuah bilah muncul di bawah layar dengan jumlahnya serta tombol Duplikat dan Pindahkan ke Sampah. Duplikat menyalin setiap baris terpilih tepat di bawah aslinya, dengan aturan yang sama seperti Duplikat pada menu baris — paling banyak 100 baris sekali jalan — dan satu kali Urungkan membatalkan semua salinannya. Tanda silang di sebelahnya membatalkan pilihan tanpa memindahkan apa pun.

Di menu properti sebuah kolom ada Jadikan kolom Page. Sejak ditekan, setiap baris tabel ini menjadi sebuah Page: isi kolom itu menjadi judul halamannya, dan menekan judul di selnya membuka halaman itu sebagai panel di atas tabel. Untuk mengganti judulnya, arahkan kursor ke selnya lalu tekan ikon pensil (Ubah judul) — selnya berubah menjadi kotak isian sampai Anda menekan Enter atau keluar dari selnya. Halaman dibuat untuk semua baris yang sudah ada sekaligus, jadi tabelnya tidak pernah berisi dua macam baris.

Satu Database hanya boleh punya satu kolom Page — sebuah baris hanya bisa menjadi satu halaman.

Judulnya hanya tinggal di satu tempat, yaitu halamannya, jadi kedua arah selalu sama: mengubah judul di selnya mengganti judul halamannya, dan mengganti judul di halamannya — termasuk di panel yang baru saja Anda buka dari barisnya — langsung terbaca di selnya, tanpa tabelnya perlu dibuka ulang.

Setiap halaman baris menampilkan properti barisnya tepat di bawah judul, di atas kotak Komentar — semua kolom tabelnya selain kolom Page, termasuk yang disembunyikan di tabel. Isinya bisa langsung diubah di sana sama seperti di selnya: memilih Pilihan, mengisi teks, tanggal, orang, atau melampirkan berkas, dan perubahannya langsung terbaca di tabelnya. Properti yang tidak bisa diisi, seperti Dibuat oleh atau Rollup, hanya ditampilkan.

Tambah properti di bawah daftar itu membuka daftar tipe — ketik untuk mencarinya — dan memilih satu tipe menambah kolom baru di ujung tabelnya, bernama sesuai tipenya. Properti itu berlaku untuk semua baris, bukan hanya halaman ini. Untuk Relasi dan Rollup, menu pengaturannya langsung terbuka. Menekan nama sebuah properti membuka menu yang sama dengan kepala kolom di tabel: ganti nama, ubah tipe, kelola pilihan, sisipkan properti di atas atau di bawahnya, duplikat, sembunyikan dari tabel, atau hapus. Menjadikan kolom Page tetap dilakukan dari tabelnya.

Di dalam dokumen sebuah Page, tombol Database pada bilah alat — atau perintah /database sambil mengetik — menyisipkan tabel baru sebagai satu blok. Tabel itu sama persis dengan yang dibuka dari Drive, dan memang tabel yang sama: ia ikut muncul di Drive dengan nama halamannya di kolom Jenis.

Arahkan kursor ke tabel, lalu tekan tombol ⋯ di samping judulnya untuk membuka menu tindakan tabel — kolom Cari tindakan… di atasnya menyaring daftarnya. Isinya Ganti ikon, Salin tautan, Bagikan ke publik (pemilik saja), Ekspor ke CSV, Impor dari CSV, dan — saat tabel dibuka penuh di halamannya sendiri — Duplikat, Pindahkan, dan Pindahkan ke Sampah. Di bagian bawahnya tertulis kapan tabel dibuat dan terakhir disimpan, serta jumlah baris, properti, dan tampilannya. Untuk tabel di dalam Page, duplikat, pindahkan, dan buang tabelnya lewat menu gagang bloknya supaya bloknya ikut.

Tabel yang lebar lebih nyaman dibaca lewat tombol Layar penuh di samping judulnya — ada di setiap Database, baik di halamannya sendiri, di dalam Page, maupun lewat tautan publik. Tabel lalu menutupi seluruh layar, termasuk menu samping dan isi Page di sekitarnya, dan semuanya tetap bisa dikerjakan seperti biasa. Tekan Keluar layar penuh atau Esc untuk kembali. Membuka halaman sebuah baris juga mengembalikan tabel ke tempatnya lebih dulu, supaya halamannya terlihat.

Duplikat pada menu gagang blok tabel menggandakan tabelnya, bukan sekadar bloknya: salinannya punya kolom, tampilan, seluruh baris, lampiran, dan — bila ada kolom Page — halaman baris tersendiri, dengan judul berakhiran (salinan). Mengisi atau menghapus yang satu tidak menyentuh yang lain.

Blok tabel dapat dipindahkan ke Page lain seperti blok lainnya — lewat Pindahkan ke halaman lain pada menu gagangnya, atau dengan menyeretnya ke blok sub halaman. Tabelnya ikut berpindah, bukan hanya bloknya: sejak itu hak aksesnya, nama Page di kolom Jenis di Drive, dan nasibnya bila halaman dihapus semuanya mengikuti halaman yang baru.

Tujuannya tidak harus tampak di dokumen yang sedang terbuka. Tombol Pindahkan di bilah atas tabel, atau Pindahkan ke Page lain di menu ⋮ barisnya di Drive, membuka kotak pencarian Page. Pilih halaman tujuannya, baca ringkasannya, lalu tekan Pindahkan: blok tabelnya dicabut dari halaman lama dan ditambahkan di akhir dokumen halaman tujuan, lengkap dengan seluruh baris, properti, dan tampilannya.

Tombol Tautan ke Database di bilah alat — atau perintah /tautan ke database — menyisipkan satu baris yang menunjuk ke tabel yang sudah ada, lengkap dengan jumlah baris dan propertinya. Bedanya dengan blok tabel: yang ini hanya menunjuk, jadi mencabutnya tidak menghapus apa pun selain tautannya. Menekan barisnya membuka tabel itu di tab baru.

Di sebelah kanan judul tabel ada deretan foto: semua orang yang sedang membuka tabel yang sama, Anda termasuk. Deretan itu ikut berubah begitu ada yang membuka atau menutup tabelnya, tanpa perlu Anda muat ulang.

Selagi rekan Anda mengetik di sebuah sel, sel itu diwarnai dengan warna yang sama seperti lingkaran di sekeliling fotonya, dan apa yang sedang mereka ketik muncul di layar Anda sebelum tersimpan. Selama sel itu mereka pegang, Anda tidak bisa mengetik di dalamnya — tetapi sel lain pada baris yang sama tetap bebas, jadi dua orang bisa mengisi dua kolom dari baris yang sama bersamaan.

Setiap penyimpanan — sel yang diisi, baris yang ditambah atau dihapus, properti yang diubah, tampilan yang disunting — langsung terbaca di layar semua orang yang sedang membuka tabelnya.

Pemilik tabel — pembuat tabel yang berdiri sendiri, atau pemilik Page yang memuatnya — melihat tombol Bagikan di sebelah Ekspor CSV. Tombol itu membuat tautan publik: siapa pun yang memegangnya, juga di luar Pemda DIY, dapat membaca tabelnya tanpa login — berpindah tampilan, menyaring, mencari, dan membuka atau mengunduh lampirannya — tetapi tidak dapat mengubah apa pun.

Tekan Bagikan ke publik, lalu sebuah dialog konfirmasi meminta Anda memeriksa isinya lebih dulu. Tombol Bagikan di dialog itu baru aktif setelah Anda mencentang Saya sudah memeriksa isi Database ini dan tidak ada data sensitif di dalamnya.

Setelah dibagikan, tombolnya berubah menjadi Publik. Tekan lagi untuk menyalin atau membuka tautannya, atau untuk menekan Cabut tautan publik — alamatnya berhenti berlaku saat itu juga, dan membagikannya lagi membuat alamat baru. Rekan yang ikut menyunting tabel melihat tanda Publik di sebelah judulnya.

Tautan publik yang Anda kirim lewat WhatsApp, Telegram, atau grup obrolan lain tampil sebagai kartu berisi judul tabel, jumlah baris dan kolomnya, serta tanggal terakhir diubah. Isi selnya tidak pernah tampil di kartu itu.