Kolaborasi & Produktivitas
Ruang Rapat
Melihat ruang rapat mana yang masih kosong di kalender, memesan ruang instansi Anda lewat Agenda tanpa bentrok, menggeser jam rapat, membagikan jadwal ke publik, dan mengelola daftar ruang.
Halaman Ruang Rapat menjawab satu pertanyaan: ruang mana yang masih kosong pada jam yang Anda butuhkan. Ruang dipesan lewat agenda — agenda yang memesan sebuah ruang otomatis tampil di jadwal ruang itu, dan satu ruang tidak bisa dipesan dua agenda pada jam yang bertumpuk. Ruang yang berbeda boleh dipakai pada jam yang sama, dan satu agenda boleh memesan beberapa ruang sekaligus.
- 1
Buka jadwal ruang rapat
Buka Ruang Rapat di menu samping, tepat di bawah Agenda — atau tekan Ruang Rapat di bilah atas halaman Agenda. Halaman itu membuka tampilan Kalender ruang rapat instansi Anda: satu bulan di kiri, dengan jumlah pemakaian ruang di setiap tanggal, dan panel di kanan yang merinci tanggal yang dipilih — setiap rapat beserta jam, ruang, unit penyelenggara, dan pembuatnya, lalu daftar ruang yang kosong sepanjang hari. Tekan tanggal lain untuk melihat rinciannya.
Ruang RapatKalenderKalenderHarianRapat koordinasi · 08.00–10.00Ruang Rapat A · Bidang Aplikasi InformatikaTerpakai · 13.00–14.00Ruang Rapat B · SekretariatContoh; nama ruang, unit, dan agenda di sini bukan data sungguhan. - 2
Lihat per jam, pilih tanggal atau instansi lain
Tekan Harian (atau Pesan atau atur jam di panel samping) untuk melihat satu hari jam demi jam: satu kolom per ruang, satu baris per jam, garis merah menandai jam sekarang. Pakai panah di samping kolom Tanggal untuk berpindah hari, atau Hari ini untuk kembali. Kolom Instansi membuka jadwal ruang rapat instansi lain. Ruang instansi lain hanya bisa dilihat: kotaknya bertuliskan Terpakai beserta jam dan unit penyelenggaranya, tanpa judul dan pembuat agenda, dan Anda tidak dapat memesannya.
HarianJam Ruang Rapat A Ruang Rapat B 08.00 Rapat koordinasi · 08.00–10.00 · Bidang Aplikasi Informatika 09.00 ↓ Terpakai · 09.00–11.00 · Sekretariat 10.00 ↓ Contoh jadwal; nama ruang dan agenda di sini bukan data sungguhan. - 3
Pesan ruang dari jam yang kosong
Pada jadwal instansi Anda, tekan jam yang masih kosong di kolom ruang yang Anda inginkan. Portal langsung membuat agenda satu jam di ruang itu dan membukanya di atas jadwal untuk diisi — ubah judul, jam selesai, dan pesertanya seperti agenda biasa. Tutup agendanya bila selesai; Anda tetap di halaman Ruang Rapat dan agenda baru itu langsung tampil di jadwal. Jam yang sudah terpakai tidak bisa dipesan.
Agenda dicatat atas nama unit penyelenggara — unit Anda sendiri bila akun Anda terdaftar pada sebuah unit. Bila tidak, portal meminta Anda memilih unitnya lebih dulu.
- 4
Atau pesan ruang dari agenda
Di tab Agenda sebuah agenda, di bawah waktu mulai dan selesai, ada bagian Ruang Rapat berisi ruang instansi Anda. Setiap ruang ditandai Tersedia atau Terpakai menurut jam mulai dan selesai di formulir. Tekan sebuah ruang untuk memesannya, tekan sekali lagi untuk melepasnya. Pemesanan langsung tersimpan, tidak menunggu simpan otomatis.
Di atas daftar ruang ada pilihan Unit penyelenggara: unit mana di instansi Anda yang mengadakan rapat ini. Unit itulah yang tertulis di jadwal ruang. Kosongkan sebelum memesan untuk memakai unit Anda sendiri; menggantinya setelah ruang dipesan langsung tersimpan.
Ruang RapatRuang Rapat ATersediaRuang Rapat BTerpakai 09.00–11.00 (Rapat koordinasi)Contoh; nama ruang dan agenda di sini bukan data sungguhan. Memindahkan jam agenda memeriksa ruangnya lagi
Bila Anda menggeser jam agenda ke waktu saat ruangnya sudah dipakai agenda lain, perubahan jam itu ditolak dan pesan bentroknya muncul. Kembalikan jamnya, atau lepas dulu ruangnya lalu pilih ruang lain.
- 5
Geser jam rapat langsung di jadwal
Di tampilan Harian, agenda yang Anda buat atau Anda sunting sebagai editor bisa digeser. Seret kotaknya ke atas atau ke bawah untuk memindahkan jamnya — durasinya tetap — atau tarik tepi bawah kotak untuk mengubah jam selesai. Pergeseran mengikuti kelipatan 15 menit dan langsung tersimpan; tekan Urungkan pada pemberitahuannya untuk mengembalikan jam semula.
Menekan agenda itu tanpa menggesernya membuka jendela agenda di atas jadwal, langsung siap disunting; tutup jendelanya untuk kembali ke jadwal. Agenda yang tidak bisa Anda sunting dibuka sebagai halaman detailnya di tab baru.
Agenda yang memesan beberapa ruang ikut berpindah di semua ruangnya. Bila jam baru bertumpuk dengan agenda lain di salah satu ruang itu, pergeseran ditolak dan kotaknya kembali ke tempat semula. Agenda yang melewati tengah malam diubah dari agendanya, bukan dari jadwal.
Bagikan jadwal ke publik
Pengelola ruang rapat dapat membagikan jadwal ruang instansinya, misalnya untuk ditampilkan di layar dekat ruang rapat atau dikirim ke grup. Di tab Jadwal, tekan Bagikan publik, pilih apakah judul agenda ikut ditampilkan, lalu tekan Bagikan publik dan centang konfirmasi bahwa jadwal itu tidak memuat data sensitif. Salin tautannya dengan Salin.
Siapa pun yang membuka tautan itu tanpa masuk hanya melihat jadwal hari ini: nama ruang, jam pemakaian, dan unit penyelenggara. Halamannya diperbarui sendiri setiap menit. Untuk melihat tanggal lain, pembaca menekan Masuk untuk melihat tanggal lain dan masuk dengan akun @jogjaprov.go.id.
Mengganti atau mencabut tautan
Buat tautan baru mengganti alamatnya — tautan lama berhenti bekerja. Cabut tautan menghentikan berbagi sepenuhnya. Pegawai lain di instansi Anda dapat membuka dialog yang sama untuk menyalin tautan, tetapi hanya pengelola yang dapat mengubahnya.
Untuk pengelola ruang rapat
Daftar ruang rapat sebuah instansi diurus oleh pengelola ruang rapat instansi itu. Pengelola ditunjuk oleh admin portal; bila instansi Anda belum memiliki pengelola, halaman Ruang Rapat menampilkan tombol Ajukan Tiket Penunjukan Pengelola. Tombol itu membuka Tiket Baruyang sudah terisi; lengkapi nama, NIP, dan unit kerja calon pengelola, lalu kirim ke tim Dinas Kominfo DIY.
Pengelola melihat tab Kelola Ruang di halaman Ruang Rapat. Tekan Tambah Ruang, isi Nama ruang (wajib, tidak boleh sama dengan ruang lain di instansi Anda), Kapasitas, Fasilitas yang dipisahkan koma, dan Keterangan, lalu Simpan.
Nonaktifkan, bukan hapus
Ruang yang sudah pernah dipesan agenda tidak dapat dihapus. Tekan Nonaktifkan: ruang itu hilang dari jadwal dan tidak bisa dipesan lagi, tetapi agenda lama tetap menyebutnya. Aktifkan mengembalikannya.
Yang perlu disiapkan
- Akun Anda terdaftar pada sebuah instansi kerja — ruang yang bisa Anda pesan adalah ruang instansi itu.
- Pengelola ruang rapat instansi Anda sudah mendaftarkan ruangnya.
- Hanya pembuat dan editor agenda yang dapat memesan atau melepas ruang agenda itu, mengganti unit penyelenggaranya, dan menggeser jamnya di jadwal.
Kalau bermasalah
- "Ruang … sudah dipakai … Pilih ruang atau waktu lain."
- Ada agenda lain di ruang itu pada jam yang bertumpuk. Pilih ruang lain atau geser jam agenda Anda. Agenda yang selesai tepat saat agenda Anda mulai tidak dihitung bentrok.
- "Instansi Anda belum memiliki ruang rapat yang terdaftar."
- Belum ada ruang yang didaftarkan untuk instansi kerja Anda. Hubungi pengelola ruang rapat instansi Anda. Bila instansi Anda belum memiliki pengelola, tekan Ajukan Tiket Penunjukan Pengelola untuk memohon penunjukannya.
- "Ruang … milik instansi lain."
- Ruang instansi lain hanya bisa dilihat jadwalnya. Untuk memakainya, hubungi instansi pemilik ruang itu.
- Agenda yang saya pulihkan dari Sampah gagal dipulihkan.
- Selama agenda itu di Sampah, ruangnya sudah dipesan agenda lain pada jam yang sama. Pesan bentroknya menyebut jamnya; ruang itu harus kosong dulu sebelum agenda bisa dipulihkan.
- "Pilih unit penyelenggara agenda yang memakai ruang rapat"
- Akun Anda tidak terdaftar pada unit di instansi pemilik ruang, jadi portal tidak tahu unit mana yang mengadakan rapat. Pilih unitnya di bagian "Ruang Rapat" pada tab Agenda, lalu pesan ruangnya lagi.
- Kotak agenda tidak bisa digeser.
- Hanya pembuat dan editor agenda yang dapat menggesernya, dan hanya di tampilan Harian. Agenda yang melewati tengah malam juga tidak bisa digeser dari jadwal — ubah jamnya dari agendanya.
- Tautan publik tidak bisa membuka tanggal lain.
- Tanpa masuk, tautan publik hanya menampilkan hari ini. Tekan "Masuk untuk melihat tanggal lain".
- Tab "Kelola Ruang" tidak muncul.
- Tab itu hanya untuk pengelola ruang rapat yang ditunjuk admin portal.