Pemberitahuan Privasi

Portal Akun adalah sistem pengelolaan akun digital milik Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (Pemda DIY) yang digunakan oleh Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk mengelola akun email @jogjaprov.go.id — termasuk reset kata sandi dan autentikasi dua faktor (2FA) — serta layanan kerja yang terhubung dengan akun tersebut: email, chat, agenda dan notula, tasklist, page, database, board, dokumen, spreadsheet, slide, sertifikat kegiatan dan tanda tangan elektronik, slip gaji, pemantauan perangkat, dan alat bantu lainnya.

Pemberitahuan privasi ini menjelaskan data apa yang kami kumpulkan, bagaimana kami menggunakannya, kepada siapa data itu dapat mengalir, dan langkah-langkah yang kami ambil untuk melindunginya. Ketentuan penggunaan portal diatur terpisah dalam Syarat dan Ketentuan Penggunaan.

Dalam rangka memberikan layanan, kami mengumpulkan data berikut:

• Identitas Pengguna — Nama, NIP, NIK, nomor handphone, dan alamat email @jogjaprov.go.id. Nama bergelar, jabatan, instansi, dan foto profil dibaca dari SIMPEG Pemda DIY.
• Metode Pemulihan Akun — Alamat email cadangan yang Anda daftarkan, serta penanda bahwa nomor Telegram Anda telah diverifikasi. Nomor Telegram tidak disimpan terpisah; yang disimpan hanya sidik kriptografis (hash) dari chat Telegram Anda, agar bot dapat mengenali akun Anda tanpa menyimpan ID chat tersebut.
• Konten Kerja — Isi yang Anda buat atau unggah di portal: agenda beserta deskripsi, catatan rapat, data notula, lampiran, daftar peserta dan waktu peserta bergabung; tugas; page; database; board; dokumen, spreadsheet, dan slide; komentar serta sebutan (@) kepada rekan kerja.
• Email — Isi kotak surat Anda tetap berada di server email Pemda DIY. Portal menampilkannya ketika Anda membukanya dan meneruskan surat yang Anda kirim ke server tersebut.
• Sertifikat dan Tanda Tangan Elektronik — Nomor sertifikat kegiatan, berkas sertifikat, serta nama, NIP, jabatan, dan instansi penanda tangan. Passphrase tanda tangan elektronik hanya diteruskan ke layanan tanda tangan elektronik dan tidak pernah disimpan.
• Slip Gaji — Data penghasilan yang ditampilkan pada slip gaji Anda.
• Data Perangkat — Perangkat yang Anda daftarkan beserta data teknis yang dilaporkan agent pemantauan, dirinci pada bagian 8.
• Integrasi yang Anda Aktifkan — Bila Anda menghubungkan Google Calendar: alamat akun Google dan token akses dari Google, dirinci pada bagian 5.
• Chat — Pesan dan lampiran yang Anda kirim lewat Chat (dienkripsi dengan SandiData), anggota percakapan, workspace dan channel yang Anda ikuti, serta persetujuan Anda untuk memakai Chat; dirinci pada bagian 6.
• Data Notifikasi — Token push notification dari browser atau perangkat yang Anda izinkan, beserta pilihan metode notifikasi Anda.
• Data Sesi dan Cookies — Token sesi yang digunakan untuk menjaga status login dan keamanan akun Anda.
• Log Aktivitas — Catatan aktivitas akses dan perubahan akun (Audit Trail) untuk keperluan audit keamanan.
• Catatan Pemakaian — Untuk setiap hari Anda memakai portal: waktu pertama dan terakhir Anda aktif, jumlah permintaan, dan fitur yang Anda buka (misalnya Email, Drive, atau Chat). Isi yang Anda baca atau kirim tidak ikut dicatat. Pengelola akun Pemda DIY dapat melihat catatan ini untuk memantau pemakaian layanan per OPD.
• Statistik Kunjungan — Data penggunaan halaman secara agregat melalui Google Analytics, bila diaktifkan.

Data yang dikumpulkan digunakan untuk:

• Pengelolaan dan pemulihan akun ASN Pemda DIY.
• Verifikasi identitas saat reset kata sandi atau reset 2FA.
• Menjalankan layanan kerja yang Anda gunakan, termasuk kolaborasi dengan rekan yang Anda undang dan notifikasi atas undangan, komentar, sebutan, serta pengingat.
• Menerbitkan dokumen resmi seperti notula rapat dan sertifikat kegiatan, serta memverifikasi keasliannya.
• Menyalin agenda ke Google Calendar, hanya bila Anda mengaktifkannya.
• Pemantauan keamanan perangkat (Endpoint Detection and Response / EDR) melalui integrasi Wazuh Agent.
• Peningkatan visibilitas keamanan siber di lingkungan Pemda DIY.
• Audit dan investigasi insiden keamanan informasi.
• Memahami penggunaan portal untuk perbaikan layanan.

Data Anda tidak dijual dan tidak digunakan untuk iklan.

Beberapa fungsi portal bergantung pada layanan di luar portal. Masing-masing hanya menerima data yang diperlukan untuk fungsinya:

• SandiData BSSN — mengenkripsi dan mendekripsi data pribadi yang disimpan portal, termasuk isi pesan Chat.
• WhatsApp — media pengiriman kode OTP ke nomor terdaftar. Yang dikirim hanya kode OTP yang dibuat portal; tidak ada data akun lain yang dikirim.
• Telegram — bot yang membalas kode OTP setelah nomor Telegram Anda diverifikasi sama dengan nomor HP terdaftar.
• SIMPEG Pemda DIY — sumber nama bergelar, jabatan, instansi, dan foto profil pegawai.
• Layanan Tanda Tangan Elektronik — menerima berkas sertifikat, identitas penanda tangan, dan passphrase saat Anda menandatangani.
• Google Calendar — hanya bila Anda menghubungkannya; lihat bagian 5.
• Google Firebase Cloud Messaging — mengantarkan push notification ke browser atau perangkat yang Anda izinkan.
• Google reCAPTCHA — membedakan manusia dari program otomatis pada halaman yang dapat dibuka tanpa login, seperti reset mandiri dan verifikasi sertifikat.
• Google Analytics — statistik kunjungan halaman secara agregat.
• Layanan Bantuan CSIRT DIY — kanal percakapan bantuan langsung yang dikelola tim CSIRT Pemda DIY.

Layanan Google tunduk pada kebijakan privasi Google sendiri. Di luar daftar di atas, data pemantauan dan data akun tidak dibagikan kepada pihak ketiga di luar lingkungan Pemda DIY dan BSSN, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Fitur ini tidak aktif sampai Anda sendiri menekan Hubungkan Google Calendar di halaman Agenda dan menyetujui izin di layar persetujuan Google. Setelah terhubung, agenda yang Anda buat dan undangan yang Anda jawab Hadir atau Tentatif disalin ke kalender utama akun Google Anda dan diperbarui mengikuti perubahan agendanya.

Yang dikirim ke Google untuk setiap agenda:

• Judul, waktu mulai dan selesai, serta lokasi.
• Deskripsi agenda dalam bentuk teks polos.
• Pengingat agenda.
• Tautan kembali ke halaman agenda di portal.

Catatan rapat, data notula, lampiran, dan daftar peserta tidak pernah dikirim. Portal tidak mengirim undangan melalui Google, sehingga Google tidak mengirim email kepada siapa pun atas nama Anda. Penyalinan bersifat satu arah: portal tidak membaca isi Google Calendar Anda.

Yang disimpan portal adalah alamat akun Google dan token akses dari Google, keduanya dienkripsi menggunakan SandiData. Token sementara yang dipakai untuk memanggil Google tidak disimpan di basis data.

Chat adalah fitur pesan antarpengguna portal: pesan langsung, grup, serta workspace berisi channel, dengan thread balasan. Sebelum memakai Chat pertama kali, Anda diminta membaca dan menyetujui ketentuannya; Chat tidak dapat dibuka sebelum Anda menyetujuinya.

• Isi pesan dienkripsi — Setiap pesan dienkripsi menggunakan layanan SandiData dari BSSN sebelum disimpan di basis data, dan hanya dibuka untuk anggota percakapan tersebut saat mereka membacanya.
• Lampiran dienkripsi — Berkas yang Anda lampirkan (paling besar 25 MB) dienkripsi dengan AES-256 menggunakan kunci acak yang dibuat khusus untuk berkas itu, lalu disimpan di server penyimpanan portal. Kunci tersebut dan nama berkasnya disegel dengan SandiData, sehingga berkas hanya dapat dibuka kembali untuk anggota percakapan. Lampiran Dokumen, Page, Database, atau Board hanya berupa rujukan ke konten tersebut.
• Admin tidak membaca Chat — Administrator portal tidak memiliki fitur untuk membaca isi Chat. Isi pesan tidak dicatat di Audit Trail, dan notifikasi push hanya memuat nama pengirim serta keterangan bahwa ada pesan baru, tanpa isi pesannya. Yang dapat dilihat admin hanya statistik pemakaian gabungan — misalnya jumlah pesan per hari dan per OPD — tanpa isi pesan, nama berkas, nama percakapan, atau rincian per orang.
• Yang disimpan tanpa enkripsi — Daftar anggota setiap percakapan, waktu pesan dikirim, nama workspace dan channel, jenis dan ukuran berkas lampiran, serta batas baca dan status bisu Anda. Data ini diperlukan agar Chat dapat mengantarkan pesan dan menghitung pesan yang belum dibaca.
• Pratinjau tautan — Tautan ke Dokumen, Page, Database, atau Board di dalam pesan ditampilkan sebagai kartu berjudul hanya bagi pembaca yang sudah diberi akses ke konten tersebut. Chat tidak memberi akses ke konten apa pun.

Kami berkomitmen penuh terhadap keamanan data pribadi Anda. Langkah-langkah perlindungan yang kami terapkan meliputi:

• Enkripsi Data — Email, email cadangan, NIP, NIK, nomor handphone, alamat akun Google dan token akses Google, serta isi pesan dan lampiran Chat dienkripsi di basis data menggunakan layanan SandiData dari Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), sehingga tidak dapat dibaca tanpa kunci yang sah.
• Tanpa Penyimpanan Rahasia — Portal tidak menyimpan password akun Anda (autentikasi ditangani SSO Pemda DIY), password yang Anda uji pada alat pemeriksa password bocor, maupun passphrase tanda tangan elektronik.
• Kontrol Akses — Konten kerja hanya terbuka bagi Anda dan orang yang Anda undang sesuai perannya. Hanya administrator yang berwenang yang dapat mengakses dan mengelola data kredensial pengguna.
• Keamanan Transmisi — Seluruh komunikasi antara browser dan server dienkripsi menggunakan protokol HTTPS/TLS.
• Autentikasi Berlapis — Login melalui SSO Pemda DIY dengan autentikasi dua faktor (2FA).
• Jejak Audit — Tindakan sensitif, termasuk menghubungkan dan memutus Google Calendar, dicatat dalam Audit Trail.

Portal ini mengintegrasikan Wazuh Agent sebagai bagian dari sistem Endpoint Detection and Response (EDR) Pemda DIY. Sebelum memasang agent, Anda diminta membaca dan menyetujui daftar data yang dikumpulkan. Agent melaporkan:

• Identitas perangkat: hostname, sistem operasi dan versinya, jenis prosesor, dan kapasitas memori.
• Informasi jaringan: alamat IP, MAC address, dan port yang terbuka.
• Nama dan versi aplikasi terpasang, untuk dicocokkan dengan daftar kerentanan (CVE).
• Nama proses dan layanan yang berjalan, untuk mendeteksi malware.
• Pemeriksaan konfigurasi keamanan, seperti firewall, kebijakan password, dan pembaruan sistem.
• Log keamanan sistem, seperti percobaan login gagal dan peringatan antivirus.
• Integritas file sistem: sidik (hash) dan atribut file penting, bukan isi file.
• Status agent: online atau offline, versi, dan waktu terakhir terhubung.

Data ini digunakan semata-mata untuk deteksi ancaman, pemantauan kepatuhan keamanan, dan respons insiden siber di lingkungan Pemda DIY, dan tidak dibagikan kepada pihak ketiga di luar lingkungan Pemda DIY dan BSSN.

Anda dapat mengundang rekan kerja ke agenda, tugas, page, database, board, dan dokumen. Orang yang diundang dapat membaca, dan sesuai perannya mengubah, konten tersebut.

Beberapa konten dapat dibagikan melalui tautan. Siapa pun yang memegang tautan itu dapat membukanya sesuai pengaturan tautan, termasuk tanpa login bila tautannya publik. Page yang dibagikan dengan tautan publik dapat muncul di mesin pencari. Halaman detail agenda yang dibagikan menampilkan judul, waktu, lokasi, deskripsi, instansi penyelenggara, dan nama peserta yang hadir kepada pemegang tautan yang telah login; catatan rapat dan lampiran tetap hanya untuk peserta.

Anda bertanggung jawab memilih apa yang dibagikan dan kepada siapa. Tautan dapat dicabut kapan saja oleh pemiliknya.

• Konten yang Anda hapus dipindahkan ke Sampah dan dapat dipulihkan sampai Anda menghapusnya secara permanen. Selama di Sampah, konten tidak dapat dibuka orang lain dan tautan berbagi-nya berhenti bekerja.
• Pesan Chat disimpan tanpa batas waktu sampai pengirimnya menghapusnya; pesan yang dihapus tidak masuk Sampah dan tidak dapat dikembalikan.
• Dokumen resmi seperti notula dan sertifikat kegiatan yang telah ditandatangani disimpan sebagai arsip kegiatan.
• Log aktivitas disimpan untuk keperluan audit dan investigasi keamanan sesuai kebijakan keamanan informasi Pemda DIY. Catatan pada Audit Trail disimpan selama 30 hari, lalu dihapus otomatis.
• Catatan Pemakaian harian disimpan sekitar 13 bulan, lalu dihapus otomatis. Yang disimpan lebih lama hanya jumlah gabungan per hari, tanpa identitas pengguna.
• Data akun dikelola selama Anda berstatus ASN Pemda DIY dan diproses sesuai ketentuan kepegawaian bila status tersebut berakhir.

Portal ini menggunakan cookies untuk menjaga sesi login dan meningkatkan keamanan akun Anda, serta penyimpanan browser untuk preferensi tampilan seperti mode gelap dan menu samping yang diciutkan. Cookies esensial tidak digunakan untuk iklan atau pelacakan komersial. Google Analytics dan Google reCAPTCHA dapat memasang cookies sendiri sesuai kebijakan Google.

Anda dapat memilih untuk menolak cookies, namun beberapa fitur portal mungkin tidak dapat berfungsi dengan baik tanpanya.

Sebagai pengguna portal, Anda berhak untuk:

• Mengakses informasi akun Anda sendiri melalui halaman profil.
• Memperbarui data akun sesuai ketentuan yang berlaku.
• Menambah, mengubah, atau menghapus metode pemulihan dan metode notifikasi Anda.
• Menghapus konten yang Anda buat dan mencabut tautan berbagi yang Anda terbitkan.
• Memutus sambungan Google Calendar kapan saja.
• Melihat jejak aktivitas akun Anda pada Audit Trail.
• Meminta klarifikasi, koreksi, atau mengajukan keberatan terkait pemrosesan data Anda kepada pengelola portal.

Pengelolaan data pribadi dalam portal ini mengacu pada:

• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
• Pergub DIY Nomor 31 Tahun 2016 tentang Sistem Manajemen Keamanan Informasi (SMKI).
• Kebijakan Teknis lainnya terkait Keamanan Informasi.

Apabila Anda memiliki pertanyaan atau keberatan terkait pemberitahuan privasi ini, silakan hubungi tim Dinas Kominfo DIY melalui https://s.jogjaprov.go.id/discord-kominfo-diy.